【新型コロナウイルス】リモートワークの進め方(ソフト編)|業務プロセス見直しの方法とリモートワークに必須なソフトとは?

当社は創業以来、すべてのメンバーがフルリモートで業務を行っています。

働き方改革のカギを握る「リモートワーク」。最近はコロナウイルスの影響により、爆発的に加速しましたね。前々回はその背景、前回はリモートワークの進め方(ハード編)を考えていきましたが、今回はリモートワークの進め方(ソフト編)について考えていきます。

加速するオンライン化とリモートワーク

ここ1ヶ月を振り返ることで、メールマガジンがやけに増えていると感じませんか?ウェビナーの案内や無料相談、お試し案内のメールなど。新型コロナウィルスの影響で対面での営業活動や商談会が難しくなる中、あらゆるツールを利用した営業活動のオンライン化が加速しています。リモートワーク導入を一時的な業務対策として考えるべきではありません。この機会に、リモートワークを多様な働き方推進や優秀な人材確保などの重要施策として検討してはいかがでしょうか。

リモートワークの導入にあたり、ソフトウェアの選定について悩まれる方も多いかと思います。ネットでクラウドサービスと検索すると数えきれないほどのサービスが提供されているのが分かります。これらの数あるサービスの中から、自分の会社にとってベストのものを選ぶのは、大変なことです。また、すでに自社で自動化されている作業との連携、あるいはクラウドサービス同士の連携が上手く取れるかどうかを慎重に判断しましょう。
リモートワーク を導入するにあたり、どのようなプロセスを踏むと効果的なのかをご紹介します。

業務プロセスの見直しを行う

業務の棚卸し

毎月の経費精算や新入社員の手続き、勤怠集計、給与計算など社内には様々な定型業務があります。まずは自部門の業務だけでも良いので、思いつく業務を抽出して業務の棚卸しを行いましょう。そこで紙である必要があるのか?一部をクラウド化して最後だけ印刷して対応ができないか?を考えてみましょう。

「E C R S」の法則を活用する

ECRSとは、業務改善を実視する上での、順番と視点を示したものです。ECRSは、Eliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(入替)、Simplify(簡素化)の英語の頭文字を選択したもの。業務の改善においてECRSを適用すると、改善の効果が大きく、過剰や過小な改善も避けられ、さらに不要なトラブルも最小になることが知られています。チェックリストを活用して業務を整理しましょう。

業務マニュアル

脱属人化のために2種類のマニュアルを作成しましょう。作業手順を標準化したオペレーションマニュアルと、ベテランや優秀な従業員の「カン」や「コツ」、経験から培われたノウハウなど、明確に表すことが難しい知識をマニュアルに落とし込んで可視化したナレッジマニュアルです。
弊社ではオペレーションマニュアルの多くを動画で作成しています。分かりやすいとお客様や新入社員に高い評価を得ています。動画マニュアルは、業務効率化やリモートワークにとって、重要なポイントになります。

チーム内の業務の見える化

リモートワークを推進していくと、チーム内の仕事を見える化する、ということが非常に重要になってきます。そこで役立つのが、タスク管理機能を持ち合わせたツールです。チェックリストを作成し、業務プロセスの可視化を行い、リアルタイムに進捗の共有をします。また各自の業務フローをノウハウとして蓄積し、流れに沿って業務を進めれば誰でも同じように仕事をすることが可能となります。退職者や、欠勤の社員が発生しても業務に支障が生じることはありません。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールですが、チャット形式のものに移行することをおすすめします。テキストコミュニケーションの場合、相手への過度な配慮を感じてしまうケースが発生します。絵文字を活用して、表情豊かなコミュニケーションができる環境づくりが、リモートワークを長く続けるコツだと思います。また、普段から業務以外のコミュニケーションも取ることで、従業員同士の相互理解が深まり、会社への貢献度が増し、目標達成率が高まります。

リモートワークに必須なソフト一覧

  1. データ共有方法/セキュリティソフト
  2. コミュニケーションツール
  3. クラウド勤怠管理
  4. 社内ワークフロー
  5. 給与計算ソフト
  6. 属人化防止サービス
  7. ★請求書・訪問が必要だと思ってた件・銀行など

これまでにお話ししたハードとソフトの準備が整えば、リモートワーク 環境は完成とお思いでしょう。しかし、リモートワーク ならではの意外な落とし穴が!?

次回は、リモートワークに最も必要な心のケアについてお話しします。

次回の記事はこちら↓
【関連記事】【新型コロナウイルス】リモートワークの進め方(ケア編)|よくある心配事と大事なこと

第1回、第2回の記事はこちら↓
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杉野 愼

労務関連(勤怠・給与など)を完全オンライン完結で、クラウド化します!これまでにクラウド勤怠、クラウド給与の導入支援、設定代行などを100件以上実施しました。日本全国からのお問い合わせにも絶賛対応中です。些細なことからで構いません。ぜひご相談ください。