【導入事例】制作会社の働き方改革は「勤怠把握」と「工数管理」から。「見える化」の実現が意識改革のカギに –株式会社イースト・エンタテインメント

「テラスハウス」や「奇跡体験!アンビリバボー」など、おなじみのヒット番組を多数手掛ける株式会社イースト・エンタテインメント。ドキュメンタリーからバラエティまでオールジャンルに対応し、なおかつ企画の立ち上げから制作までを一貫して自社で行う制作スタイルには、設立45年を誇る老舗の伝統と誇りが息づきます。
最近では、設立以来の主力事業である「テレビ番組の企画・制作」の他、企業向けCM・動画制作事業にも積極的に参入する等、日々進化を遂げる老舗制作会社の悩みといえば「労働時間の管理」。番組制作の現場においては、妥協を許さない職人気質が災いし、どうしてもスタッフが働き過ぎてしまうことがあるようです。もっとも、こうした傾向は同社に限ったことではなく、番組制作に関わる業界共通の課題とも言えます。
株式会社イースト・エンタテインメントでは、業界を牽引する老舗として、いち早く「勤怠管理」を主軸とした働き方改革に着手しています。通常の勤怠管理の他、「プロジェクトごとの工数管理」機能を搭載するクラウド勤怠管理システムIEYASUの導入により、現場にどのような変化があったのかを、制作管理部 塩原碧さんに伺いました。

「成果の追求」と「労働時間管理」の矛盾は、番組制作業界特有の課題

- 番組制作会社の勤怠管理ということで、これまでは何かと対応に悩むことが多かったのではないでしょうか?

塩原さん:そうですね。やはり納得のいく出来を追求すると、どうしても皆、時間を忘れがちになります。社員が仕事熱心であること自体、会社としては嬉しいことですが、かたや労務管理となるとこの点が難しさに転じてしまい、上手く対応できていませんでした。

- 「成果の追求」と「労働時間の管理」、確かに悩ましい問題ですね。
これまで、御社では勤怠管理はどのように行っていたのでしょうか?

塩原さん:実際のところ、制作現場での時間管理は行えておらず、月に一度、紙で申請してもらうのみでした。また、スタッフ自身も正確な労働時間を把握できていなかったようで、結果的に毎月ほぼ固定的な内容の、形だけの申告になっていましたね
このような状況は制作業界では珍しくありませんが、「こういう業界だから」で片付けるのではなく、積極的に適正な労務管理に対応していこうという会社は増えているように感じられます。弊社でも「これではまずい」ということで、1~2年前から勤怠管理の必要性を感じていました。

- 世はまさに働き方改革時代。各社での取り組みはもちろんのこと、必要であれば、今後は業界全体で改善に乗り出していくことも大切ですね!

IEYASU導入で実現した、「勤怠の適正把握」と「工数管理」

- 最近では、制作会社における勤怠管理システムの導入がぐんと進んでいます。
ひと口に「勤怠管理システム」といっても様々ありますが、御社ではなぜIEYASUを選んでいただいたのでしょうか?

塩原さん: IEYASUは、クラウド勤怠管理ツールとして必要な機能がすべて揃っていることはもちろん、そして料金体系が分かりやすくお手頃であることに好感が持てました。本格的な導入の前に、まず無料でお試しができたので、気軽に始めることができましたね。

- ありがとうございます!IEYASUを実際に使われてみて、いかがでしたか?

塩原さん:基本的には「打刻するだけ」のシンプルな仕様で、とても使いやすく感じました。嘱託社員の中には60歳を超える者もいますが、問題なく使いこなせていますね。また、あらゆるデバイスで対応可能なクラウド勤怠管理システムである点も、弊社でのワークスタイルに適していると感じています。

機能に着目すると、
〇 打刻時間の修正ができるので打刻漏れなどもすぐに対応できること
〇 システム上で、スムーズに上長への申請・承認作業ができること
〇 承認者も複数名にしておけるので、直属の上長休暇中でもほかの上長が管理できること

などが魅力ですね!

- 基本的な機能については、しっかりとマスターされていますね!
加えて、御社では「業務時間のプロジェクト管理」機能を積極的にご活用いただいているようですね。

塩原さん:せっかく勤怠管理をするのであれば、単に社員の労働時間を記録するだけでなく、仕事ごとの労働時間を可視化して業務効率化を図りたいと考えていました。業務の多様化、受注の増加により、複数の現場を兼任するスタッフが増えていますので、働く人自身が主体的に時間管理に目を向けられる工夫が必須なのです。

IEYASUの活用を通じて、基本的な勤怠管理はもちろん、業務ごとの労働時間割合の把握にも役立てています。

– プロジェクトごとでの仕事が多い制作会社では、各人の時間意識が重要になります。その点で、勤怠の打刻も工数管理もできるIEYASUがしっくりマッチしたのですね。

管理側のひと工夫で、IEYASU導入は意外なほどスムーズに

- 新たなシステムの導入ということで、社内では混乱もあったのではないでしょうか。

塩原さん:それが意外なほど、すぐに浸透していったので驚いています。まずは2週間のお試し期間を設け、対象者をスタッフの半数に限定して導入してみたのですが、感覚的に使えるためか、あまり詳しい説明をしなくても問題なく運用できていました。
現在では、正社員、契約社員、派遣社員、嘱託契約社員に範囲を広げて活用しています。

- 様々な雇用形態のスタッフがIEYASUを使う上で、何か工夫していることなどはありますか?

塩原さん:このたび新たに勤怠管理システムを導入するにあたり、まずは社長自身がスタッフに向けて、労務管理の重要性を説明しました。
トップが直接声を上げたことで、現場で働く人の勤怠管理への意識は確実に高まったと思います。
システムの運用については、労務に関わる知識のない方でも安心して使えるよう、管理側の設定を工夫しています。例えば、「契約」「派遣」「嘱託」の雇用区分ごとに設定内容を分けた他、それぞれの選択項目についても極力分かりやすくしました。
また、社内でIEYASUの運用ルールを作成し、周知することにも努めました。

- 勤怠管理導入にあたり、「トップダウンを徹底したこと」「管理側で機能を熟知した上で、現場で使いやすい様に運用を検討したこと」が、定着を図る上でのカギとなったということですね!

労務課題の抽出は、基本的な勤怠管理の徹底から

- IEYASUを導入されてみて、現場ではどのような変化がありましたか?

塩原さん:スタッフが「始業・終業の打刻」をするようになったことで、長年の課題であった勤怠の把握ができるようになりました。

打刻が徹底され、データとして目に見える形になることで、個々の仕事の仕方や業務分担の偏りが明らかになり、効率化を図る上での第一歩を踏み出すことができたと感じています。

管理部では2~3日に一度はスタッフの勤怠を確認し、社員の働き過ぎや、特定のスタッフに仕事が集中していないか等をこまめにチェックすることで改善につなげることもできました。

- 勤怠を通じて働き方が「見える化」されたことで、これまで漠然としていた労務上の課題が明確になったということですね。
IEYASU導入後、現場で働く人の意識は変わったと感じますか?

塩原さん:スタッフ自身が主体的に、労働時間に目を向けられるようになりました。弊社には、仕事が生きがいとなっているような熱心な社員が多いため、仕事に没頭するうちについ時間を忘れてしまうケースも珍しくありませんでした。今回、勤怠管理が徹底されたことで、スタッフは、業務の状態や仕事への取り組み方をこまめに見直すことができるようになった様です。

また、自らの労働時間を意識するようになったことで、職場における周囲への気遣いも定着しつつあります。まず、現場では指示の出し方が確実に変わりました。具体的な変化といえば、「夜にメールを送らなくなったこと」でしょうか。やむを得ず夜間にメール連絡するときにも、対応は後日で良い旨を付け加えられるようになりました。

各々が時間意識を持ち、仕事と生活とで時間のメリハリをつけられるようになることで、今後より一層モチベーション高く仕事に臨めるようになるはず、と期待しています。

適正な勤怠管理の実現から展開していく、制作会社の働き方改革

- IEYASUを導入したことで、御社の働き方改革は確実に前進したと言えそうですね!今後、御社ではどのような働き方を実現させていきたいとお考えでしょうか?

塩原さん:理想的な形は「働く人が自分の中でリズムを作って働けるようになること」でしょう。勤怠の記録を正しくつけることで、徐々に「時間に対する適正な業務量」が分かってくるはずです。一人ひとりが、8時間なら8時間分の価値(労働)をしっかりと意識して仕事に臨める様になれば、現場では良い意味での裁量労働が実現するのではないでしょうか。
制作業ではただ作業に徹するのではなく、外の情報に触れ見聞を広げること、自分の考えをじっくり整理することがとても大切です。効率の良い労働がそのような時間の確保へつながることで、制作する番組の質も高まると考えています。
最終的には、勤怠の打刻がなくても、自然と適正な働き方が遵守されるような働き方の実現が目標です。

- 工数管理には、現在もご活用いただいている「業務時間のプロジェクト管理」機能をぜひお役立てください。

塩原さん:もちろんです。IEYASUで工数管理ができるようになったことで、働く人が自分自身の業務割合を確認できるようになった他、管理側でも番組にかかる人件費管理がしやすくなりました。

IEYASU導入以前は、仕事の進め方や時間配分等は個々の裁量に任せる部分になっていました。勤怠管理ツールの導入により労働時間の可視化が実現したことで、これからは、いかにして労使双方がそのデータを業務改善に活かしていくかが課題となります。引き続き運用を進め、上手く使いこなしていきたいですね!

- その通りですね!御社の労務改善の一助に、ぜひとも引き続きIEYASUをご活用いただければと思います。

塩原さん:はい、今後ともよろしくお願いします!今後は申請機能も活用しながら、IEYASU上での勤怠管理を徹底していきたいと思います。有給休暇や欠勤、振替休日等、現行は紙ベースでの申請ですが、すべてをクラウド管理に移行していくことで、管理側の業務効率化につなげていければと良いなと。

- 最後に、現在勤怠管理を検討中の番組制作会社の管理者の皆さんに向けてメッセージをお願いします。

塩原さん:何かと煩雑な制作会社の勤怠管理には、始業・終業の打刻だけでなく、工数管理や多様な働き方に対応しているIEYASUがお勧めです。
勤怠管理を主軸に、社員の労働環境の改善、メリハリのある働き方の推進に取り組むことで、業界全体の意識改革を行っていきましょう!一社一社が変われば、現場は確実に変わっていくはずです。

- 勤怠管理を通じて制作会社特有の労務問題にも万全に対応できる様、IEYASUもさらなる進化を遂げるべく、開発を進めてまいります。本日は貴重なお話をお聞かせくださいまして、誠にありがとうございました!

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業務効率化を図る上では不可欠となる「工数管理」、御社ではどのように対応していますか?
単なる勤怠の把握だけでなく、プロジェクトごとの業務時間管理にも対応可能な無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUの活用が、働き方改革推進のカギとなります!

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IEYASU 編集部

無料のクラウド勤怠管理システム「IEYASU」を運営しております。無料のWeb給与明細もリリース致しました。是非、ご活用ください。 https://www.ieyasu.co/