時代と逆行するタイムカードによる勤怠管理。そのメリット・デメリットとは?

従業員の勤怠管理にもIT化が進んでいます。そんな中でも、タイムレコーダーに手動で打刻する「タイムカード方式」を利用している企業もまだまだ多いのが現状です。改めてそのタイムカードを利用するメリットやデメリットを考えてみましょう。

タイムカードを導入するメリット

シンプルで誰でも覚えやすい

今までは常識だった、タイムカードを使ったアナログ式の勤怠管理。従業員にとっては、出勤して自分のカードを探して打刻するだけですから、特に煩わしい手間がありません。

また、年配の方が多くいる現場などでは、慣れ親しんだ方法で出勤、退勤管理ができる使いやすい環境であると言えます。

新たにスタッフが加わった際も口頭で簡単に教えられ、日頃からスマートフォンの扱いに慣れていないなど、ITにあまり触れていないスタッフでも簡単に勤怠管理ができます。

従業員同士で勤務の確認が容易にできる

例えば、もし何かのトラブルが発生した時など「この日勤務していた人は誰だっけ?」という状況になった時、出勤していないスタッフのタイムカードでもすぐに確認でき、即座に把握できるなどの利点があります。

あまり他人の勤務状況を見るのも気持ちの良いことではありませんが、緊急時などはそれで対応できることもあるでしょう。

【関連記事】タイムカード・アプリ比較|保管期間等の基本情報から機械の選定ポイントまで

タイムカードを導入するデメリット

勤務時間の集計に時間がかかる

タイムカードで勤怠管理をする場合、給与計算ソフトなどに人の手で一つ一つ入力して集計しなければなりません。

勤怠管理は月次で行う企業が多いかと思いますが、1ヶ月分をまとめるのに時間がかかってしまいますし、そのための炉y力と人件費も、長い目で見れば膨大な量に相当します。

また、手入力ではどうしても入力ミスが発生することもあります。間違いがないかどうかのの確認作業も必要になり、実際にミスがあった時の修正作業にも手間がかかります。

間違いに気付かず集計してしまい、従業員から後日ミスの申し出があった場合には、さらに手間をかけなければならなくなります。

他人が簡単に打刻できてしまう

タイムカードはアナログ方式のため、他の従業員などの本人以外が打刻することもできてしまいます。出勤していないのに打刻されている、遅刻などの不正打刻がないとは言い切れません。

個人情報やプライバシーという観点からも、時代の流れに合わせるのは難しいかもしれません。

打刻したら変更ができない

タイムカードでよくあるのは、出勤と退勤ボタンを押し間違えてしまい、打刻がバラバラになってしまうということ。責任者に相談したり、メモで残したりと、一度打刻してしまうとキャンセルができないところが欠点だといえます。

また、終業時タイムカードを押した後に何かしらの業務が発生して、申告するのも面倒だからと従業員が自らサービス残業してしまうというケースもありがちです。

総務が把握していないところでも、現場サイドでは日々こういった細かなケースが発生しているのです。

3年間保管しなければならない

従業員の賃金やその他労働に関わる書類(労働者名簿や雇用契約書など)は、労働基準法により3年間の保管義務があります。

タイムカードもその中に該当しますので、従業員全員分の保管が義務付けられています。違反した場合には、30万円以下の罰金が科せられますので注意が必要です。

もしも30人分のタイムカードを管理する場合、3年間で1080枚も保管しておかなければならいのです。保管場所の確保に加え、毎年の管理も行わなければならないので手間がかかります。

【参考記事】退職したらポイ、じゃダメ!勤怠管理(タイムカード)の正しい保存期間とは?

事務所と本社との連携

例えば支店や支社などの事務所と、本社などが分かれている企業の場合、最終的に本社で従業員の勤怠状況を集計することになるかと思います。

その際は、月締めで事務所から本社にタイムカードを発送し、それを本社で確認するという二重の手間が発生します。ささいなことのようですが、時間も郵送費もかかります。

毎月の作業、しかもただでさえ他業務で忙しい月末などの締め日に行わなければなりませんから、想像以上のタイムロスに。

そのために月末は毎月残業している、という方もいらっしゃるかもしれません。その時間が短縮できれば、業務効率も上がることでしょう。

しかも、従業員全員分の1ヶ月の勤務状況が書かれているわけですから、責任も大きな作業です。誰でも行える作業ではありませんので、自ずと責任者の方の仕事量を増やすことになりかねません。

なんといっても月末締めてみてはじめてわかる長時間労働・残業

タイムカードの最大のデメリットといえば、リアルタイムに勤怠管理できない点です。月末になってはじめてわかる長時間労働。職場内で助け合えるはずのチームが気づかずいつの間にか崩壊していくこともあります。

申請・承認のフローも構築できない

日々の勤怠を承認するといったこともタイムカードではできません。事前に残業申請などを行うことによって「時間を意識させる」そんな効果もあります。しかしながらタイムカードではそのフローの構築もできません。

まとめ_タイムカードのメリット・デメリット

業務全体のIT化が進む中で、勤怠管理だけが取り残されたようにアナログ方式のまま・・・ということはありませんか?

時間を有効に使う。また従業員の限りある時間を守ることも、総務の役目の一つ。デジタル化することでたくさんの利点が生まれます。タイムカードのまま、このデメリットを全力で受け続けて疲弊してしまうのは大切な従業員です。

多くの企業がタイムカードを廃止し、勤怠管理システムに乗り換えています。さらに無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUもありますので試さない手はないかと思います。無駄な時間は従業員の体力と気力も奪う魔の時間です。

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