働き方改革推進の第一歩として、既存の勤怠管理方法の見直しをされている事業者様も多いのではないでしょうか？
ひと口に「勤怠管理」といっても様々な方法が想定されますが、本ページでは「クラウドによる勤怠管理」をテーマに、システム導入に伴うメリット・デメリットをご紹介することにしましょう。

そもそも「クラウド勤怠管理システム」とは？

クラウド勤怠管理システムとは、インターネット等のネットワークを経由して提供される勤怠管理システムのことです。

従来の勤怠管理システムといえば、自社でサーバーを用意してソフトウエアをインストールするパッケージ（オンプレミス）型が主流でしたが、初期費用や運用・保守費用といったコストの高騰、運用面での難しさが課題となっていました。
近年では、インターネット環境とパソコン・携帯端末さえあれば手軽に導入・運用できるクラウド勤怠管理システムの導入が格段に進みつつあります。

クラウド勤怠管理システム導入のメリット5つ

◎ 勤怠管理に伴うコストを削減できる

クラウド勤怠管理システム導入のメリットとしてまず挙げられるのが、従来主流だったパッケージ（オンプレミス）型と比較して「コストがかからない」ことです。

パッケージ（オンプレミス）型勤怠管理システムを導入した場合、初期費用で30万円～100万円程度が必要となり、さらに運用・保守費用で毎月1万円前後のサーバー費用がかかります。

一方、クラウド型の勤怠管理システムなら、初期費用は無料もしくは高くても数万円程度に収まり、システム使用料金等のランニングコストとして登録社員人数１人あたり月額200円～500円前後に設定されているサービスが大半です。

これまでパッケージ（オンプレミス）型を導入していた企業でも、コスト面を重視してクラウド型に乗り換えるケースは少なくありません。ここ数年でクラウド勤怠管理システムは格段に充実してきており、もはや高額な勤怠管理ソフトにこだわる理由がなくなってきたと言えます。

◎ 政府のガイドラインに合った勤怠管理が実現する

政府が示す「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン」には、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として「タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と明記されています。
この点、クラウド勤怠管理システムを活用することで、政府が推奨する「労働時間の客観的な記録に基づく把握」が可能となります。

勤怠管理については、未だに「取り組めていない」という事業場は決して少なくありません。また、かろうじて取り組んでいたとしても、「出勤簿等への記録」など客観性に欠ける方法で勤怠管理されているケースを散見します。
このたびの働き方改革で「労働時間の適正把握」が正式に事業主義務とされたことを受け、政府のガイドラインの規定を満たしつつ、コスト面、運用面でも導入しやすいクラウド勤怠管理に注目が集まっています。

◎ 複数拠点でも勤怠管理が容易になる

クラウド勤怠管理システムの良い点は、「ICカードやパソコン、スマートフォン等を用いてどこからでも打刻ができること」、そして「異なる場所の打刻データをシステム上でリアルタイムに一元管理できること」です。

例えば、タイムカードによる勤怠管理の場合、事業所内に設置されているタイムレコーダーを使わなければ始業・終業時刻の登録ができません。
また、複数拠点の勤怠を把握するためには、まず拠点ごとにタイムカードを集計し、その上で所定の場所に入力しなければなりません。

支店や店舗を複数構える企業や、テレワーク勤務や外回りの従業員を複数抱える会社での勤怠管理を想定するならば、「出社して打刻」に限らない勤怠管理方法の導入が不可欠です。そうなれば、勤怠管理はもはや「クラウド一択」と言っても過言ではないでしょう。

◎ 給与計算システム等との連携により業務効率が上がる

クラウド勤怠管理システムで収集した勤怠データは、給与計算システム等の既存のシステムにそのまま反映させることで、担当者の大幅な負担軽減、業務の効率化を図ることができます。

タイムカードやエクセルでの勤怠管理では、勤怠データの集計や確認に多大な労力と膨大な時間を費やすことになります。

◎ 法改正に対応しやすい

現在、大半のクラウド勤怠管理システムでは、改正法施行のタイミングでシステムの自動更新が行われるようになっています。
よって、担当者が逐一法改正情報をチェックし、一つひとつ手動で変更を施す必要がありません。

労働関連法令の改正は比較的頻繁に行われ、改正によってこれまでの勤怠管理方法や給与計算の基礎が大幅に変わってしまうことも珍しくありません。
この点、法改正に伴う自動更新に対応するクラウド勤怠管理システムを導入していれば、ストレスのない業務遂行が可能となります。

クラウド勤怠管理システム導入のデメリット5つ

クラウド勤怠管理システムの導入には、上記の通り様々なメリットが期待できますが、一方で、新システムの導入にあたり想定されるデメリットについても十分に把握しておく必要があります。

× システムトラブルにより使用不可になることがある

パソコンやスマホ、ＩＣカード等から打刻するクラウド勤怠管理システムでは、しばしば「打刻できない」といった現象が起こることがあります。
その原因は打刻機の故障やネットワーク上の問題等、ケースにより様々ですが、ひとたび使用不可になってしまえば復旧まで打刻することはできません。
この時、パッケージ（オンプレミス）型のエラー時と比較すると、システムによってはベンダー側の迅速な復旧支援が期待できないこともあります。

× 不正打刻防止への対応が必要となる

インターネット環境さえあれば場所を選ばず打刻できるクラウド勤怠管理システムでは、どうしても不正打刻が起こりがちになります。
一旦打刻してからすぐに業務を開始しない、始業可能な状況でなくともとりあえず打刻が可能である等、不正打刻の形は様々です。
不正打刻防止のために位置情報の確認が可能なシステムもたくさんありますが、必ずしも万能とは言えません。

一方、出社して打刻させるシステムであれば、上司が部下の様子をリアルタイムに確認することができるため、不正は生じにくいと言えます。
このように、管理監督者による現認が困難である点はクラウド特有の課題と言えましょう。

× 独自の運用で、労働基準法違反が生じる可能性がある

クラウド勤怠管理システムには、「労務管理に関わる専門的知識がなくとも気軽に導入・運用できる」という良さがある反面、「利用者による独自の判断によって、意図せず違法な運用をされてしまう」ケースもあります。

例えば、割増賃金支払に不可欠な労働時間の端数処理や裁量労働制の導入等、法の定めとは異なる取り扱いで初期設定し、そのまま従業員の勤怠管理に適用される例を散見します。

× 使用中のシステムとの連携ができないことがある

クラウド勤怠管理システムと使用中の社内システムとが連携できない場合、当然のことながら、期待通りの業務効率化を図ることはできません。

× 従業員の働き方に合った運用ができないことがある

クラウド勤怠管理システムの中には未だ発展途上のものもあり、対応可能な労働時間制や就業ルールが限定されているシステムは少なくありません。
働き方改革を背景に、企業における従業員の働き方は多様化しています。フレックスタイム制や裁量労働制、各種のシフト制等、御社の働き方に対応できるシステムでなければ、せっかく導入しても役に立たないものとなってしまいます。

失敗しないクラウド勤怠管理システム選びのポイントとは？

さて、これまでクラウド勤怠管理システム導入のメリット・デメリットをご紹介してきました。良い面があれば一方で注意すべき点もあるということで、システム導入について一層頭を悩ませることになってしまったご担当者様もいらっしゃるでしょうか？

クラウド勤怠管理システムの導入を検討される際には、「デメリットをどうクリアするか」に着目し、システム選びにお役立ていただくのが得策です。
ここからは、具体的にクラウド勤怠管理システムを選定する際の視点をご紹介しておきましょう。

✓ サポート体制は万全か？

クラウド勤怠管理システムを正しく、そして十分に活用できるかどうかは、サービス提供側の「サポート体制」にかかっています。
手軽に利用できるクラウドサービスも、運用が完全に利用者任せであるならば、導入は避けた方が無難です。

例えば初期設定の段階で、メールやチャット、電話等による遠隔サポートの他、希望に応じて「訪問による導入指導・設定代行」に対応してもらえるサービスであれば心強いと言えましょう。
また、実際に運用を開始してみてからのトラブルや疑問の解消に対応してくれるかどうか、問い合わせに対するレスポンスは迅速かどうかも、クラウド勤怠管理システムを選ぶ上でのポイントとなるでしょう。

せっかく新規にクラウド勤怠管理システムを導入しても、初期設定や日々の運用が誤っていたのでは、法に則した勤怠管理は実現しません。
特に導入後、運用に慣れるまでの間は、ベンダー側のサポートを受けてこまめに軌道修正を図ることが不可欠と言えます。

✓ 導入済みの社内システムとの連携は可能か？

クラウド勤怠管理システムを導入する目的として、「業務効率化」を挙げる方は少なくないでしょう。
そういった意味では、給与計算等の既存の社内システムと上手く連携してくれるかどうかは、勤怠管理システム選びに際してまず確認しておくべき点と言えます。

✓ アラートが十分に機能するか？

クラウド勤怠管理システムを活用する利点のひとつに、「従業員の勤怠状況をリアルタイムに把握できること」があります。
そして、このメリットを活かして、何かしら問題のある働き方をしている従業員に対し注意喚起ができる機能（アラート機能）を搭載するクラウド勤怠管理システムも少なくありません。

時間外労働が一定の基準を超えた者、有給休暇の年5日取得義務を満たしていない者、打刻漏れのある者等が生じた際に、都度、正しく通知されるかどうかを、試用段階で確認しておくと良いでしょう。
そういった意味では、本格導入に先立ち十分に機能を試すことのできるシステムがお勧めであることは言うまでもありません。

✓ 従業員の働き方に合った運用が実現するか？

適切な勤怠管理を実現するためには、導入するシステムが御社の従業員に適用される労働時間制や就労ルールに対応できるかどうかを見極めることが肝心です。
御社が採用する働き方が法に則したワークスタイルであることは大前提ですが、多様な人材活用が目指される今日においては、働き方にもまた様々な形が想定されます。
複雑な勤務体系にシステムが対応できず、結果的に別途管理することになっては本末転倒ですから、事前の確認が不可欠です。

✓ システム導入に伴うコストは想定内か？

比較的安価に導入できるクラウド勤怠管理システム選びでは、どうしてもコストが重視されがちです。
しかしながら、一見すると低価格で利用できそうに感じられる勤怠管理システムも、「必要な機能を備えたら、実はかなりのオプション料金がかかった」というケースは珍しくありません。
IEYASUについても初期設定、月額利用料共に完全無料から導入可能ですが、ご希望の機能を備えるためには有料プランへのお申込みが必要となります。

クラウド勤怠管理システム選びの際には、必要な機能をすべて利用できるようにした際の費用を基準として、検討中のシステムについて比較・検討されることをお勧めします。

メリット・デメリットの両方を十分に把握した上で、クラウド勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
IEYASUなら、「本格的な導入に先立ち、まずはあれこれ機能を試したい！」というご要望にも柔軟にお応えします。まずはお気軽にご相談ください。