【新型コロナウイルス】リモートワークの進め方(ハード編)|3つの「脱」と環境整備

当社は創業以来、すべてのメンバーがフルリモートで業務を行っています。

働き方改革のカギを握る「リモートワーク」。最近はコロナウイルスの影響により、爆発的に加速しましたね。前回はその背景を考えていきましたが、今回はリモートワークの進め方(ハード編)について考えていきます。

リモートワークの進め方(ハード編)

特にバックオフィス業務は、気をつけなければ固定されやすいものです。固定スケジュール、固定担当者、固定仕様。しかし、本当にそうでなければいけないのでしょうか?
毎回同じ担当者が、自らの経験やノウハウをもとにオフィスで対応できる時はそれでいいかもしれません。しかしwithコロナ時代は、誰もが通勤できなくなりリモートワークへチェンジすることが求められています。
また、残業・転勤何でもあれのフルタイムワーカーは年々少なくなり、限られた時間・限られた場所で限定的に働く人は、今後も増えて行くことでしょう。
ハードの選定においても、固定の場所で固定の人が使うという発想を捨て、リモートワーク前提で考えていくことが必要な時が来たと言えます。

弊社が推進する「3脱」とは何か

3つの「脱」をトライ&エラーすることで、単にリモート化するだけではなくBCP対策や退職時の引き継ぎ負荷を減らすことができるのです。

脱ペーパー

オフィスに大量にある紙ファイル。何となく印刷して、何となく保存しているものがあるのではないでしょうか。
紙である必要はあるのか?PDFやシステム化の余地はないのか?
紙で保存していたデータがクラウド上にあれば、ネットワーク環境があればいつでもどこでも見ることができるのです。

脱属人化

この業務はAさんに聞かないと分からない。Aさんが休んだらどうしていいか分からない。そんな風に業務が止まることはないでしょうか。
Aさんの担当業務である必要は?標準化すれば他の人でもできるのでは?
誰かの経験やノウハウに頼らなくても、他の人が代替できる仕組みを作ることはできるはずです。

脱出社

タイムカードを押すためにオフィスに寄る。日報を書くためにオフィスに戻る。メールチェックのために出社する。しかしオフィスでなければいけない理由はないですよね。
パソコンがあれば自宅でもできるのでは?台風の日に無理して遅延電車を待たなくても自宅で仕事すればいいのでは?
例えフルリモートは難しくても、部分リモートが可能になれば毎日出社することは必要なくなります。

セキュリティとリスクとのバランス

セキュリティ面が心配

システムの脅威と人的脅威とが考えられます。
システムの脅威には、標的型攻撃による機密情報の窃取、IT基盤障害に伴う業務停止、サービス妨害攻撃によるサービスの停止などが考えられます。さて、このシステムの脅威ですがハード面やシステムを整備することで、そのほとんどはクリアできます。
次に、人的脅威には、内部不正による情報漏えい、ビジネスメール詐欺による金銭被害、ランサムウェアによる被害、不注意による情報漏えいなどですね。これらは従業員によるミスであることが多いので、システムの脅威よりも、むしろこちらの方が重要と言えるかもしれません

ゼロリスクではビジネスが進まない

どんなに対策をしてもリスクはゼロにはなりません。
まずは、リスクアセスメントを実施してみましょう。
リスクを受け入れる「リスク保有」、リスクに保険をかけ他に移す「リスク移転」、リスク自体を減らす「リスク低減」、リスク自体を避ける「リスク回避」とに分けて行くのです。
その上で、受け入れるリスク、受け入れないリスクを整理してみるとよいのではないでしょうか。

必要なものは後から準備でよい。まずは着手できるものから!

弊社が考えるリモートワークに必要な物をご紹介します。一度に全て揃えることが難しい場合は、以下1から7に向かって優先順位と考えていただくと良いかと思います。

  1. PC
  2. セカンドディスプレイ(ペーパーレス)
    ノーペーパー前提なので、画面は2つが使いやすいですよ。
  3. Wi-fi 環境(家庭内渋滞)
    従業員の家族もインターネットを利用しなければならない状況になると、Webミーティングもままならない速度になることがあります。
  4. 作業環境(椅子や机)
    特に椅子が大事です。オフィスチェアの有り難みを実感します。
  5. マイク・イヤホン(超重要!)
    Webミーティングが増えるとクリアな音声がお互いに聞き取りやすいです。必ずしもワイヤレスが良いとは限りません。充電、電波を考えると有線が良いという考えもあります。
  6. スクリーンフィルター(できれば)
    同居の家族に対しても機密保持の面ではあると尚良いです。
  7. 運動器具(マジで重要です!)
    リモートワークは運動不足になりがちです。

そういえば先日、実際にリモートワークをしている弊社メンバーが、社内で「HRtech企業の、フルリモート 三種の神器選手権」を行っていました。メンバー目線での上位3つはセカンドディスプレイ、椅子、マイク・イヤホンでした。
リモートワークを行うにあたって、必要なハードの選定をするには従業員の意見も取り入れてみるといいですよ。

次回は、リモートワークに必要なソフト面の環境についてお話しします。

次回(第3回)の記事はこちら↓
【関連記事】【新型コロナウイルス】リモートワークの進め方(ソフト編)|業務プロセスの見直しと必須なソフト
前回の記事はこちら↓
【関連記事】【新型コロナウイルス】テレワークやリモートワークが加速する社会的背景と今後の対応

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杉野 愼

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