クラウドサービス導入の流れやチェックリスト、課題の解消法をご紹介|IEYASUの初期設定サポートや導入支援もご用意

クラウドサービスを検討中に「どうやって進めれば良いのかな」と思ったことありませんか?必要な工数・時間・人員を把握できず、稟議が通らない。残念なことに、導入したは良いものの設定・検証が進まず結局稼働にまで至らないことも。

そこで本項では、、クラウドサービスを導入する上で必要となる工程や能力、人員、時間などについてご紹介し、加えて、導入に必要なものを確認するセルフチェックリストや、導入時の課題を解決する方法についてもご案内いたします。

HR系クラウドサービス導入のメリットと課題

クラウドサービス導入のメリット

採用やタレント・マネジメント、リーダー育成、評価、勤怠などの幅広い人事関連業務において、ビッグデータ解析や人工知能(AI)などの最先端テクノロジーを活用し、人事課題の最適解を導くソリューションサービス(HRテック)が増加しています

また、従来の人事労務ソフトウェアは自社サーバーにソフトウェアをインストールして利用する「オンプレミス型」が主流でしたが、近年では、インターネット等のネットワーク経由で利用する「クラウド型」のシステム・サービスが主流になりました。(内閣官房IT総合戦略室も「政府情報システムはクラウドサービスの利用を第一候補にする」という方針(クラウド・バイ・デフォルト原則)を打ち出しています)

企業がクラウドサービスを利用している理由として以下のようなメリットが挙げられます。

● 人不足への対応
● サーバーなどのメンテナンスコストの削減
● ペーパーレス化の実現
● 場所を選ばない(リモートワーク・テレワークも可能)
● リアルタイムに状況を把握できる
● 経営管理に必要な数値が取り出せる

クラウドサービス導入の課題やお悩み

時代の流れや上記のようなメリットから、クラウドサービスの導入に踏み切る企業が増加しています。しかし、満を持してシステムを導入を決意したものの、以下のような課題・お悩みも生じやすく、よくご相談を承ります。

● いったい何から始めてどう進めたらいいかわからない
● 漠然とシステム導入を進めてしまい、本来の目的を見失ってしまった
● 導入しても、なかなか稼働できない
社内対応(クレーム)ばかりに手がかかる
● 結局そのまま、うやむやに・・

折角クラウドサービスで業務改善に踏み切っても、導入・稼働しないまま終わってしまうことは非常に勿体無いことです。
そこで、次項からは、クラウドサービスを導入する上で必要となる工程やスキルについてご紹介いたします。

クラウドサービス導入の工数とセルフチェックリスト

クラウドシステムを導入するためには、最低でも5つの工程・スキルが必要となります。

1. 業務設計力
2. 労務、給与、税に関する知識
3. データを移行する工数
4. HRテックに関する最新情報
5. プロジェクトを管理する工数

それぞれの工程では、以下のような能力・人材・時間が必要になります。
一覧表にまとめておりますので、○△×で自社の状況チェックをしてみましょう。

【○:問題なくできる、△:できるかどうか不安、×:自社でできそうにない】

クラウドサービス導入に必要な能力や人材が不足している場合

セルフチェックを実施してみて、いかがでしたでしょうか。クラウドサービスの導入に必要な人材や時間はありましたか?
もし、必要な人材や時間が不足していた場合、クラウドサービス導入でつまづく可能性が高まり、「折角費用をかけて導入したのに上手く稼働しなかった、業務改善にならなかった、むしろ手間ばかり取られてしまった」という事態になりかねません

では、セルフチェック表で現状を正しく把握したところで、具体的に導入作業を進めていきましょう。
必要な人材や時間が不足していた場合、どのように改善・カバーしなければならないのかをご紹介していきます。

業務設計力または労務、給与、税に関する知識が不足している場合

「1.業務設計力」「2.労務、給与、税に関する知識」が不足している場合は、以下のような代替策が必要になります。

● 今のスタッフで対応する
人材育成、業務分担見直しにかかる労力・人件費

● 新たにスタッフを採用する
採用コストがかかる
ー外部:広告費や人材紹介費用、
ー内部:面接等の採用試験を行う時間や労力,人件費等
また、有能な人材ほど採用コストも給与も上がります

今いるスタッフの教育か、または即戦力になるスタッフを新たに採用することが想定されますが、
どちらにしても、かかる時間とコストが膨れ上がります

データを移行する工数またはHRテックに関する最新情報が不足している場合

「3.データを移行する工数」「4.HRテックに関する最新情報」が不足している場合、以下のような代替策が必要になります。

● 業務の上乗せのため発生する時間、人件費

● 市場調査・情報収集に要する時間と労力

● システムの選定や業務の見直しに必要な専門知識の習得にかかる時 間、教育にかかる費用

数あるクラウドシステムから、自社に最適なツールを選定するには、その業界の幅広い知識と情報収集が必要となります。
それぞれのスタッフが抱えている業務にプラスされるため、残業時間が倍増することも珍しくありません

プロジェクトを管理する工数が不足している場合

「5.プロジェクトを管理する工数」が不足している場合、以下のような代替策が必要になります。

● 人材育成
プロジェクト内容の理解、専門知識やスキル、役割分担、メンバーへの指示命令、コミュニケーションなど

● プロジェクト管理方法の選定

プロジェクト管理者は、プロジェクト全体の理解や指示命令、優先順位付け、時間管理、意思決定、コスト管理など、多くの役割を担っています。
今の業務にプラスして、プロジェクト管理を担うことのできる人を確保(育成)するには相当な時間と労力、コストがかかります。

人材、時間、能力等が不足している場合はアウトソーシングを活用

クラウドサービスの導入のために必要なスキルや人材について紹介してきましたが、上記のような人材の獲得も、情報収集・設定検証・教育の時間を捻出することも難しいという会社様もいらっしゃるかと思います。
そんな時には、クラウド型HRテックの導入支援をしている会社やサービスを活用することで、コストや手間を最小化することができます

株式会社TECO Design(テコデザイン)の初期設定サポート

例えば、「クラウドソフトの導入支援・運用サポート」「士業事務所向けのITコンサルティング」を行う株式会社TECO Design(テコデザイン)が、クラウドシステムの導入支援を行うと、上記の導入工数の大部分をアウトソースすることができます。

自社内ですべて設定した場合と比較すると、株式会社TECO Designに導入作業をアウトソースした場合、150時間の削減に成功しています。
(株式会社TECO Designの実績を元に、100人規模の企業を想定)

株式会社TECO Designによる初期設定サポートをご希望の場合は、以下お問い合わせフォームよりお問い合わせください。
株式会社TECO Design お問合せ・ご相談フォーム

IEYASUの初期設定サポート・導入支援もご用意しております

勤怠管理システムIEYASUも、初期設定・初期導入サポートをご用意しております。

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クラウドサービス導入・稼働のために必要な工程・能力・人材・時間について、詳しくご紹介いたしました。
折角クラウドサービスで業務改善に踏み切っても、導入・稼働しないまま終わってしまうことは非常に勿体無いですので、人員や時間を割いて確実に導入作業を進めていきましょう。また、社内だけで導入作業を行うことに不安がある場合は、外部の初期設定サポートや導入支援のご利用をお薦めしております。
「折角費用をかけて導入したのに上手く稼働しなかった、業務改善にならなかった、むしろ手間ばかり取られてしまった」という事態に陥らないためにも、自社に適した導入方法を慎重にご検討ください。

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