2020.04.26 2021.06.25

勤怠管理システム導入のメリットとデメリット

勤怠は給与計算をするための情報として重要な情報です。本稿では勤怠を集計するためのシステムの選び方のポイントやメリット、デメリットをまとめていきます。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、社員の出退勤の時間や休憩時間、欠勤や休暇等を記録、管理するシステムです。

勤怠管理システム導入をする際に、まずどんな機能をシステムに求めるのかということを明確にしておくことが重要です。

最低限こういう機能が使えるもの、こういう集計ができるものということを明確にしておくと、勤怠管理システムを探す際や比較する際に役立ちます。

利用したい勤怠管理システムが、予算内に収まるのかというところも勤怠管理システム導入の際には重要になってくるかと思います。

利用したい機能は全部そろっているけれど、予算を大幅にオーバーしてしまっているとなると導入が難しくなってしまうでしょう。ランニングコストやバージョンアップ・保守料等も含め予算内に収まるのかリサーチすることが大切です。

導入時のサポートや導入後のサポートがあるかどうかも勤怠管理システム導入の際には確認する必要があるでしょう。

勤怠管理システムによっては、プランによってサポートが無かったり、サポート方法に違いがあったりします。

システム関係のことが苦手、導入時も導入後も手厚いサポートを受けたいということであればサポートが充実しているシステムを選ぶというのも選択肢の一つだと思います。

2019年の法改正で、時間外労働の上限規制の導入や年次有給休暇の５日以上の義務化等がありこれまで以上に細かく、適切に勤怠管理を行わなければならなくなりました。

タイムカードや紙の出勤簿ではこのようなことを管理するのは難しく、管理しようとするとかなりの負荷がかかることが考えられます。

勤怠管理システムを導入すれば、システム内で自動集計してくれたり、残業レポートや有給管理簿の機能がついていたりするものもあるため、手で集計する手間が発生することなく適切な勤怠管理をすることができます。

タイムカードや紙の出勤簿を利用している会社では、勤怠締めの際にエクセルに勤怠を入力するして集計する等の作業が発生しているかと思います。勤怠は給与に直結することですので、転記ミスがないか、集計ミスがないか念入りにチェックする必要があり、毎月かなりの時間がかかっているはずです。

勤怠管理システムを導入すれば、この作業はかなり軽減されるはずです。転記の必要はなくなり、集計も自動で行われるため、システムから出力されたエラーをチェックし修正するだけとなります。

オンプレ版の勤怠管理システムであれば、法改正への対応のバージョンアップや保守料等、タイムカードや紙の出勤簿の際にはかからなかったコストがかかることがあります。

また、クラウド勤怠管理システムであれば、従業員〇名単位でいくらなどといった料金体系になっている場合は、従業員の増減によりロスが発生することがあります。

勤怠管理システム導入の際は、様々な設定をしなければならず、きちんとその設定ができているか、正しく集計できているか確認するための検証作業はそれなりの負荷がかかります。

また、導入したばかりのときは使い方がわからない、想定していた通りに社員が利用してくれない等で問い合わせや修正に時間をとられてしまったり、変則的な働き方の社員が多い場合には、システムで対応しきれず手作業が発生してしまう可能性があります。

勤怠管理システム導入のメリット、デメリット、また勤怠管理システムを導入するとなった場合には、どのようなシステムが自社の勤怠に合うのか、それぞれのシステムのメリット、デメリット等を理解したうえで導入を検討するようにしましょう。

もし勤怠管理システム導入を迷われているようでしたら、無料のシステムを試しに導入してみるのも一つの選択肢だと思います。無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUであれば初期費用・月額費用が０円の完全無料でご活用いただけますので、ぜひご検討ください。

この記事を書いた人

IEYASU株式会社　打刻ファースト編集担当。採用支援、給与計算、社会保険手続き、企業常駐等、１人から約800人までの様々な規模、業種、業態の人事関連の実務を担当してきました。現場にいた経験してきたことを生かして、少しでもお役に立てるようなを情報発信をしていきます。