勤怠締めの作業をしていると、打刻漏れがある、正しく打刻されていない等、人事担当者や給与計算担当者であればだれもが経験したことがあることではないでしょうか？
もしかしたら、社員が打刻の必要性や重要性を理解していないためそのようなことが起こっているのかもしれません。そこであらためてそもそも打刻とは？　ということや打刻することの必要性や重要性をまとめていきます。

そもそも打刻とは？

出勤・退勤の際、その時刻を正確に把握するために、タイムカードや勤怠管理システムに時刻を打ち記す作業です。

打刻はどうして必要なのか

正しい労働時間を把握するため

使用者には労働時間を把握する義務があります。
労働時間を正しく把握するためには、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録してもらわなければなりません。そのため、タイムカードや勤怠管理システムに打刻する必要があるのです。
また、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」ということが「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に記されています。タイムカードや勤怠システムへの打刻は労働時間把握のための客観的な記録として必要とされています。

正しく給与計算をするため

残業代計算、遅刻早退控除、欠勤控除は毎日の打刻の記録を集計し、給与に反映しています。打刻を忘れてしまったり、正しく打刻をしていなかった場合には、給与に反映される数字が誤ったものになり、正しい金額が支給されないことになります。これを防ぐためにも毎日正しく打刻する必要があります。

残業時間（長時間労働）把握のため

前述したとおり残業代の計算のためにも必要ですが、長時間労働を把握するためにも正しく打刻をすることが必要です。これは法令を遵守するという面からもそうですが、従業員の健康面を管理するためにも必要になってくることです。

打刻の重要性

きちんと勤怠管理をしていないと後々未払い残業等を請求されることがある

リスクヘッジをするという面についても、打刻が重要になってきます。
例えば、打刻をさせるタイミングについて。
たまに、タイムカードや勤怠管理システムで打刻を済ませてから、残業をするという方がいます。これは当然ながら正しい打刻ではありません。このような誤った打刻をさせていたということになれば、最悪の場合、未払い残業として請求される可能性があります。
拠点や、社員が増えれば増えるほど管理部門は現場の状況が把握できなくなりはたして正しい打刻をしているのかどうかというのがわからなくなります。現場の責任者に正しい打刻の方法や正しく打刻をすることの重要性を周知することが大切になります。

2019年の法改正でより細かく勤怠管理をしなければいけなくなり、遵守できていないと罰則等もありうる

2019年４月に勤怠に関わる以下のような規制や義務化が施行されました。これらを遵守するためには従業員に正しく打刻をしてもらい、きちんと管理をしていかなければなりません。

■時間外労働時間の上限規制（施行：2019年４月１日、中小企業2020年４月１日）
・時間外労働（休日労働は含まず）の上限は、原則、月45時間・年360時間が上限。
・特別な事情で超過する場合も、月100時間未満、年720時間以内、複数月平均80時間以内で、この特例が認められるのは年６か月以内。

出典：厚生労働省「時間外労働の上限規制」

■年５日の年次有給休暇取得の義務化（施行：2019年４月１日）
年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者（管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年５日については、使用者が時季を指定して取得させること

出典： 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「年５日の年次有給休暇の確実な取得」

勤怠管理システムを導入して正しい勤怠管理をしましょう

正しく打刻ができているかどうか迅速に確認するには、こまめに従業員の勤怠状況を把握することも大切ですがタイムカードや紙での出勤簿ではそうすることが難しいでしょう。また2019年４月に施行された法律遵守するためにもタイムカードや紙の出勤簿では管理が煩雑になってしまいます。管理担当者の方にはかなりの負荷になることが考えられますので、正しく打刻ができているのか、法律を遵守することができているのか迅速に確認するためにも勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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