勤怠は給与計算をするうえで重要な情報です。しかし、勤怠を確定させるときに確認してみると打刻漏れや打刻ミスが多いということは、人事総務担当者、給与計算担当者であれば誰もが経験したことがあることではないでしょうか？
本稿では、実践したこともある対応策を含め、打刻忘れを減らすための対処法と対応策を紹介していきます。

打刻忘れが及ぼす影響とは？

企業への影響

2019年4月1日から、働き方改革により「労働安全衛生法（労安衛法）」が改正され、各企業や事業者に「従業員の労働時間の把握」が義務化されました。
正しく打刻がされていないことで、正確な労働時間を把握することができず、防ぐことができたかもしれない長時間労働を見逃してしまう可能性があります。
労働時間の把握の義務化には罰則はないものの、労働時間の上限規制を超えることになれば、罰則が科される恐れがありますし、企業に対する社会的信用も低下します。

人事への影響

打刻忘れや打刻ミスが多いと、通常でさえ給与計算に必要な情報を収集、集計する作業が煩雑である上に、打刻忘れや打刻ミスを修正するために従業員への確認という作業もプラスされてしまい、人事担当者への負荷が高くなってしまいます。

従業員への影響

もし人事担当者の打刻漏れや打刻ミスのチェックが漏れてしまった場合、残業代等の支給漏れが起きてしまう可能性があります。そういうことが起きないようにするためにも自身で月一回でもいいので確認してもらうように促すのが良いでしょう。

打刻忘れがおきてしまった場合には

本人に連絡し事実確認

管理者側で勝手に修正してしまうのは、改ざんということになってしまいますので、本人に連絡して、正しい勤怠を確認しなければいけません。

次からは気を付けてもらうようお願いする

この事実確認をしたときに、やんわりと次は気を付けてほしい旨をお願いするのも打刻忘れを防ぐ一つの方法です。打刻忘れや漏れは意図してやってないこともあり、本人が気が付いていないだけということもあります。あまり強く言い過ぎてしまうと、逆にやってもらえなくなったり、正しく勤怠を申請してもらえなくなるということも起こりかねません。

打刻忘れの対策は？

簡単な方法を採用する

打刻するまでの手順が多かったり面倒な操作があると、従業員は打刻することが面倒になってしまうことが考えられます。簡単に打刻することができ、打刻することを習慣化することができれば、打刻忘れは減ると考えられます。

部署ごとの確認者を決める

人事担当者だけでは、従業員が増えれば増えるほど、部署が増えれば増えるほど勤怠管理がしにくくなり、チェックも細かくできなくなってしまいますので、支店ごと部署ごと等で勤怠確認者を設け、勤怠確認の協力をしてもらうことができれば、勤怠締めの際に多少工数を減らすことができるでしょう。

罰則を設ける

あまりに打刻忘れがひどい場合は理由書を提出させる、人事評価で打刻をきちんとしている人と差をつける等を考えても良いかもしれません。

打刻忘れがないか月に何回か連絡する

この方法については、筆者が実際にやっていた方法です。
月の中旬くらいに一度全社的に「打刻漏れや間違いがないか確認してください」ということを社内グループウェアの掲示板に掲示します。その後、打刻漏れや打刻間違いがある社員を抽出し部署ごとにメールを送信し、それでも修正をしてもらえなかった場合には電話、または直接口頭で修正依頼をするということをやっていました。最初のうちは膨大な量でしたが徐々に減っていったように思います。また普段は顔を合わせることのない従業員ともコミュニケーションを取れたりするので、もし連絡する時間が作れるようだったら試してみても良いかもしれません。

勤怠管理システムを利用して打刻忘れを防ぐ

無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUにはいくつかの打刻方法があり、面倒な操作を必要とせず、簡単に打刻することができます。また「出勤・退勤漏れ通知」という機能があります。こちらも、もちろん無料でご利用いただけます。打刻漏れがあれば翌日に打刻漏れがある対象者に自動でメールを送る機能です。この機能を利用すれば勤怠管理者の方の手間を減らすことができるかと思いますので、ぜひご活用ください。機能の詳細は以下の記事をご確認ください。

【参考記事】『【はじめてのIEYASU】打刻のすべて｜タイムカード代わりのシンプル設定、不正打刻の防止、複数回打刻等を解説』
【参考記事】『【IEYASUの使い方】「打刻漏れ通知」機能の設定』