働き方改革法の施行や、過重労働の防止の重要性が社会的に認識されてきたことで、勤怠管理に力をいれる企業が増加しています。そのような中、勤怠管理の効率化・高品質化のために中心的な役割を果たすのは、やはりクラウド勤怠管理システムです。

就業規則が複雑すぎる問題

筆者の事務所でも、クラウド勤怠管理システムの導入支援や運用支援の依頼を数多く受けています。対応を重ねていく中で、筆者が気が付いたことは、本稿のテーマにもつながる話で、「世の中には複雑すぎる就業規則が多い」ということです。

たとえば、お客様から「色々なシステムを検討したのですが、弊社の就業規則に合うクラウド勤怠管理システムを見つけられなかったので、何か良いシステムを知っていませんか？」という相談を受けたので、その企業様の就業規則を拝見させて頂いたところ、非常に複雑な振替休日や代休制度、法定休日のルールなどが定められており、たとえゼロから開発しても、この就業規則を運用できるシステムを作ることは不可能だろうと感じたことがありました。

すなわち、何が言いたいのかというと、「就業規則をもっとシンプルにしてみませんか、そうすれば、クラウド勤怠管理システムを楽々導入できますよ！」ということです。

そこで、どのくらい就業規則をシンプルにすれば良いのかということですが、ズバリ、「クラウド勤怠管理システムをベンチマークとし、クラウド勤怠管理システムで自動集計できない就業規則は複雑な可能性がある」と、逆転の発送を持つことを筆者は推奨をしています。

一定の社会的評価・信頼を得て、多くの企業が既に導入・運用をしているクラウド勤怠管理システムは熟成も進んでおり、基本的な労務管理に必要な機能は一通り網羅されています。

その機能で対応できないルールは、複雑すぎる可能性があると考え、就業規則側の見直しを図ることが合理的であるということです。

自社の就業規則を従業員に説明できますか？

加えて、クラウド勤怠管理システムを入れる・入れないは別にしても、「自社の就業規則を従業員に説明できますか？」という観点で、いちど自社の就業規則に目を通してみてください。

たとえば、代休と振替休日の違いは説明できるでしょうか？

振替休日を取得した上で、休日出勤した日の割増賃金率が何パーセントになるか説明できるでしょうか？（振替休日を取っても必ず100％で良いとは限らない）

１週間の全ての休日に出勤をした場合、何曜日が法定休日になるのか特定をできるでしょうか？

こういった疑問に対し、即座に答えが出ない就業規則は複雑すぎますし、本当の意味での会社のルールブックとして機能していないと筆者は考えます。

これに対し、

• 法定休日は日曜日なので、日曜日に出勤したら135％の割増賃金が支給されます。
• 休日出勤に対して代休を取得したら、１日分の賃金が代休控除されます。

このようなルールであれば、誰が見ても明確ですし、人事担当者から従業員に対しても、スッキリと説明ができるのではないでしょうか。

そして、もちろん、クラウド勤怠システムにもキッチリと設定が可能です。

人件費の増加に対する考え方

確かに、ルールをシンプル化する事で、人件費が増加する可能性は考えられます。

なぜ就業規則がこんなに複雑なのか、、、のルーツを辿ると、割増賃金の発生をミニマムにするために、過去に就業規則が細かく作り込まれていた、という歴史にたどり着くことも珍しくありません。

しかし、ルールが複雑すぎることで、担当者が勤怠集計や給与計算に毎月右往左往しているとするならば、その時間に対する人件費こそ、膨大なロスではないでしょうか。

クラウド勤怠管理システムと、クラウド給与計算システムが円滑に稼働すれば、勤怠集計と給与計算に要する時間は何分の１にも縮小されます。

また、複雑なルールですと、従業員から「私の給与はなぜこの額なのですか？」と質問を受けたとき、明快な説明ができず、労使の不信感につながってしまう恐れもあります。

費用対効果が成り立たないような複雑なルールからは、卒業しましょう

人件費の節減も経営上重要なテーマですが、費用対効果が成り立たないような複雑なルールからは、卒業しましょう。

明快な勤怠管理・給与計算ルールで、労使の信頼関係を強固なものにし、そして、クラウドシステムで勤怠集計や給与計算の効率化を図っていけば、その効果は、ルールのシンプル化による人件費の増加を補って余りあるものとなるのではないでしょうか。

無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUは初期費用・月額費用が０円の完全無料でご利用いただくことができ、在宅勤務、フレックス勤務等様々な勤務体系にも対応可能です。ぜひ勤怠管理体制を整備する際に導入のご検討ください。