クラウド勤怠管理ソフトの導入で得られる「プラスアルファ」の効果とは【副次的なメリット】

クラウド勤怠ソフト導入の最大の目的は、出退勤時間の記録や労働時間の集計を、効率的かつ正確に行うことです。

しかし、最近のクラウド勤怠ソフトは高性能化が進んでおり、ソフトによって対応の程度は異なるものの、労務管理に関する様々な業務を効率化することができます。
今回は、クラウド勤怠ソフトの導入で得られるプラスアルファの効果について、代表的なものを4つ紹介します。

勤怠管理と連動した「有給休暇の管理」

一つ目は、有給休暇の付与や取得の管理の効率化です。

有給休暇の管理を手作業やエクセルで行なおうとすると、管理が追いつかなかったり、管理の精度が低くなってしまいがちです。
付与のタイミングを忘れてしまったり、残日数が何日だったか分からなってしまうなどの恐れがあります。

加えて、働き方改革法によって、10日以上有給休暇を付与された従業員には、付与から1年以内に5日分を取得させなければならない義務を会社が負うことになりました。
この取得日数の管理も、会社にとって大きな手間になっています。
労働局などの公的機関が管理簿のフォーマットを公開したりもしていますが、エクセルや紙での管理では、従業員数が増えてくると、実務的には対応が厳しいというのが現実でしょう。

この点、多くのクラウド勤怠管理ソフトには、有給休暇の付与や残日数の管理機能が備わっています。
どこまでの作業が自動化できるのかはソフトにもよりますが、高性能なソフトになると、出勤率や勤続年数を計算して自動で有給休暇を付与をしたり、有給休暇の取得が進んでいない従業員に対してアラートを出したりするような機能を備えているソフトもあります。

クラウド勤怠管理ソフトの導入によって、有給休暇の管理の手間が大幅に軽減されることは間違いありません。

勤怠だけでない!?「シフトの管理」

二つ目は、シフト表の作成や調整の効率化です。

飲食店やアパレルショップなどでは、多くのアルバイトが在籍していて、シフトを組んで店を回していると思います。
店長などの責任者がシフトを組む際には、月末に、各アルバイトから翌月の希望出勤日を紙やLINEなどで集め、それをシフト表に落とし込むような作業をしていると思いますが、人数が多いと手作業ではかなり大変です。

このような場合、シフト管理機能に力を入れているクラウド勤怠ソフトを導入すると、アルバイトにIDを付与して、スマートフォンのアプリなどからシフト希望を申請してもらい、シフトの調整もクラウド上で行うことができるようになります。
各アルバイトから申請されたシフトがクラウド上のインターフェースに集約され、画面で一覧に表示された状態を眺めながらシフトの作成や調整ができるので、作業効率は大幅に向上するでしょう。
シフト表も公開も、クラウド上で行うことができ、アルバイトはスマートフォンなどで自分のシフトを確認することができます。

勤怠データ分析による「工数管理」

第3は、工数の見える化による業務効率の改善です。

効率的な働き方を目指すにあたり、まず大切なのは現状把握を行うことです。
工数管理機能が備わっているクラウド勤怠管理ソフトでは、出勤時間の間、どのような業務にどれくらいの時間を費やしたのかを記録することができます。

その記録を確認して、無駄に時間がかかっている業務を洗い出したり、集計をして、どのような業務に時間がかかっているのかを傾向分析することもできます。
また、同じような業務を行っているにもかかわらず、極端に早い人や、逆に極端に遅い人がいた場合、ヒアリングをして良いノウハウが見つかれば水平展開したり、遅い人には再教育を行うなど、改善の糸口をつかむことも可能になります。

勤怠管理に関する「ワークフロー」改善

第4は、勤怠に関する申請や承認のワークフローの効率化です。

残業や有給休暇の申請は、紙の申請書を上長に提出し、サインをもらうなどして承認を受けるという形になっている会社もまだまだ多いと思います。
多くのクラウド勤怠管理ソフトには、ワークフローの機能が備わっていて、これを導入すると、業員が自分のパソコンのインターフェースやスマートフォンのアプリなどから残業や有給休暇の申請をすると、それが上司に通知され、上司による確認や承認がクラウド上で行われるという流れになります。

上司が出張などで不在にしていても、上司も出張先でノートパソコンやスマートフォンから承認ができますし、上司が不在の場合に備え、代理ができる第2承認者を設定しておくというようなことも可能です。

クラウド勤怠管理システム導入による副次的メリットのまとめ

このように、進化したクラウド勤怠管理ソフトには、多くの便利な機能が備わっており、単なる勤怠管理の効率以上の導入効果が期待できます。
是非、自社に合ったクラウド勤怠管理ソフトを導入して、その機能をフル活用し、人事労務業務の更なる効率化を実現してみてください。

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ポライト 社会保険労務士法人

「社員から信頼される会社作りをサポートする」を経営理念に掲げている社会保険労務士法人です。目下は、電子タイムカードやクラウド給与計算ソフトなどのHR-Techの活用や導入支援に力を入れており、お客様企業の効率改善や残業削減に貢献していきたいと考えています。