クラウド勤怠管理システムの打刻を正確に運用するためのポイント

クラウド勤怠システムを導入したからといって、直ちに魔法のように正確な勤怠管理ができるわけではありません。

クラウド勤怠管理システムは、従業員の打刻結果に基づき、所定労働時間、残業時間、遅刻早退時時間などを自動集計するのが役割ですので、始業や終業の打刻が正確でなければ、「正しい勤怠集計結果」を得ることはできません。

そこで、本稿では、従業員に「正しい」打刻を行なってもらうためのポイントについて紹介をさせて頂きます。

1.物理的な対策

打刻漏れや、不正打刻を防ぐための最も確実な方法は、それらが生じないようにするための物理的な対策を講じることです

たとえば、業務にPCが必須の職種であれば業務用PCの電源のオンを業務開始打刻、オフを業務終了打刻と連動させることが考えられます。それ以外にも、職場の入退場のゲート通過や、ドアの開閉と連動させる方法などが挙げられるでしょう。

すなわち、日々の動線の中で、強制的に打刻が行なわれる状態を作るということです。

ただし、これらの方法をとった場合、本当の意味での業務開始、業務終了とはタイムラグが出てしまいまうケースが大半です(たとえば、ドアを空けるのを業務開始打刻とみなす場合、ドアを明けた瞬間に業務開始するわけではないから)。

とはいえ、従業員に有利な形でのタイムラグですので、法的な問題はありません。

一方で、会社側にとっては、タイムラグ分の残業代が増加してしまうなどのデメリットが想定されます。

しかし、労基法違反の無い勤怠管理を自動で行なうことによって得られる法的リスクの回避や、アナログ作業で不正打刻を抽出する手間を考えると、発生するコストよりも得られるメリットのほうが大きいと考えることができるのではないでしょうか。

2.残業許可のワークフロー運用

打刻と実態のズレで最も大きな問題となるのは、やはりサービス残業です。サービス残業を撲滅するためには、「サービス残業の見える化」が効果的です

多くのクラウド勤怠管理システムにはワークフロー機能が備わっており、残業を行なう場合には、あらかじめ上司に残業申請を出し、承認を受けた場合に残業を行なうことができる、という仕組みをクラウド上に構築することができます。

これにより、上司は、自分が残業の許可をしていないにも関わらず、定時後もオフィスに残っている部下が誰なのかが一目瞭然となりますので、その場で声掛けをして帰宅を促したり、残業申請をするよう指導することができます。

プラン上の制約などでワークフロー機能を使えない場合であっても、クラウド勤怠システムであれば、管理者は全員の打刻状況をリアルタイムで確認することができますので、既に退勤の打刻をしているにも関わらず、社内に残っている人をピックアップすることは容易です。

3.メールやログの調査

昨今のコロナ禍でテレワークが増加していますが、テレワークにおいて正確な打刻を担保することはオフィス以上の難しさがあります。

自宅に業務専用のパソコンを持ち帰り、電源のオンオフと連動させているならば別ですが、スマートフォンやデスクトップのアプリで打刻をしている場合は、打刻後に業務を行なうということが物理的に可能です。

オフィス勤務時のように、目視でサービス残業者を見つけ出すこともできません。

そこで、テレワーク時は、退勤打刻後にメールやチャットが送信されていないかの確認が、打刻と実態のズレを見つけ出す重要な手がかりとなります

上司は、退勤打刻後にメールやチャットが送信されていることを見つけたり、エクセルやパワーポイントなどの最終編集時刻が退勤打刻後になっていることに気付いた場合には、本人に確認し、正しい退勤時間に修正をさせましょう。

また、半年に1回とか、1年に1回とか、無理のない頻度で、PCのログの調査を行なうことも考えられるでしょう。PCの電源オンオフと、クラウド勤怠システムでの打刻の乖離が大きい場合等には事情を確認する必要があります。

4.従業員教育や懲戒処分

ここまでは、物理的な対応や、勤怠管理の「仕組み作り」について説明をさせて頂きました。しかし、従業員が正しく打刻をすることの重要性を認識していなければ、どんなに立派な仕組みやルールを作っても、「イタチごっこ」になってしまう恐れがあります。

従業員の中には、打刻後に残業を行なうのは会社のためになると思っている人もいますが、サービス残業が発覚すると、会社は行政指導や刑事罰を受けたり、マスコミで報道されると風評被害が生じるリスクもあります。ですから、自主的なサービス残業であっても、決して会社のためになるものではなく、むしろ会社をリスクにさらしているということを伝え、マインドチェンジを図ってもらう必要があります。

その他にも、打刻漏れや異常打刻があると、その確認や修正で、社内業務の効率化を妨げたり、人事部門の同僚に負担をかけているのだとう意識を持ってもらう必要もあるでしょう。

打刻を正確に行なうためには、システム面や仕組み面だけではなく、実務上、最後は、「従業員1人1人の意識」という主観面がとても重要になってきます

打刻の重要性を伝えても、なお打刻漏れや不正打刻を繰り返す従業員には、懲戒処分を行なうことも視野に入れましょう

まとめ_トータルなアプローチを心がける

クラウド勤怠システムの導入や運用の際には、機能やコストなどに目が行きがちですが、どんなに高性能なシステムであっても、従業員1人1人が正確な勤怠打刻を行なわなければ、そのシステムは「宝の持ち腐れ」になってしまいます。

運用ルールの整備や従業員教育等も含め、トータルなアプローチを心がけたいものです。

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ポライト 社会保険労務士法人

「社員から信頼される会社作りをサポートする」を経営理念に掲げている社会保険労務士法人です。目下は、電子タイムカードやクラウド給与計算ソフトなどのHR-Techの活用や導入支援に力を入れており、お客様企業の効率改善や残業削減に貢献していきたいと考えています。