「〜だから無理」を解消|I E Y A S U導入を阻む勘違い&懸念点&よくある質問に全てお答えします

クラウド勤怠管理システムIEYASUをご提案していると

「うちの会社は働き方が複雑だから無理です」
スマートフォンを持っていない従業員もいるのでシステム化は難しいです」

などのご意見をいただくことがあります。そのご意見の中には、IEYASUであれば問題なく運用できるものもあり非常にもったいないです。

この記事では、そのような「勘違い」「懸念点」「よくあるご質問」にすべてお答えします。

目次

■働き方が複雑だから無理

従業員によって「所定時間」がバラバラだから無理

社員Aは9:00-18:00,社員Bは8:00-17:00のように、従業員ごとに所定時間がバラバラだとしても対応可能です。

それぞれの所定時間に合わせた「勤務務区分」を作成していただき、従業員に紐付けていただくことで運用できるようになります。

Q. 社員ごとに勤務時間(勤務パターン)を設定できる?

従業員によって「休日」がバラバラだから無理

社員Aは土日祝日休み、社員Bは水土祝休みのように、従業員によってカレンダー・休日のパターンが異なる場合でも対応可能です。
それぞれの「休日パターン」を作成していただき、従業員に紐付けていただくことで運用できるようになります。

Q. 「土日祝」「火金祝」など社員によって休日が異なります

Q. 隔週休みはどう設定すべき?

従業員によって「締め日」がバラバラだから無理

従業員によって締め日が異なる場合でも対応可能です。[システム管理>社員]画面より、従業員一人一人に締め日を設定できます。

Q. 締め日を社員ごとに設定可能?

シフト制だから無理

今日は9:00-18:00、明日は12:00-22:00のように勤務時刻が日によって異なり、休日も不定期というようなシフト制にも対応可能です。

【機能デモ】IEYASUの『シフト登録』を実演(動画)

Q. シフトの活用方法を詳しく知りたい

シフトさえパターン化できないほど勤務パターンが多いから無理

勤務パターンごとに勤務区分を作成していただきシフト機能をご活用いただいた方が正確に勤怠を管理できますので、勤務パターンごとに勤務区分を作成することをおすすめしております。

ただ、どうしても勤務をパターン化できない場合は「コアタイム無のフレックスタイム制の勤務区分」をご活用いただき集計されている会社様もいらっしゃいます。

Q. 勤務時間の定めがないパート社員はどう設定すればいいですか?(遅刻・早退が出ないように設定したいです)

【はじめてのIEYASU】シフトのすべて|初期設定やバラバラな勤務体系をシンプルに管理する方法を解説

フレックスタイム制だから無理

IEYASUであれば、フレックスタイム制度にも対応可能です。

清算期間(1ヶ月or2ヶ月or3ヶ月)内の「法定労働時間(もしくは会社で定められた時間)」を超過した分を残業として集計する運用はもちろん、
社員1人1人のライフスタイルに合わせた自由な時間での勤務を認めることに重点をおき、残業は(フレックスタイム制のガイドラインの通りに月の法定労働時間の超過分を集計するのではなく)所定労働時間超過分を残業として集計する運用も可能です。

【IEYASUの使い方】フレックスタイム制の2つの運用方法

変形労働制だから無理

IEYASUであれば、変形労働時間制にも対応可能です。

【IEYASUの使い方】変形労働時間制の設定方法

裁量労働制だから無理

IEYASUであれば、裁量労働制にも対応可能です。

勤怠管理IEYASUの使い方『「裁量労働制」の設定方法』

固定時間、フレックス、裁量労働、変形労働の社員いるから無理

9:00-18:00のような所定時間を超過した場合に残業を集計する固定時間制、フレックスタイム制、裁量労働制、変形労働制、シフトなど、さまざまな勤務形態の従業員が在籍していたとしても対応可能です。

Q. 勤務形態がバラバラでも対応可能?(フレックス、裁量、変形労働、固定、シフト等)

結局、どの勤務形態にすべきか分からないから無理

残業の集計方法から、設定すべき勤務形態をチェックすることができます。

詳細は以下の記事をご覧ください。
【はじめてのIEYASU】フレックスタイム制、裁量労働時間制など正しく労務形態を設定する方法

【箸休め】勤務形態に関する関連記事

Q. 労働形態の設定はどう反映されますか?

Q. 各労働形態の計算ロジックを知りたい

【はじめてのIEYASU】フレックスタイム制、裁量労働時間制など正しく労務形態を設定する方法

■運用方法が特殊だから無理

端数処理(切り上げ・切り捨て)を行う必要があるから無理

IEYASUでは、「出勤時刻」「退勤時刻」「総労働時間」の端数処理が可能です。
それぞれ「端数処理しない」「切り上げ」「切り捨て」から選択することができ、5,10,15,30分単位で丸めることができます。
出勤・退勤時間の端数まるめ処理は、下記の様なケースで役に立ちます。

■9時始業の場合
8時55分に出勤の打刻をしても、「出勤時刻」を「5分」単位の「切り上げ」をすれば9時出勤として集計します

■17時終業の場合
17時05分に退勤の打刻をしても、「退勤時刻」を「5分」単位の「切り捨て」をすれば17時打刻として扱えます

【詳細】

勤怠管理IEYASUの使い方「出勤・退勤時間の端数まるめ処理機能」とは

Q. 30分切り捨ての端数処理はどう丸められますか?

変則的で細切れの勤務(複数回打刻)だから無理

テレビ業界などの働き方が変則的で1日に複数回打刻するような場合でもご利用いただいています。
[システム管理>勤怠設定>打刻・端数処理タブ>打刻画面]の設定より、「1日に何度も利用」と登録していただくことにより、1日に何度も打刻できるようになります。

【詳細】
Q. 1日に複数回打刻する設定は可能?

また、上記の運用方法以外にも、「休憩ボタン」を活用されているお客様も多いです。
[システム管理>勤怠設定>打刻・端数処理タブ>打刻画面]の設定より、「1日に1回のみ利用」を選択していただき、「休憩ボタン:表示する」と設定します。

打刻画面に「休憩開始」「休憩終了」ボタンが表示されるようになります。
細切れ勤務の場合「その日の最初に出勤ボタンをクリックし、勤務していない時間帯を「休憩開始」「休憩終了」ボタンで記録、1日の最後に退勤ボタンをクリックする」というように運用されているお客様もいらっしゃいます。

【詳細】
Q. 休憩を複数回とれますか(記録できますか)?

一般利用者に打刻情報などを編集させたくないから無理

「遅刻したとしても、一般利用者が打刻データや日次勤怠の情報を編集できたら遅刻を誤魔化されてしまう」というように一般利用者による不適切な編集を懸念されるお客様もいらっしゃいます。

IEYASUの場合、[上部メニュー「日次勤怠」>編集画面(鉛筆マーク)]から日次勤怠情報を編集することができます。一般利用者の編集を直接制限する設定はできませんが、「編集有無を確認する」ことはできます。

上長への相談もなく編集画面(鉛筆マーク)から時刻を編集していた場合、打刻時間と出退勤時間に相違が生じますので、それをチェックしていただけますと幸いです。

Q. 一般利用者の勤怠編集を制限したい

また、その他にも設定を工夫することで、データ編集などを制限することができます。詳細は以下FAQをご覧ください。

Q. 一般利用者のスマホ打刻やデータ編集を制限することはできる?

部下と上司で許可するシステムの操作が違うから無理

「一般利用者には、他の従業員の勤怠やシステム管理画面は表示させたくない」
「紐づいた部下の勤怠だけ表示させたい」
「システム管理権限は不要で勤怠承認の閲覧権限だけほしい」
「打刻はしない、勤怠承認機能だけ使えればいい」
「システム管理はできても給与明細の情報は表示させたくない」

などのように、一般利用者、承認者、システム管理者など、従業員の立場によって利用するシステムや表示させたい画面が異なると思います。

IEYASUでは、アカウントの権限によって、利用するシステムや表示画面を制御しています。

Q. 権限の違いは?

Q. 【社員設定】権限ごとの操作範囲、影響範囲は?

【機能改善】新たな権限「システム管理者(閲覧のみ)」を追加いたしました

在宅勤務が増えたから今日誰が勤務しているのかを気軽に把握したい

「slack」「LINE」「LINE WORKS」などのメッセージアプリと連携させて打刻することにより、タイムライン上、トークルーム上で全員の出勤状況を確認していただくことが可能です。

(例)Slack打刻

【詳細】

Q. 全社員で出勤状況を共有できるような仕組みはある?

会社のシステムはSSOでログインしなければならないので無理

IEYASUは、SAML認証によるシングルサインオンにも対応しています。
現在は、Google Workspace(旧称 G Suite)のみですが、SAML認証は今後のアップデートで対応予定です。

Q. SAML認証は可能ですか?

給与計算までしなければならないので無理

IEYASUは勤怠管理システムですので、IEYASU自体では給与計算はできません
しかし、給与計算システム/ソフトと連携していただくことでスムーズに給与計算ができるようになります。

Q. 給与計算はできる?

給与計算システム/ソフトとの連携には「API連携」と「csv連携」がございます。
「API連携」の場合は、ボタン1つで勤怠データを給与計算システムに連携できますので是非ご活用ください。

Q. 【勤怠データ取り込み方法】給与計算における「API連携」と「CSV登録」の違い

IEYASU側で既にAPI連携を行なっている「マネーフォワード クラウド 給与」や「人事労務freee」などとの連携は、無料プランユーザーの方々もご利用いただくことができます。

Q. API連携しているシステムはありますか?

また、有料プランのお客様には「API」を提供しています。
APIをご利用いただくと、IEYASU内部に格納されるデータのうち、利用可能なデータの取得・更新を行えるようになります。IEYASU側でまだAPI連携を行なっていない給与計算システムや、会社独自の基幹システムなどと連携させたい場合にご活用ください。

Q. APIは利用可能?(基幹システムと連携させたい)

■アナログな文化だから無理

従業員がスマホを持っていないから無理

従業員がスマートフォンを持っていない場合でもIEYASUはご利用いただけます。

その場合は「ICカード打刻」をご利用ください。
まず、ICカードリーダーを事業所の入り口などに1台用意していただきます。
各従業員は、各自が持っているSuicaなどの交通系ICカードなどをそのICカードリーダーにかざして打刻を行います。

Q. ICカード打刻の設定方法は?

ITに疎いから無理

スマートフォンやパソコンの扱いに慣れていない従業員が多い場合でも運用可能です。

例えば「ICカード打刻」で運用すれば、従業員は出勤時と退勤時(必要であれば休憩開始時・休憩終了時)に、ICカードをかざして打刻を行うだけなので簡単です。
Q. ICカード打刻の設定方法は?

また一般的な流れでは、従業員の皆様に日次勤怠申請ボタン、月締申請ボタンをクリックしていただく必要がありますが、その申請ボタンをクリックする工程を省略することもできます

「ICカード打刻」と「申請ボタンを押さない設定」で運用をしていただければ、タイムカードと同じように簡単に運用できるようになります。
Q. 申請ボタンを押さない運用は可能?

「打刻を忘れた」「出勤時間を修正したい」など、勤怠を修正しなければならない場合は、承認者へ報告し承認者がその勤怠を修正することもできますので、従業員はスマートフォンやパソコンを扱わずに済みます。

Q. 勤怠の修正は承認者でもできる?

事業所に1台パソコンを置いて全員で打刻したい

共有のパソコンやタブレット等の端末を使って複数人が打刻を行う場合は「ICカード打刻」をおすすめしています。

「ICカード打刻」以外で、共有の端末から打刻を行う場合、打刻の度にログインとログアウトが必要になります。
ICカード打刻であれば、共有端末1台で、ログイン・ログアウトの手間もなく打刻することができます。

Q. 1台のパソコン・タブレット等の端末で打刻する方法はありますか?

クラウドはセキュリティが心配だから無理

IEYASUは、SSL(暗号化)とID・パスワードによりセキュリティを確保しております。

システム本体、およびお客様のデータは、高度なセキュリティ環境のデータセンターにて管理、保管、運用しております。

また、IEYASU株式会社は「CLIPマーク認証対象事業者」に認定されていますので、個人情報管理についてもご安心ください。

Q. セキュリティはどのように確保されていますか?

不正打刻が簡単にでしまうから無理

「事業所にまだ出社していないのに出勤打刻を行っている」などの不正打刻は、打刻時の位置情報を記録することで防止することができます。

IEYASUの[システム管理>打刻履歴]画面より、GPSによる打刻時の位置情報の取得や、打刻したデバイス(パソコン、スマホ等)を把握することができますのでご活用ください。

また必要に応じて、打刻方法を制限することも可能です。

Q. 不正打刻の防止法はありますか?

別にタイムカードのままでも困っていない

「シンプルで誰でも覚えやすい」など、タイムカードによる勤怠管理にもメリットはありますが、それ以上にデメリットがあります。

【デメリット】
・勤務時間の集計に時間がかかる
・他人が簡単に打刻できてしまう
・打刻後の変更・修正ができない
・5年間の保管義務があるので保存のスペースや管理の手間がかかる
・本社と支社がある場合、連携にコストがかかる
・リアルタイムな勤怠管理が不可能
(月末に集計をしてみると残業時間が大変なことになっていることも)
・申請・承認のフローがない etc.

「シンプルで誰でも覚えやすい」「コストが安い」などのタイムカードのメリットはIEYASUでも得られます。また、IEYASUであれば上記で挙げたようなデメリットはすべて解消できます。

クラウド勤怠管理システムIEYASUは「無料」で利用できますので、是非ご検討ください。

【関連】

時代と逆行するタイムカードによる勤怠管理。そのメリット・デメリットとは?

勤怠管理は「義務」になる。まだタイムカードや手書きで消耗してるの?

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退職したらポイ、じゃダメ!勤怠管理(タイムカード)の正しい保存期間とは?

■勤怠管理の文化がないから無理

勤怠管理の文化がないから社員に定着しない

IEYASUには、「打刻漏れ通知」機能があります。
今まで会社に勤怠管理の文化がなく打刻を忘れてしまったとしても、メールやアプリに通知が来るので打刻漏れ・申請漏れを防止することができます。

多くのお客様からお話を聞いたところ、勤怠管理や打刻の文化がなくとも3ヶ月程度続けることによって定着していくようです。定着するまでは是非打刻漏れ通知をご活用いただきまけますと幸いです。

Q. 打刻漏れのアラートはありますか?

Q. どのような通知が、どこに届く?

勤怠管理の文化がなく承認者も忙しいから無理

承認者は基本的に、部下からの日次勤怠申請や月締申請をチェックし承認する必要があります。
※詳細はこちらのFAQ(Q.勤怠管理から給与計算までの流れを教えてください)をご覧ください。

勤怠管理の文化がなく承認者も毎日・毎月チェックし承認する時間がない場合に、ご利用いただける機能や設定をご用意しています。

■部下の勤怠をチェックし承認する作業を効率化する
Q. 勤怠承認ボタンを押さない運用は可能?

■部下の勤怠エラー(打刻漏れなど)を効率的にチェックする
Q. 勤怠エラーレポートとは?

勤怠管理の文化がないので従業員が気軽に打刻できるものが良い

・LINE打刻
・slack打刻
・LINE WORKS打刻

など、コミュニケーションアプリと連携させて打刻を行うことができます。従業員の皆様がすでに利用されているアプリから打刻できますので、気軽に打刻もできるようになるかと存じます。

Q. LINEから打刻できますか?
Q. slackから打刻できますか?
Q. LINE WORKSから打刻できますか?

■IEYASUの初期設定で挫折した/初期設定に割く時間がないから無理

初期設定が難しいから自力では無理

現状の「就業規則」や「出勤簿」などをベースに「勤怠管理の設定」に必要な項目をヒアリングし、最適な設定方法や運用方法をご提案させていただく「初期設定オンラインサポート」をご用意しております。

【個別サポート申込み】個別相談や設定代行で最適な設定方法をご提案します(初期設定オンラインサポート)

初期設定に割く時間がないから無理

面倒な導入作業を「すべて」代行!
現状のヒアリングから初期設定の代行、テスト検証、社員・管理者の教育、導入後のサポートまでの全てをパッケージ化したプレミアム初期設定代行サポートをご用意しております。

【個別サポート申込み】個別相談や設定代行で最適な設定方法をご提案します(プレミアム初期設定代行サポート)

無料と有料の違いは?無料プランでは何ができる?

無料プランでは、「打刻」や「csv出力」「レポート」等の勤怠管理システムの基本機能を網羅しております。
一方、有料プランでは「有給休暇の自動付与機能」や「届出申請フロー」など、より運用に即した便利な機能を利用できるようになります。

Q. 無料プランと有料プランの違いは何ですか?

また、過去のオンライン質問会の中で、無料プランで利用できる機能について解説しています。
2020.12.25オンライン質問会 無料プランと有料プランの機能の違いは?

有料プランでできることにつきましては、以下の動画や動画再生リストをご覧ください。
(動画)【IEYASU】有料プランで出来る10のポイント
(動画再生リスト)【機能デモ】有料プランで利用できる機能をご紹介

何から初期設定すれば良いか分からないから無理

【初期設定】9つのSTEP動画をご用意しております。この動画にそって初期設定を行うことによって、利用できるようになります。

Q. 初期設定のための動画等はありませんか?

勤務区分の設定が難しくて無理

【初期設定】9つのSTEP動画の、STEP4勤務区分の設定について「設定が難しい」「設定項目が多すぎて分からない」というご意見をいただきます。

勤務区分の設定方法につきましては、クイックスタートマニュアル(勤務区分)に詳しくまとめていますので、是非ご覧ください。

各設定項目の設定方法、反映される箇所の説明はもちろん、設定事例なども掲載しております。

Q. 勤務区分はどう設定すれば良いですか?

本当に最低限の初期設定だけで良い

基本的には、【初期設定】9つのSTEP動画に沿って初期設定を進めていただくようご案内しております。

ただ、
シンプルに打刻機能だけを利⽤したい」
「まずは勤怠の客観的な管理だけを実現したい」
「まずは打刻機能を利⽤できるように設定し、有休管理等の追加機能はのちに設定する」

このようにお考えの場合は、クイックスタートマニュアル(打刻機能)をご活用ください。

 

無料の勤怠管理システムIEYASUで勤怠管理を効率化

IEYASU導入の際に寄せられる「勘違い」「懸念点」「よくあるご質問」についてお答えしました。

無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUは、単に日々の出退勤管理ができて勤怠データを保存できるだけでなく、出退勤データから残業時間レポートや36協定時間超過レポート、有給管理レポートなどの分析レポートを出力することができ、企業における労務管理の適正化に活用可能です。

月額0円で利用することができるフリープランもございますので、気軽に試されてみてはいかがでしょうか?

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ABOUTこの記事をかいた人

IEYASU 編集部

無料のクラウド勤怠管理システム「IEYASU」を運営しております。無料のWeb給与明細もリリース致しました。是非、ご活用ください。 https://www.ieyasu.co/