あなたの会社は整備されていますか?雇用調整助成金申請のキモは勤怠管理である理由とその落とし穴

新型コロナウイルスによる影響が深刻化するとともに、国や地方自治体の自粛要請もあり、多くの企業が休業や時短勤務を行っています。自粛により休業手当を従業員に支給するためには、雇用調整助成金のサポートを活用するに越したことはありません。本稿にて雇用調整助成金申請時における勤怠管理の重要性クラウド勤怠管理システムの利便性を見直し、勤務体制整備の参考にしてみてください。

自粛に応じた場合は原則として休業手当の支払いが必要

自粛要請は法的強制力のある命令ではないため、自粛に応じた場合の休業や時短勤務は、原則として労働基準法上の休業手当の対象となり、企業は従業員に対して平均賃金の60%以上の休業手当を支払わなければなりません。

休業手当の支払は、自粛によって売上が立たなかったり、売上が大幅に落ち込んでいる企業にとっては、非常に負担の大きいものです。

そこで、この休業手当の支払をサポートする国の制度として位置付けられているのが「雇用調整助成金」です。雇用調整助成金を申請すると、企業が従業員に対して支払った休業手当の一部が、国から企業に支払われるという仕組みになっています。

雇用調整助成金の仕組みは複雑

雇用調整助成金については、仕組みが複雑すぎることや、添付書類が多すぎることが、社会的批判を集めています。

筆者としても、一般的な事業主の方や、人事担当者の方が、すぐに理解をして申請を進めることは難しそうだという温度感を持っています。

ただ、国も世論を受けて、添付書類を減らしたり申請書の簡易化を図ったりしているので、まだまだ難しいですか、当初に比べ、申請の難易度がある程度下がったことは間違いありません。

ボトルネックは勤怠管理

しかし、今なお残っているボトルネックがあります。それは、勤怠管理に関する添付書類です。

雇用調整助成金の申請には、少なくとも出勤簿の添付が必要で、シフト制で勤務をしている会社の場合は、合わせてシフト表の提出も必要となります。

ところが、今、最も支援を必要としている小規模事業者は、出勤簿やシフト表を作成していないという場合も珍しくありません。具体的には、月額固定で賃金を決めて支払っていたり、シフト表を作らず、口約束だけでシフトを決めているようなイメージです。

私たち社会保険労務士が支援に入った場合、雇用調整助成金の申請書類の作成や、休業協定の作り方などはアドバイスやサポートをできます。

しかし、勤怠管理に関しては、誰にどのようなシフトが組まれていて、実際はどのように働いたのかという事実は知るすべが無いので、企業側でシフトや勤怠が管理されていなければ、どうしようもありません。

事業主から「適当に、シフト表や出勤簿を作っておけば大丈夫ですか?」と聞かれても、「事実に反する書類を提出して助成金の支給を受けたら不正受給になります」と答えるしかありません。

その結果、雇用調整助成金の申請を断念せざるを得ず、公的支援の枠組みから、こぼれ落ちるという結末になってしまうのです。

勤怠管理をしていない事業主が悪いのだけど・・・

確かに、元をたどれば、出勤簿の作成やシフト管理を労働基準法などの法令に沿った形で行ってこなかった事業主に非があるということになります。

しかし、現在のような緊急事態の中、支援が行き届かないとなると、最終的に休業手当の不払いや解雇、雇い止めなどで不利益を被るのは、その企業で働く従業員ということになってしまいます。

ですから、政策論になってしまいますが、幅広のセーフティーネットとして企業の雇用維持や休業手当の支払を国が支援したいということであれば、雇用調整助成金ではなく、「人件費の〇%を補助する」というような、もっと一律でシンプルな給付金制度を立案すべきでしょう。

勤怠管理を行っている企業でも大変

しかし、勤怠管理をきちんと行っていた企業でも、タイムカードなど、アナログな方法で管理をしてきている場合は、集計やコピーなどが大きな負担になってしまっていると思います。

雇用調整助成金を申請するためには、何日・何時間休業したのかなどを集計して、申請書類に記入しなければならないからです。

シフト表と出勤簿をバラバラに管理している場合は、その突合せチェックも工数になっているでしょう。

このようなとき、クラウド勤怠システムを導入済であれば、休業時間数の集計や、シフトと実態の突合せも迅速です。素早く必要情報を集計して、申請書や添付書類を完成させれば、雇用調整助成金の申請も早急に行うことができ、入金も早まりますので、企業の資金繰りの改善にも貢献することができます。

すなわち、クラウド勤怠システムを導入していれば、平常時のバックオフィスの業務の効率化だけでなく、今回のような緊急時においては、「資金繰りの改善」という副次的な効果さえも期待できるということです。

たかが「勤怠管理」と侮ることなく、勤怠管理は労務の枠を超え、資金繰りにもつながる重要テーマであるということを理解して頂けましたら幸いです。クラウド勤怠システムの活用を軸に、勤怠管理の体制づくりに積極的に取り組んでいってほしいと思います。

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ポライト 社会保険労務士法人

「社員から信頼される会社作りをサポートする」を経営理念に掲げている社会保険労務士法人です。目下は、電子タイムカードやクラウド給与計算ソフトなどのHR-Techの活用や導入支援に力を入れており、お客様企業の効率改善や残業削減に貢献していきたいと考えています。