従業員から当日に年次有給休暇の請求をされた場合、認める義務はある?

当日になって休みたいと言ってきた従業員から、「有給休暇でお願いしたい」と言われた…。
このような経験は、勤怠承認者の方や、総務人事担当者の方ならよくあることではないでしょうか。

年次有給休暇は原則、労働者が請求する時季に与えなくてはならないということはご存じのことかとは思いますが、急に休む場合でも従業員が「年次有給休暇で」と言ってきたら絶対に認めなくてはならないのでしょうか?

今回は、従業員が年次有給休暇を当日に取得したいと申請してきた場合、認めなくてはならないのかということや対応について解説していきます。

年次有給休暇を取得する日は、労働者が指定することによって決まる

当日になっての年次有給休暇の申請を認める義務まではありません。

使用者は指定された日にを年次有給休暇与えなければなりませんが、使用者には時季変更権が認められています。使用者が時季変更権を行使するには、業務調整の時間的余裕が必要であるため、有給休暇は事前申請が原則とされています。

事前申請については、始業時間前であれば事前申請と思われがちですが、労働日は暦日計算によるもので、原則として午前0時からの24時間で「一労働日」になり、当日の年次有給休暇申請は既に午前0時を過ぎているため、始業時間前であっても法律上は事後申請の扱いになり、認めなくても違法性はありません。

ただし、始業時間前であって、業務調整の必要性がなく、事業の正常な運営を妨げるとは言えない場合には、有給休暇を取得させないことは不当と判断される可能性があります。

年次有給休暇の事後申請については法律上特段定めがない

年次有給休暇の事後申請については法律上特段定めがないため、会社の判断で認めても差し支えありません。

急病等やむを得ない事情の場合もありますので事後申請を理由に一律に認めないのではなく、どのような場合には認めるのか、社内でのルールを決めておくとよいでしょう。ただし、事後申請を有給休暇として取り扱えるのは、あくまでも労働者から有給休暇の申し出がある場合に限ります。会社の判断で勝手に有給休暇とするのは違法となりますのでご注意ください。

年次有給休暇の取得理由について提示することを強制することはできない

年次有給休暇の取得理由を申請書等へ記載させたいということはよくあることかと思いますが、有給休暇の取得理由の提示の強制は労働基準法違反に当たります(申請書等への記載を従業員の任意とすることは問題ありません)。

また、理由によって申請を却下することも本来は認められていません。さらに有給休暇取得を理由とした不利益な扱いも禁止されています。

年次有給休暇の当日の取得請求は柔軟な対応が必要です

法律上では、事後申請を認めなくとも違法性はありませんが、従業員にとっては「給与を減額されることなく休むことができる制度」でもあります。急な病気や家庭の事情で会社を休む必要がある場合のために有給休暇を使用したいと考える従業員は多くいます。事後申請が認められず欠勤扱いとなると、給与の減額、査定方法によっては賞与への影響など、従業員の生活(収入)に影響を与える可能性があります。

本来、有給休暇は事前に申請し取得するものですが、急病や緊急の事情により事後申請になることは日々起こりうることです。緊急の事情で会社を休む場合の連絡方法や、事後での申請になる場合の申請期限など管理・運用上必要なルールやガイドラインをあらかじめ決めておきましょう。

従業員にとって有給休暇は「必要な時に取得することが可能なもの」という認識が強く、法律上のルールを通り一遍に説くだけでは理解を得るのは難しいでしょう。従業員の急務かつやむを得ない事情への対応や、会社の業務都合で申請を拒む理由を明確にするなどの対応が必要です。

困ったら専門家に相談することを検討

労務関係や助成金のことで、困ったことや具体的に聞きたいことがあれば社会保険労務士に相談してみるのも一つの方法です。
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社労士法人 人事部サポートSR 社労士:針谷正昭

「外部人事部」をコンセプトに、幅広い人事領域をサポートする社労士法人、人事部サポートSRの針谷です。企業人事での実務経験、社労士として数々の企業様への労務コンサル経験をもとに、人事実務家の目線にたって企業様をサポートします。給与計算や手続きなど実務を通じて把握した労務課題への改善提案、さらに採用支援や人事制度の導入提案も手がけ、企業人事の皆様を幅広く支援します。まずはお気軽にお問い合わせください!