【はじめてのIEYASU】シフトのすべて|初期設定やバラバラな勤務体系をシンプルに管理する方法を解説

「はじめてのIEYASU」シリーズは、勤怠管理システムIEYASUに登録した方向けに、今日からIEYASUを使い始めるための設定方法、運用していくために登録すべきこと、初期設定の際によくいただくご質問などをご紹介いたします。

「はじめてのIEYASU」シリーズ
#01 まずは「9STEPの初期設定」から|各種マニュアルや初期設定サポートのご案内
#02 初期設定の最重要ポイント「勤務区分」&「勤怠設定」
#03 打刻のすべて|タイムカード代わりのシンプル設定、不正打刻の防止 他
#04 有給管理のすべて|初期設定、自動付与の設定方法、時間単位の有給休暇 他
#05 シフトのすべて|初期設定やバラバラな勤務体系をシンプルに管理する方法 他
#06 フレックスタイム制、裁量労働時間制など正しく労務形態を設定する方法
#07 IEYASUの人気機能ランキングTOP5
#08 IEYASUのマニアックな便利機能7選
#09 ケース別「困った」ときのIEYASUサポート

本項「#05 シフトのすべて|初期設定やバラバラな勤務体系をシンプルに管理する方法」では、「IEYASUのシフト管理」について詳しくご案内させていただきます。初期設定時によくいただく「シフト」に関するご質問を大きく3つに分け、それぞれFAQ形式でまとめております。

【1】シフトを使わず シンプルに運用する方法
【2】シフトの初期設定(動画・クイックスタートマニュアル)
【3】シフトのよくあるご質問「打刻できない日がある」

【1】シフトを使わず シンプルに運用する方法

【無料セミナー抜粋】シフトを組むべきかカレンダー登録か、それが問題だ。

3つの確認事項をもとに最適な運用方法を選択

勤務パターンがバラバラな従業員をIEYASUを用いてを管理する場合、以下3つの確認事項をもとに、タイプ別の最適な運用方法をお選びいただけます。

【確認事項】
1)時間帯にパターンがある
2)休日にパターンがある
3)遅刻・早退の管理が必要

1)時間帯にパターンがある
● 5:00-10:00
● 5:00-17:00
● 10:00-17:00
● 17:00-23:00
● 19:00-23:00

まず、上記のようにシフトの勤務の時間帯がいくつかのパターンがあるかどうかをご確認ください。

2)休日にパターンがある
● 土日祝日休み
● 火曜・水曜休み
● 第一月曜・木曜、第二水曜土曜が休み

次に、上記のような休日パターンがあるかどうかを確認します(休日にある程度定まったパターンがある場合は、シフト登録ではなく、休日カレンダーの登録で運用が可能です)。

3)遅刻・早退の管理が必要
最後に、「遅刻」「早退」を正確に集計するべきかどうかをご確認ください。
※「遅刻」「早退」を集計するためには、どのようなシステムであれ、シフトごとの所定勤務時間(出勤時間・退勤時間)を登録する必要があります。

 

この3つの確認事項をもとに最適な運用方法をご案内します。

①カレンダーを活用

●時間帯のパターン:有り
●休日のパターン:有り
●遅刻・早退の管理:必要

病院や会社のアルバイトなど、ある程度休日パターンや時間帯が決まっている場合は、シフトではなく「休日カレンダー」をご活用いただくことで効率的に運用できます。

[上部メニュー「システム管理」>サイドメニュー「カレンダー」]画面より休日パターンをご登録ください。休日パターンが従業員によって異なる場合でも、社員と休日パターンを紐づけることができます。

【詳細】
IEYASUヘルプページ(カレンダー)

Q. 「土日祝」「火金祝」など社員によって休日が異なります

②シフトを活用

●時間帯のパターン:有り
●休日のパターン:無し
●遅刻・早退の管理:必要

「①カレンダーを活用」のように、休日パターンが定まっておらず、従業員によって休日がバラバラである場合は、「シフト」の機能をご活用ください。詳細な設定方法は、次の段落でご紹介いたします。

③勤務区分を活用

●時間帯のパターン:有り
●休日のパターン:無し
●遅刻・早退の管理:必要

上記のような場合はシフトをお勧めしていますが、
従業員自身に勤務区分(勤務パターン)を変更・登録してもらう運用もございます。従業員自身にその日の勤務区分(勤務パターン)を変更してもらうため、毎月シフトを登録する必要もなく、よりシンプルに運用することが可能です。

「9-17時」「10-18時」「13-21時」「15-23時」等のように勤務パターンごとに勤務区分に登録していただき、日次勤怠編集画面(鉛筆マーク)より、従業員自身がその日の勤務区分(勤務パターン)を選択する流れになります。

④フルフレックスを活用

●時間帯のパターン:無し
●休日のパターン:無し
●遅刻・早退の管理:不要

IEYASUの運用方法の1つとして、シフトではなく「フルフレックス」で対応する方法があります。実際に、シフトではなくフルフレックスで対応されているお客様も多くいらっしゃいます。

シフトが必要な従業員は単純に稼働時間に時給をかけて給与の支払いを行なっているだけなので、シフトを組まずに、出勤・退勤時刻を打刻で記録し、勤務時間をシンプルに集計したい、という場合はこの運用方法をご検討ください。

アルバイトやパートタイマーが多い飲食や店舗系のお客様や、最近の事例では新型コロナウイルスのワクチン接種センターなどのスポット業務の現場でもこの運用方法がよく採用されています。

【関連FAQ】

Q. 勤務時間の定めがないパート社員はどう設定すればいいですか?(遅刻・早退が出ないように設定したいです)

⑤併用

●時間帯のパターン:無し
●休日のパターン:無し
●遅刻・早退の管理:必要

時間帯や休日にパターンがなく、かつ遅刻や早退も管理する必要がある場合、IEYASUのシフト機能では運用が大変になりますので、「ExcelとIEYASU」「OplusとIEYASU」のように、他のシフト管理ツールと併用することをお勧めします。

「シフトはIEYASU以外のツールで管理し、勤務実績はIEYASU取り込んで管理する」というように、併用して管理することも1つの手段としてご検討いただけますと幸いです。

例えば、クラウド型無料シフト管理サービス・アプリ「Oplus」で運用であれば、時間帯や休日にパターンがなくとも自由にシフトを入力することができます。また、IEYASUの場合は「シフトの希望日の募集機能」がない一方、Oplusであればシフトの希望日をスマホで簡単に募集することができます。

【関連】
【イベントレポート】餅は餅屋に聞け!プロがこっそり教えるシフト・勤怠管理の極意|6月10日(木)14時@オンライン

Q. シフト管理システムと連携可能?

【2】シフトの初期設定(動画・クイックスタートマニュアル)

シフト登録を動画で確認

【機能デモ】IEYASUの『シフト登録』を実演【無料の勤怠管理システム】

シフト登録について、事前準備から登録までを動画にまとめております。まずは動画をご覧になって概要をご確認いただけますと幸いでございます。

クイックスタートマニュアルで初期設定を

また、シフトの設定・管理のに重点をおいたクイックスタートマニュアルをご用意しております。

シフト登録の事前準備、シフトの登録方法、よくあるご質問まで、シフトに関する情報をまとめたマニュアルになっておりますので、シフトをご活用の場合は、まずこのクイックスタートマニュアルをご覧ください。

【マニュアル】

●クイックスタートマニュアル(シフト)

●【機能デモ】IEYASUの『シフト登録』を実演【無料の勤怠管理システム】

●IEYASUヘルプページ(シフト設定)

【関連FAQ】

Q. シフトの活用方法を詳しく知りたい

Q. シフト登録時に登録したい勤務区分が表示されない

Q. シフトで設定した勤務区分をシフト以外でも使用できますか?

Q. 「シフト設定されているためデータ生成できません」という赤文字のメッセージは何ですか?

Q. シフト設定後「日次勤怠データ生成」を行うと「有給休暇の残数が足りない」というエラーが出ます

【3】シフトのよくあるご質問「打刻できない日がある」

シフトに関するよくいただくご質問の中に「打刻できない日がある」というご質問があります。

IEYASUは、シフト登録がされていない日は打刻や勤怠情報の編集ができない仕様になっています。つまり、打刻ができない日には、出勤も公休も登録されていないことが原因として考えられます。

シフト登録時には、勤務シフトがない日にシフト用の「公休」を必ず登録するようにしてください。「公休」を登録していれば、たとえ休日出勤になったとしても、日次勤怠修正画面より勤務区分を変更することができます。

【関連FAQ】
Q. シフト社員が打刻できない日があるのは何故ですか(鉛筆マークもありません)

次回は、フレックスタイム制等の労務形態を正しく設定する方法をご案内

「はじめてのIEYASU」シリーズ
#01 まずは「9STEPの初期設定」から|各種マニュアルや初期設定サポートのご案内
#02 初期設定の最重要ポイント「勤務区分」&「勤怠設定」
#03 打刻のすべて|タイムカード代わりのシンプル設定、不正打刻の防止 他
#04 有給管理のすべて|初期設定、自動付与の設定方法、時間単位の有給休暇 他
#05 シフトのすべて|初期設定やバラバラな勤務体系をシンプルに管理する方法 他
#06 フレックスタイム制、裁量労働時間制など正しく労務形態を設定する方法
#07 IEYASUの人気機能ランキングTOP5
#08 IEYASUのマニアックな便利機能7選
#09 ケース別「困った」ときのIEYASUサポート

次回は、「#06 フレックスタイム制、裁量労働時間制など正しく労務形態を設定する方法」をご案内いたしますので、ぜひご覧ください。

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