【イベントレポート】大手100社の顧問実績から得た在宅勤務の労務管理の極意&勤怠管理システムIEYASU活用法@4月21日(水)オンライン

2021年4月21日、打刻ファースト運営のIEYASU株式会社は、無料のセミナー「大手100社の顧問実績から得た在宅勤務の労務管理の極意&勤怠管理システムIEYASU活用法」を開催いたしました。

本セミナーでは社会保険労務士法人人事部サポートSRの本多香苗氏にもご登壇いただき、「テレワーク・在宅勤務における労務管理のコツ・勤務状況を把握する方法」についても講演していただきました。

さらに、無料の勤怠管理システムIEYASUで行う在宅勤務の管理方法や、企業の対応状況や傾向(フレックス導入など)を実際のお客様の声も含めてご紹介いたしました。

 

セッション1 –大手100社以上の顧問先をサポートしているからわかる!社労士法人がこっそり教える在宅勤務における労務管理のコツ

スピーカー:社会保険労務士法人 人事部サポートSR 本多 香苗

「テレワーク」「在宅勤務」の定義と課題

■テレワーク
「テレ(Tele)離れたところで」と「ワーク(Work)働く」をあわせた造語 ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方

■在宅勤務
テレワークの一形態でオフィスに出勤しないで自宅を就業場所とする勤務形態 リモートワーク:オフィスから離れた場所でネットで常にやり取りができる状態で働く形態

在宅勤務はテレワークに内包される勤務形態の1つだと言えます。

厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」の中でテレワークに関する意識調査の結果が掲載されています。
企業が感じるテレワーク実施の問題・課題としては労働時間の管理が難しいことが挙げられ、一方、労働者が感じるテレワークのデメリットとしては仕事と仕事以外の切り分けが難しい、⻑時間になりやすいという点が挙げられました。

テレワーク導入の際に定めるべき6点

厚生労働省の「テレワーク総合ポータルサイト」に、「望ましいテレワーク導入プロセス」が掲載されていますが、このプロセス通りに導入を進めると非常に時間がかかります(コロナ禍において、やむを得ず急いでテレワークを導入された会社も多いのではないでしょうか)。

そこで、最低限、以下6つ制度・ルールを予め定めておくことを推奨します。急いでテレワークを導入した場合でも、気づいた時点で以下6点を定めておくことによってトラブルを予防できるようになります。
1.対象者の範囲
2.対象業務の範囲
3.就業場所(自宅or自宅以外)
4.労働時間に関するルール
5.費用負に関するルール
6.情報取扱いに関するルール

テレワーク・在宅勤務を導入する際の注意点

●法的に問題がないか
・テレワークや在宅勤務は法的に認められている
・在宅勤務でも、通常の勤務と同じように労働基準法、労働契約法、最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法等の労働基準関係法令は適用される

●就業規則にテレワーク・在宅勤務に関する規程が必要
・在宅勤務を命じることに関する規程
・在宅勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規程
・通信費などの負担に関する規程

※使用者が一方的に労働者の不利益になるような労働条件に変更することはできない(通信費を労働者に負担させることは不利益変更になる可能性がある)

●労働者への通知
・新しく雇用する労働者には、労働条件通知書に明示する必要あり、労働契約締結時に就業場所が自宅であることを書面で明示
・すでに雇用している労働者には、労働契約の変更をできる限り書面で確認する(覚書で書類を追加、アナウンス等)

●労働時間の管理(労働時間が算定できる場合)
原則の労働時間が適用される(1日8時間、週40時間)。
変形労働時間制(1か月単位、1年単位)、フレックスタイム制も適用できる
要は、在宅勤務であっても会社で勤務する通常の労働者と同様の労働時間制が適用される

●労働時間の管理(どうしても労働時間の把握ができない場合)
在宅勤務で労働時間の算定が難しく、下記3要件を満たした場合、事業場外労働によるみなし労働時間制が利用できる。
※注意※ 自宅=「労働時間が算定しがたい」ではない

【3要件】
①業務が自宅(起居寝食など私生活を営む場所)で行われること
②パソコンが使用者の指示で常時通信可能な状態となっていないこと
③作業が随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと

●在宅勤務での事業場外みなし労働時間制の注意点
1日の労働時間:
就業規則等で定められた所定労働時間労働したものとみなす

休憩・休日:
事業場外みなし労働時間制でみなすことができるのは労働時間だけであり、休憩や休日も与えているものとみなしていいわけではない。
(=実際に休憩や休日を付与しなければならない)
また、所属事業場の休憩時間帯と合わせる必要がある(昼休憩が12:00-13:00であれば在宅勤務者も合わせる)

時間外労働:
みなし労働だから時間外労働はカウントしないのは誤り
労働したものとみなされた時間が法定労働時間を超えた場合、超えた時間に対して時間外労働の割増賃金を支払う

深夜・休日労働:
みなし労働だから深夜・休日労働はカウントしないのは誤り
労働したものとみなされた時間が所定労働時間内であっても、深夜労働に対しては割増賃金を支払う

→みなし労働時間を適正に設定するため労働時間の状況の把握が必要

テレワーク・在宅勤務の労働時間、休憩時間、中抜け時間、時間外労働

●テレワーク・在宅勤務の労働時間

テレワーク・在宅勤務を行う場合についても、労働基準法上の労働者である以上、労働基準関係法令が適用されます。
また、労働条件の変更をしていなければ通常の勤務と変わりありません

在宅勤務はライフスタイルに深く関わるため「今日は10時から勤務を開始する」という場合もありますが、就業規則等に記載されている始終業時刻が適応されるため、9時始業のところ10時に始業したとなれば、当然遅刻ということになります。

●テレワーク・在宅勤務の休憩時間・中抜け
労働時間と同様、労働条件の変更をしていなければ通常の勤務と変わりなく休憩をとることができます。

就業時間中に就業規則等に定められた休憩時間とは別に、労働者の都合によって業務から離れた場合(=中抜け)、終業時刻の繰り下げ等の所定労働時間の変更は可能です(ただし、あらかじめ就業規則等に規定しておく必要があります)。

テレワーク・在宅勤務の労働時間の管理

通常とは異なる環境での就業のため、労働時間の管理方法を確認し、ルールを定めましょう。

労働時間の管理の観点① 始終業時刻の管理
始終業時刻の報告や記録の方法をあらかじめ決めておきます。

(確認方法の例)
・Eメール
・労務管理ツール
・業務中に常時通話可能な状態にする
・パソコン作業の画面が閲覧できるようにする 他

労働時間の管理の観点② 在席・離席確認
管理職者の勤怠管理への不安や仕事をしていないと思われていないかの従業員の不安を軽減するため、また、始終業時刻の確認、労働時間中に適正に業務が行われているかを管理する必要がある場合もあります。

(確認方法の例)
・Eメール
・電話
・勤怠管理ツール
・業務中に常時通信可能な状態にする 他

〈労務管理(勤怠管理、業務管理)ツールの種類〉

①スケジュール管理ツール
テレワーク時に実施した仕事を可視化、従業員間でスケジュールを共有

②プレゼンス管理ツール
在席確認、リアルに業務の推進状況等を管理。業務と私用が混在する場合に労働時間を自動的に集計するシステムも

③情報共有ツール
電子的な情報共有によって、場所にとらわれない共同作業が容易にできる。業務進捗の見える化、成果の提出、知識の共有等も

テレワーク・在宅勤務の通勤費

基本的には在宅勤務で、業務命令等により企業に一時的に出社し、その移動にかかる実費を企業が負担する場合は実費弁償に当たります。一方、労働契約上の労務提供地が企業で、自宅から当該企業に出社するために要した費用を企業が負担する場は、通勤手当として報酬等・賃金に含まれます。

セッション2 – 無料の勤怠管理システムIEYASUの効率的な使い方

スピーカー:IEYASU株式会社 代表取締役 川島寛貴

●テレワーク・在宅勤務の時間外労働
・テレワーク・在宅勤務であっても、時間外労働を行うことはありますし、深夜労働や休日労働が発生する場合もあり、これらについては割増賃金を支払わなければなりません。

・時間外労働の把握は難しいので「残業の事前申請制度」を推奨しています。テレワーク・在宅勤務では基本的に時間外労働は認めないという方針を示しつつ、やむを得ない場合は上⻑へ残業の許可を得てから行うなどの取り決めをしておくのがよいでしょう。

・労働者からの事前申告がない、または事前申告はあったが使用者の許可が得られず、かつ、労働者からの事後報告もない場合は、労働時間に該当しません(ただし、パソコンのログや勤怠データなどの客観的記録がある場合は未払残業代を請求される可能性が高い)。

 

勤怠管理システム「IEYASU」とは?

人数無制限・無料で利用することができるクラウド勤怠管理システムで、Webブラウザもしくはスマートフォンアプリから簡単に打刻ができるサービスです。カードリーダやNFC対応機器を利用し、手持ちのSuica等で打刻することも可能です。さらに、拠点のIPアドレスを設定することで不正打刻を完全に防止!

出退勤時刻はもちろん、有給取得等の各種申請の管理をすることもできます。日報管理・給与明細の管理機能も無料で利用できる。
課金して有料版にアップグレードすることで、データの永続的な保持や、オンライン問い合わせ等のサービスが追加されます。

●無料のクラウド勤怠管理システム 「 I E Y A S U 」
●無料のクラウド日報管理システム 「 I E Y A S U 日報管理 」
●無料のWeb給与明細システム 「 I E Y A S U 給与明細 」

IEYASUは労働生産性の向上をめざす

日時勤怠管理では「予実管理」が、そして日報管理では「プロジェクト毎の工数管理」を行うこともできます。単純な時間管理をするだけではなく、作業にかかる時間を意識することを促すシステムを作っています。効率化できる部分とアウトソースできる部分を見極め判断し、有効的に時間を使う働き方を実現させましょう!

コロナ禍に「IEYASU」に寄せられた声〜在宅勤務について〜

新型コロナウイルスの影響により、2020年3月-6月にかけて勤怠管理システムIEYASUの申込者が急増しました(通常の約3倍)。そのIEYASU利用者の方々にお話しをお伺いすると、緊急事態宣言が解除された6月以降も各システムのクラウド化など在宅勤務の対応に追われる企業様が多いようです。

社員向けに行なった在宅勤務に関するアンケート結果でも「思いの外在宅勤務は良かった」「意外とできた」「通常勤務に戻りたくない」という意見が多いと伺います。この状況で、緊急事態宣言が解除されたのですべて元どおりにする、在宅勤務から通常勤務に戻すだけでは社員は離れていきます。

2020年3月-6月に勤怠管理システムIEYASUにお申し込みいただいた方々の申し込みのきっかけをお伺いすると、「在宅勤務を続けたい」「フレックスタイム制、時短勤務などに対応する必要がある」等が挙げられました。また、「新型コロナウイルスの影響で経営が悪化したため、もともと利用していた勤怠管理システムから変更し少しでもコストを削減するため」というご意見もありました。

低コスト(0円〜)で、在宅勤務やフレックスタイム制にも対応できる勤怠管理システムIEYASUをご活用いただけますと幸いです。

IEYASUのご好評をいただいている便利な機能

・打刻から情報確認まで全てスマートフォンで完結
・レポートも自由に出力可能。グラフ等ビジュアルで見ることも可能
・予実管理が可能で、予定と実績をグラフで見れる
・日次勤怠画面から業務割合を申請できる
・日次勤怠画面から経費精算・資料添付ができる
・勤怠アラートも自由に設定可能
・全社員に情報を発信できるお知らせ機能も実装
・slack、LINEでの打刻
・労働基準法に完全対応した残業管理レポート
・QRコード打刻
・slack通知
・打刻漏れなどのエラーを一覧で確認できる勤怠エラーレポート
・様々な人事労務システム、給与計算システム等とのAPI連携
・IEYASU APIで基幹システムや独自のシステムと連携
・人気機能ランキングベスト5

各種マニュアル・コンテンツも充実

各種マニュアル・FAQコンテンツ・記事・動画などを充実させています。
もし何か設定で分からないことがありましたら検索エンジンで検索していただければヒットするようにしておりますので是非ご活用ください。

●IEYASU_FAQサイト
「どの種類のICカードが利用できますか?」「休憩時間の自動追加はできますか?」等、具体的な「Q:質問」と「A:回答」をセットで掲載しております。随時内容は更新しておりますので、設定や運用にて何か疑問がございましたら、まずこちらのサイトから検索してください。

IEYASU_FAQサイト

●人事労務メディア「打刻ファースト」
人事労務に関する情報や人事担当者がチェックすべき内容等を記事にして定期的に発信しています。
他にもIEYASUの活用方法なども記事にしています。
(例)勤怠管理IEYASUの使い方『届出申請を利用した「残業申請」の使い方』

人事労務メディア「打刻ファースト」
●IEYASU_YouTubeチャンネル
IEYASUの初期設定動画や、機能を紹介する動画はもちろん、無料公開しているセミナーやオンライン質問会の動画、さらには人事労務に関するお役立ち情報を配信するNEWS動画など、様々な動画を配信しています。

IEYASU_YouTubeチャンネル

在宅勤務における勤怠管理のポイント

在宅勤務を推進するためのポイントが4つございます。

①出退勤は確実に
在宅勤務やフレックスタイム制により勤務開始・勤務終了の境目が曖昧になりがちになります。特に、子育てを行ながら在宅勤務を行う場合などは、中抜けしなければならない場面も多く正しく勤怠を管理することが難しくなります。

クラウド勤怠管理システムを導入して、まずは出退勤だけでも正確に記録してもらう、できるだけ打刻で記録してもらうことが重要になります。

②フレックス対応
在宅勤務なら必須と言えるほど、在宅勤務と同様にフレックスタイム制を導入する企業が多いです。
就業規則等の整備に加え、フレックスタイム制を管理できる勤怠管理システムの準備・設定等が必要になりますので、まずは社会保険労務士に相談をしましょう。

③メンタルヘルス対応
在宅勤務におけるメンタルヘルスにも注意を向ける必要があります。「通常勤務よりも家族の問題に向き合う機会が増える」「同僚や上司等とコミュニケーションが取りづらい」「孤独を感じやすい」等の課題を抱えやすく、メンタル面での健康管理も重要になります。(IEYASUへのお問い合わせも、メンタルヘルスに関するお問い合わせが6月は増加しました)

④会社としての対応
まずは、社員の状況について確認するためのアンケートを取る等、在宅勤務に会社として取り組む姿勢を示しましょう。
アンケートと取り在宅勤務を継続したいという声が多いのであれば、対応せざるを得ない状態になります。まずは実態を把握すること、対応せざるを得ない状況をつくることが、在宅勤務推進のポイントになります。

無料セミナーは随時開催中!

登壇した2社のセミナー内容レポートでした。
これらをぜひ参考に、貴社の働き方も見直してみてはいかがでしょうか。

IEYASU株式会社は、IEYASU活用セミナーや働き方を見直すヒントとなるセミナーを随時開催しておりますので、是非ご参加ください。

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