【新型コロナウイルス】リモートワークの進め方(まとめ)|大リモートワーク時代の到来

当社は創業以来、すべてのメンバーがフルリモートで業務を行っています。

働き方改革のカギを握る「リモートワーク」。最近はコロナウイルスの影響により、爆発的に加速しましたね。第1回はその背景、第2回はリモートワークに必要なハードについて、第3回はリモートワークに必要なソフトについて、第4回はリモートワークに関するケアについて考えてきました。そして今回はリモートワークの進め方について第1回から第4回で考えてきたことについての総括をしていきます。

大リモートワーク時代の到来

少子高齢化や労働人口減少といった社会的背景。
クラウド型サービスがどんどん登場することで、初期投資を抑えながら、安価に簡単に導入・運用ができるようになった情報技術の普及。
そして、新型コロナ感染症の拡大により、リモートワークは爆発的な速度で普及していきました。消極的な理由とはいえ、これを機に初めてリモートワークを体験することとなった人も多いでしょう。

いかにオンライン上で最大の成果を出すか

新しい生活様式にも見られるように、私たちの行動様式すべてが2020年で一度リセットされてしまったようなものです。自粛要請期間やリモートワーク体験を経て、リモートワークでない状態が持つリスクすら浮彫になるなか、「オンラインか?オフラインか?」の議論は終了し、「いかにオンライン上で最大の成果を出すか」へと変わります。
あらゆることを「リモートワークでやる前提」で考えるべく、根本的な発想の転換が求められているのです。「オフラインだったらこういうことが実現できるのになあ…」という往来の考え方のままでは、取り残されてしまう時代になっています。

リモートワークの進め方(ハード編)

3脱

単にリモート化するだけではなくBCP対策や退職時の引き継ぎ負荷を減らすことができる3つの「脱」をご参考に。

  1. 脱ペーパー
  2. 紙である必要はあるのか?PDFやシステム化の余地はないのか?
    紙で保存していたデータがクラウド上にあれば、ネットワーク環境があればいつでもどこでも見れます。

  3. 脱属人化
  4. 特定の誰かの担当業務である必要は?標準化すれば他の人でもできるのでは?
    誰かの経験やノウハウに頼らなくても、他の人が代替できる仕組みを作ることが必要です。

  5. 脱出社
  6. パソコンがあれば自宅でもできるのでは?台風の日に無理して遅延電車を待たなくても自宅で仕事すればいいのでは?
    例えフルリモートは難しくても、部分リモートなら可能な企業や従業員は多いと思います。

セキュリティとリスクとのバランス

標的型攻撃による機密情報の窃取、IT基盤障害に伴う業務停止、サービス妨害攻撃によるサービスの停止などのシステムの脅威は、ハード面やシステムを整備することで、そのほとんどはクリアできます。
内部不正による情報漏えい、ビジネスメール詐欺による金銭被害、ランサムウェアによる被害、不注意による情報漏えいなどの人的脅威は、従業員によるミスであることが多いので、システムの脅威よりも、むしろこちらの方が重要と言えるかもしれません。
どんなに対策をしてもリスクはゼロにはなりません。その上で、受け入れるリスク、受け入れないリスクを整理してみるとよいのではないでしょうか。

必要なものは後から準備でよい。まずは着手できるものから!

弊社が考えるリモートワークに必要な物。

  1. PC
  2. セカンドディスプレイ(ペーパーレス)
  3. Wi-fi 環境(家庭内渋滞)
  4. 作業環境(椅子や机)
  5. マイク・イヤホン(超重要!)
  6. スクリーンフィルター(できれば)
  7. 運動器具(マジで重要です!)
  8.  
    リモートワークを行うにあたって、必要なハードの選定をするには従業員の意見も取り入れてみるといいかもしれません。

リモートワークの進め方(ソフト編)

業務プロセスの見直し

数あるサービスの中から、自分の会社にとってベストなソフトウェアを探すのは簡単ではありません。まずは、業務の棚卸を行い、どういったサービスが必要か考えてみましょう。「E C R S」Eliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(入替)、Simplify(簡素化)の法則を活用すると、改善の効果が大きく、過剰や過小な改善も避けられ、さらに不要なトラブルも最小になることが知られています。チェックリストを活用して業務を整理しましょう。

業務マニュアルの作成

脱属人化のため、オペレーションマニュアル(作業手順を標準化したもの)と、ナレッジマニュアル(ベテランや優秀な従業員の「カン」や「コツ」、経験から培われたノウハウなど、明確に表すことが難しい知識をマニュアルに落とし込んで可視化したもの)を作成しましょう。

チーム内の業務の見える化

タスク管理機能を持ち合わせたツールを導入しましょう。チェックリストを作成し、業務プロセスの可視化を行い、リアルタイムに進捗の共有をします。各自の業務フローをノウハウとして蓄積し、流れに沿って業務を進めれば誰でも同じように仕事をすることが可能となります。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、チャット形式のものがおすすめです。特に、絵文字を活用して、表情豊かなコミュニケーションができる環境づくりは、顔が見えづらいリモートワークには必要と考えます。

リモートワーク に必須なソフト一覧

  1. データ共有方法/セキュリティソフト
  2. コミュニケーションツール
  3. クラウド勤怠管理
  4. 社内ワークフロー
  5. 給与計算ソフト
  6. 属人化防止サービス
  7. ★請求書・訪問が必要だと思ってた件・銀行など

最も必要なのはケア

働きすぎ問題

結果が注目されやすいリモートワークでは、サボる従業員よりも「働きすぎてしまう」従業員のほうが心配です。そして、結果ばかりを見すぎて、過程やできないことがおざなりになり、仕事の仕組みに支障をきたすことに注意しなくてはいけません。もちろん効率化は大事です。チャットや絵文字など工夫できることはたくさんあります。

大事なのは

そんな過酷で、一歩間違えば孤立してしまう環境で働く従業員のケアは、リモートワークには欠かせません。それは一方的なものではなく、相互に自分の情報を開示することから始まります。仕事のことだけでなく、雑談を通して従業員同士の意思疎通を図ることが、結果、スムーズな仕事に繋がるのです。

まとめ_各部署巻き込んでリモートワーク対応を

これまではIT企業やエンジニア職など、誰か一部の人のためという要素が強かったリモートワークですが、2020年にはコロナの感染拡大という予想外の事情により急速的に世間に浸透していきました。

突貫工事的にリモートワーク対応せざるを得なかった企業や人も多かったでしょう。第二波、第三波が来ようが来まいが、もうリモートワークという流れに逆らうことは難しいかもしれませんね。
出社できるタイミングにこそ、これからのリモートワーク対応を各部署巻き込んで検討してみてはいかがでしょうか。そのために必要なシステムやツールは、もう世の中にたくさん揃っています。
 
 
第1回~第4回の記事はこちら↓
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杉野 愼

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