勤怠システム選定の秘訣!~勤怠管理システム導入10カ条~

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、日本の働き方の多様化はものすごい速さで進んでいます。
人事、総務、労務担当者は、時差出勤、フレックスタイム、在宅勤務等さまざまな勤務体系に対応しなければならなくなりました。
そこで考えなければならないのが勤怠システムの導入です。本稿では勤怠システム選定の重要性や『勤怠管理システム導入10カ条』をご紹介します。

勤怠管理システム選定の重要性

新しいシステム導入を決めるのは、経営層や労務担当者かもしれません。しかしながら、勤怠管理そのものには実に様々な関係者が登場します。

  1. 現場で打刻する従業員
  2. 承認する管理職(複数回承認する場合もありますよね)
  3. 人事労務担当者…

これだけ多くの人が関わるシステムです。新システムに移行するときには、当然全員”使い方を覚える”という任務が発生します。そして、その後毎日運用していかなければなりません。

だからこそ、どのフェーズでも使いやすいようにきちんと勤怠システムを選ぶ必要があります。

業種による勤怠の特徴をつかもう

業種ごとに働き方には特性があります。何も考えずにサービス選定をすると、従来よりも大変な思いをしてしまうことになりかねません。

業界・業種ごとの特徴は、一定程度決まったポイントがあります。その最初のステップとして、『勤怠管理システム導入10カ条』を作成してみました。どうぞ、貴社のシステム選定時にご活用ください。

~勤怠管理システム導入10カ条~

■ひとつ:打刻、しやすくすべし!
・打刻ができる環境がありますか
・新たに設置する場合はどのような端末と環境にしたいですか
・出先からでも打刻出来るようにしたいですか

■ひとつ:申請プロセス、はっきりすべし!
・有給などの申請はどのようにしますか
・振替休日や有給休暇の制度が複雑すぎませんか
・申請者、承認者の経路は明確ですか

■ひとつ:雇用区分、チェックすべし!
・裁量労働制やフレックスなどの運用はそもそも正しいですか

■ひとつ:シフト、確認すべし!
・そもそもシフトをきちんと組んでいますか
・直行直帰の場合の処理ができますか
・プロジェクトの工数管理も必要ですか

■ひとつ:集計、しやすくすべし!
・どうやって従業員に打刻を促していますか、ちゃんと機能してますか
・「まるめ」の機能はどうしましょうか

■ひとつ:拠点数、数えるべし!
・営業所、支店や店舗の数はどれくらいありますか
・それぞれに打刻環境は整っていますか
・他店舗に応援(ヘルプ勤務)に行くことはありますか

■ひとつ:複数打刻、確認すべし!
・休憩時間や出入りなど、出退勤以外に複数回打刻しますか
・早く休憩に入ったり、あがったりする場合もありますか

■ひとつ:時給、数えるべし!
・1人に対して複数の時給を設定することはありますか
・時間帯や曜日、業務内容によって時給が変わる場合がありますか

■ひとつ:夜勤、確認すべし!
・日付をまたぐような勤怠がありますか
・24時間のような長時間シフト(一昼夜勤務など)がありますか

■ひとつ:ローカルルール、考え直すべし!
・自社で慣例的に実施されている制度がありませんか
(遅刻1時間まではセーフ、振替休日が時間単位で取れる など…)

最後に

勤怠管理クラウドサービスの導入検討段階においても、そもそもこの慣習は本当に必要なのか?という視点で、これまでの業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を見直すプロセスが必須です。これは「DX(デジタルトランスフォーメーション)」という考え方で、大変重要です。

具体的には、最後に挙げた「ひとつ:ローカルルール、考え直すべし!」という項目。
それらのローカルルールは就業規則に記載されているのでしょうか?
それらは、どうしても必要なものでしょうか?
…本当にそうですか?
そうでない場合は、これから入れる新システムに合わせたほうがよいでしょう。

本気でIT化する・脱ペーパーしていく というからには、「これがうちのやり方だから…」では通用しないのです。なぜかというと、1つ1つの会社に100%合致するサービスはないと言っても過言ではないからです。こちらがサービスに合わせるという柔軟さがミソになります。

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ABOUTこの記事をかいた人

杉野 愼

労務関連(勤怠・給与など)を完全オンライン完結で、クラウド化します!これまでにクラウド勤怠、クラウド給与の導入支援、設定代行などを100件以上実施しました。日本全国からのお問い合わせにも絶賛対応中です。些細なことからで構いません。ぜひご相談ください。