あなたの会社の勤怠管理は大丈夫?コロナ禍で再認識させられた勤怠管理の重要性

新型コロナウイルスの影響により、多くの企業が休業や時短営業に追い込まれ、苦しんでいます。
そのような中、雇用維持の命綱となったのが雇用調整助成金でした。
今号ではコロナ禍における勤怠管理の重要性と雇用調整助成金等との関係性を解説していきます。

雇用調整助成金と勤怠管理

雇用調整助成金は、企業が新型コロナウイルスの影響で休業や時短営業を行った際、従業員に支払った休業手当の最大100%を国が助成金として支給するという制度です。

雇用調整助成金の受付が始まった当初は、申請書類の多さや複雑さが大きな社会問題となり、多くの事業主が頭を抱えていました。

厚生労働省は、その対策として、大幅に雇用調整助成金の申請書類の簡易化や、添付書類の削減を行い、8月現在においては、申請はかなり楽になっています。

しかし、そのような中でも、まだ雇用調整助成金の申請に苦しんでいる企業も散見されます。それは、勤怠管理を怠ってしまっていた企業です。

雇用調整助成金の申請書類が簡素化されたとは言え、申請書類には「何日、何時間」休業をしたのかを記載しなければなりません。また、その証拠となる添付書類として、出勤簿を提出することは必須です。

ですから、シフトが曖昧で、いつが公休日でいつが休業日なのかが分からなかったり、時短勤務をしたと言っても、そもそも本来の所定労働時間が何時間だったのかが分からなけば申請書類が簡素化されたといえども、雇用調整助成金の申請には行きつきません。

雇用調整助成金の申請ができなかったり、遅れてしまったりすると、企業のキャッシュフローを圧迫することや、休業手当を支払うことができず従業員の生活に影響を与えてしまうことが懸念されます。その結果、労使の信頼関係の悪化や、従業員のモチベーションの低下にもつながってしまいます。

このように、新型コロナウイルス禍による雇用調整助成金を機に、勤怠管理の重要性を痛感した事業主の方も少なくないのではないでしょうか。

クラウド勤怠システムで勤怠管理体制の整備を

緊急事態宣言明けに、一旦は減少したかに思えた感染者数が再び爆発的に増加に転じ、新型コロナウイルス禍は、まだまだ長引きそうです。政府も、雇用調整助成金のコロナ特例措置の延長を検討しているようです。

今後の雇用調整助成金の申請のために、一刻も早く勤怠管理の体制を整えることが望ましいと考えます。

クラウド勤怠システムであれば、シフトを簡単に組んだり、シフトと実績の差を比べて、どこが休業日や休業時間であったかを把握するのも容易ですので、紙ベースのシフト表や出勤簿よりも、クラウド勤怠システムを導入するほうが管理上の負担も軽減されるでしょう。

雇用調整助成金の申請においても、クラウド勤怠システムからプリントアウトしたシフト表や出勤簿を、そのまま添付書類として利用することができます。

コロナ禍で経営状況が苦しい中、新たなシステムを導入することは気が引けるかもしれませんが、クラウド勤怠システムは、無料ないし、従業員1人あたり数百円のコストで利用開始することが可能です。

離職票の作成等でも勤怠情報は必要

新型コロナウイルスの影響で、解雇や退職勧奨を行ったり、あるいは従業員が自ら自己都合退職を申し出たりと、事情は様々であれ、いずれにしても退職時に発行が必要となるのは離職票です。

離職票の記載内容によって、基本手当(いわゆる失業手当)の受給資格の有無や、基本手当の1日当たりの受給額が決定されます。ですから、離職票には正確な情報の記載が求められます。

離職票には、退職日からさかのぼって1年間の賃金支給額や、その賃金の支払の基礎となった勤務日数を記載する欄があります。

この勤務日数の記載が不正確であると、上述した受給資格の有無の判定や、基本手当の1日あたりの額の決定が誤ったものになってしまい、退職した従業員に迷惑を書けてしまう可能性があるのです。

その他にも、休業手当を支払う際の平均賃金の計算や、解雇時の解雇予告手当の計算などでも勤務日数が影響を与える場合があります。

まとめ_企業自身や従業員のためにも勤怠管理を

このように、勤怠管理を行っていないと、コロナ禍の対応においても、様々な場面で、企業自身や従業員にデメリットが生じてしまいます。

これを機に、クラウド勤怠システムの導入を含め、勤怠管理体制を整備してみてはいかがでしょうか。

無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUは初期費用・月額費用が0円の完全無料でご利用いただくことができ、在宅勤務、フレックス勤務等様々な勤務体系にも対応可能です。
ぜひ勤怠管理体制を整備する際に導入のご検討ください。

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ポライト 社会保険労務士法人

「社員から信頼される会社作りをサポートする」を経営理念に掲げている社会保険労務士法人です。目下は、電子タイムカードやクラウド給与計算ソフトなどのHR-Techの活用や導入支援に力を入れており、お客様企業の効率改善や残業削減に貢献していきたいと考えています。