勤怠管理は人事や総務を担当すれば関わることの多い業務であり、とても重要な業務の一つであると思います。本稿では勤怠管理とはそもそもどういう意味なのか、勤怠管理項目、集計項目やどんな勤怠管理方法があるのかをあらためてまとめていきます。

そもそも勤怠管理とは？

勤怠管理とは、社員の日々の労働時間を正確に把握するため、出勤、退勤、休憩時間、欠勤・遅刻の状況、休日の取得状況などを管理するものです。

勤怠管理の対象者は？

勤怠管理の対象者は、厚労省のガイドラインでは「労働基準法第41条に定める者およびみなし労働時間制が適用される労働者を除くすべての労働者」と示されています。ただし、事業場外労働を行うものにあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限ります。

（労働時間等に関する規定の適用除外）
第41条
この章、第六章及び第六章の二で定める労働時間、休憩及び休日に関する規定は、次の各号の一に該当する労働者については適用しない。
一 　別表第1第六号（林業を除く。）又は第七号に掲げる事業に従事する者
二 　事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者
三 　監視又は断続的労働に従事する者で、使用者が行政官庁の許可を受けたもの

勤怠管理に必要な集計項目は？

主な集計項目は以下のとおりです。

• 労働時間
• 時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
• 出勤日、欠勤日、休日出勤日
• 有給休暇取得日数・残日数
• 代休取得日数・残日数
• 振替休日取得日数・残日数

なぜ勤怠管理をしなければいけないのか？

長時間労働を防ぎ、従業員の健康を守るため

2019年４月の法改正で時間外労働の上限規制の導入されました。

月45時間、年360時間を原則とし、臨時的な特別な事情がある場合でも年720時間、単月100時間未満（休日労働含む）、数月平均80時間（休日労働含む）を限度に設定する必要があり、この上限を超過していないか管理をする必要があります。

また、従業員の健康を守るためにも長時間労働が発生していないかを確認し、マネジメントをしていかなければなりません。

有給休暇取得を把握し、取得に向けて適切な指導をするため

2019年４月の法改正で、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者（管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年５日については、使用者が時季を指定して取得させることが義務づけられました。

従業員自身が、きちんと管理して取得することを意識してもらうことも大切ですが、10日以上の年次有給休暇が付与されている方に関しては、年５日取得することが義務づけられていますので、有給取得状況をきちんと把握し、取得できていなそうな従業員、取得し難そうな従業員には、使用者側から時季指定をして取得を促さなければならないでしょう。

残業や休日出勤、有休消化の状況などを反映し、正確に賃金を支払うため

勤怠は給与計算をする際にとても重要な情報です。毎日の勤怠記録から残業代計算、遅刻早退控除、欠勤控除等を集計し、給与に反映しています。正しく勤怠管理がされていないと、給与に反映される数字が誤ったものになり、正しい金額が支給されないことになります。これを防ぐためにも勤怠管理が重要になります。

どうやって勤怠管理すればいいの？

勤怠管理方法は以下のようなものが考えられます。自社に合った勤怠管理方法を検討しましょう。

タイムカードでの勤怠管理

個人ごとに用紙が配られ、出勤時・退勤時にタイムレコーダーに通すことで、打刻をする仕組みですが、定期的に記録に間違いがないかチェックしなければいけなかったり、タイムカードの保存場所を考えなければいけなかったり、集計に手間がかかるため、今から導入するのはあまりお勧めしません。

紙の出勤簿での勤怠管理

独自の様式の出勤簿で勤怠管理をする方法ですが、自己申告制による勤怠管理のため、本当に正しく記入されているのかということを正確に判断することが難しい、また集計にも手間がかかり、ミスが発生しやすいためあまりお勧めしません。

エクセル出勤簿での勤怠管理

エクセルであればたいていの企業に導入されており、導入コストもかからないため手軽に利用することができます。出退勤の管理や労働時間、残業時間の計算は、エクセルの基本操作が分かれば十分可能です。インターネットで探せば、計算式の入った無料のテンプレートも簡単に手に入ります。

しかし、エクセルを使っての勤怠管理はデメリットもあります。例えば、エクセルの関数を組み間違えてしまう等で、集計ミスをしてしまうことです。このミスにより残業代の未払い等が発生してしまう可能性もあります。

勤怠管理システム（オンプレミスタイプ）での勤怠管理

オンプレミスタイプは、自社に設置したサーバー内で動作するものです。自社内のサーバーで運用できるため、データが手元にある安心感がある一方導入や維持にコストが必要となります。またこれは、タイムカードや紙の出勤簿、エクセル出勤簿でもいえることなのですが、法改正に対応するための労力が非常にかかります。オンプレミスタイプだと、バージョンアップや法改正に対応するために都度コストがかかってしまうこともあります。

勤怠管理システム（クラウド）での勤怠管理

インターネット上にあるサーバで動作するシステムを利用するタイプのもので、インターネットに接続できる環境があれば、社外からでも操作することが可能です。

無料利用できるものから１人あたり○○円というものまであり、多くのクラウドシステムは利用人数に応じた課金体系のため、使いたいときに使う分だけ利用することができます。

バージョンアップや法改正にも無料で対応しているものが多く、また現在のような在宅勤務が増えているような状況であれば、クラウド勤怠システムを検討するのが良いでしょう。

勤怠管理はクラウドがおすすめ！

前述した通り、コスト面やインターネット環境があればどこからでも利用できるということや法改正にも迅速に対応できるということもあり、いま勤怠管理システムの導入やシステムの入替を考えているようでしたらクラウド勤怠管理システムをおすすめします。

無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUであれば初期費用・月額費用が０円の完全無料でご活用いただけますので、ぜひご検討ください。

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