タイムカード3年で捨てようとしていませんか?法改正で変わる出勤簿等の勤怠管理データの保存期間

2020年4月、民法が実に120年ぶりに大改正されました。
改正されるまでに、内容の確認や対応はしてきたかもしれませんが、今号では、総務人事簿実務に影響がある賃金請求権の消滅時効期間と出勤簿等の記録の保存期間の延長について、あらためて確認していきます。

民法改正により、賃金請求権の消滅時効期間が延長

まず、これまでの改正前の民法では賃金等請求権の消滅時効について以下のように規定されていました。

第174条 次に掲げる債権は、1年間行使しないときは、消滅する。
一 月又はこれより短い時期によって定めた使用人の給料に係る債権
二 自己の労力の提供又は演芸を業とする者の報酬又はその供給した物の代価に係る債権
三 運送賃に係る債権
四 旅館、料理店、飲食店、貸席又は娯楽場の宿泊料、飲食料、席料、入場料、消費物の代価又は立替金に係る債権
五 動産の損料に係る債権

つまり改正前の民法では賃金等請求権は1年の時効により消滅するとされていました。しかし、労働者の重要な賃金請求権が1年で消滅するのは保護に欠けるとして、特別法である労働基準法では以下のとおり賃金請求権2年の消滅時効としてきました。

(改正前)
第115条 この法律の規定による賃金(退職手当を除く。)、災害補償その他の請求権は2年間、この法律の規定による退職手当の請求権は5年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

今回の民法改正でこの1年の短期消滅時効が廃止され契約に基づく債権の消滅時効期間は原則5年とされました。

これに伴い労働基準法115条の賃金債権等に係る消滅時効についても、その在り方の検討を行う必要があるとされ、今回の改正民法と同様に5年に延長されることになりました。

(改正後)
第115条 この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から5年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権(賃金の請求権を除く。)はこれを行使することができる時から2年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

しかしながら、当分の間は経過措置として消滅時効期間が3年となります。

参考:
厚生労働省「「賃金等請求権の消滅時効の在り方に関する検討会」について
厚生労働省「労働基準法の一部を改正する法律及び労働基準法施行規則等の一部を改正する省令の公布及び施行について

同様に出勤簿等の保管期間も延長

改正前の労働基準法では以下のとおり、賃金その他労働関係に関する重要な書類については3年間保存しておかなければならないとされていました。

(改正前)
第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

紛争解決や監督上の必要から、その証拠を保存する意味で、3年間の保存義務が設けられていましたが、今回の民法改正や賃金請求権の消滅時効期間に合わせて、出勤簿等の記録の保存期間の5年に延長することになりました。

(改正後)
第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。

こちらについても、賃金請求権の消滅時効期間に合わせて経過措置が設けられており、当分の間3年とすることになっています。

労基法第109条の対象となる記録は、以下のとおりです。
①労働者名簿
②賃金台帳
③雇入れに関する書類
例:雇入決定関係書類、契約書、労働条件通知書、履歴書、
身元引受書等
④解雇に関する書類
例:解雇決定関係書類、解雇予告除外認定関係書類、
予告手当または退職手当の領収書等
⑤災害補償に関する書類
例:診断書、補償の支払、領収関係書類等
⑥賃金に関する書類
例:賃金決定関係書類、昇給・減給関係書類等
⑦その他労働関係に関する重要な書類
例:出勤簿、タイムカード等の記録、労使協定の協定書、各種許認可書、始業・終業時刻など労働時間の記録に関する書類(使用者自ら始業・終業時間を記録したもの、残業命令書及びその報告書並びに労働者が自ら労働時間を記録した報告書)、退職関係書類、休職・出向関係書類、事業内貯蓄金関係書類等

出典:厚生労働省「改正労働基準法等に関するQ&A

出勤簿等の書類の保存期間の起算日も明確化

さらに今回の法改正では、上記②⑥⑦⑧の記録に関する賃金の支払期日が記録の完結の日などより遅い場合には、当該支払期日が記録の保存期間の起算日となることが明確化されました。

なお、改正省令の施行日は2020年4月1日ですが、2020年3月 31 日以前にタイムカードが完結する等のケースについても、それに係る賃金支払期日が改正省令の施行日以後である場合においては、当該賃金支払期日から起算して記録保存が必要と考えられます。

出典:厚生労働省「未払賃金が請求できる期間が延長されます

これを機にクラウド勤怠システムの導入を検討してみては?

今号では、民法改正に伴う賃金請求権の消滅時効期間や出勤簿等の記録の保管期間の延長について解説しました。なかでも特に実務に影響が出るのは賃金その他労働関係に関する重要な書類の保管期間の延長についてかと思います。

経過措置が設けられているものの、いずれは消滅時効期間や出勤簿等の記録の保管期間が5年に統一されます。いままで紙で保管していた会社は5年に延長されることでさらに保管が大変になるでしょう。

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【動画で確認】勤怠打刻データの保管で労働基準法違反に?!是正勧告されないよう適切な保管を

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ABOUTこの記事をかいた人

春日 綾香

IEYASU株式会社 打刻ファースト編集担当。採用支援、給与計算、社会保険手続き、企業常駐等、1人から約800人までの様々な規模、業種、業態の人事関連の実務を担当してきました。現場にいた経験してきたことを生かして、少しでもお役に立てるようなを情報発信をしていきます。