ハーモス勤怠の使い方「システム導入直前に登録する休暇残数」「社員への通知」「打刻漏れ対応」
いつもハーモス勤怠 by IEYASUをご利用いただきありがとうございます。
ハーモス勤怠 by IEYASUのご導入の日を迎えるにあたり、他社はどのようなことで悩んでいるのか気になるという会社様もいらっしゃるかと思います。
この記事では、既にご導入いただいた会社様から過去にいただいたご質問の中で、サポート担当者の感覚で特に多いものを3つご紹介いたします。
1. 有給休暇の残数はどの時点のものを登録するのか
有給休暇はいつ取得されるかわからないもの。
社員様ごとに取得可能な日数を算出するだけでも大変なのに、登録が遅ければ新しいシステムで利用することができず、逆に登録が早ければその後に取得された日数が新しいシステムに反映されていない恐れがあるというジレンマがあります。
ハーモス勤怠 by IEYASUでは、まずは仮の日数でご登録いただき、システム導入後に追って正しい日数に修正いただく方法をご案内しております。
詳細は以下の記事をご参考くださいませ。
▼ご参考
ハーモス勤怠の使い方「ハーモス勤怠導入時の有給休暇の残数調整の登録方法は？」
2. 社員への通知
新しくシステムを導入するにあたり、混乱を避けるために当該システムの使い方などを事前に社員に通知する必要がございます。
ハーモス勤怠 by IEYASUではマニュアルをご提供しております。
＜配布しているマニュアルの種類＞
・【打刻機能】従業員配布マニュアル（打刻方法 / 日次勤怠画面の操作 / 届出申請）
・【打刻機能】承認者配布マニュアル（日次勤怠の承認 / 月次勤怠の承認 / 届出承認）
・【年末調整】従業員配布マニュアル（年末調整の申告方法）
それぞれPDFの他にパワーポイントのご用意もございますので、会社様ごとに内容を変更することが可能です。
以下のような内容を追加する会社様が多い印象です。
・アラートなど通知メールが届くこと（クリックして良いことの共有）
・給与明細の確認方法や印刷・ダウンロード方法
また、アプリの打刻は想定していない場合や、パスワードなどは通知しない想定（ICカードなどでの打刻のみ想定している）の場合など、不要な内容は削除してから配布いただくこともあります。
▼ご参考
Q. 一般社員や承認者への案内に利用できる資料はありますか？
3. 打刻漏れ・誤りへの対応
新しいシステムを導入したばかりのタイミングでは、打刻漏れや打刻の誤りが生じやすいかと思います。
2〜3ヶ月ご利用いただくと社員様もある程度慣れ、次第に打刻ミスは減っていくのですが、会社様として取りうる対策をいくつかご紹介いたします。
・打刻漏れ通知メール
打刻の漏れがあった場合、翌日に通知メールを送ることが可能です。通知のタイミングは会社様の始業時間などに合わせてご設定いただくことが可能です。
▼ご参考
Q. 打刻漏れのアラートはありますか？
また、メールでは確認が漏れてしまうという場合、アプリをご利用いただくとプッシュ通知も届くようになります。
スマホの画面に直接通知が行われますので、社用携帯の配布をされている会社様などでは、本機能をご活用いただいていることが多い印象です。
▼ご参考
Q. どのような通知が、どこに届く？
・打刻方法の変更
社員が打刻しやすい方法を選択する、というのも大事です。
例えば、オフィスの入口の必ず目に入るところに打刻機を設置する、毎朝必ずSlackなどトークアプリを確認するような会社様ではSlackから打刻が可能な「Slack打刻」を利用するなどが考えられます。
▼ご参考
Q. PC、ICカード、スマホアプリ、LINE、SLACKのそれぞれの打刻方法のメリット、デメリット
ハーモス勤怠 by IEYASUの機能以外でも、PC立ち上げのタイミングで必ずアプリが機動するよう、PC設定をすることも有効です。
・その他
最終的には会社のルールとして定期的な勧告をする、あまりに酷い場合は罰則を設けるなどの方法で対応している会社様もございます。
