【イベントレポート】現役産業医直伝!テレワーク下のメンタル悪化の原因と対策&在宅勤務の長時間労働を抑制するIEYASUの使い方

去る2021年7月20日、打刻ファースト運営のIEYASU株式会社は「現役産業医直伝!テレワーク下のメンタル悪化の原因と対策&在宅勤務の長時間労働を抑制するIEYASUの使い方」を開催しました。

本セミナーでは、メドピアグループの石川医師にもご登壇いただき、「テレワーク下のメンタル悪化の原因と対策」について講演していただきました。

セッション1 – コロナ時代に対応した、従業員へのメンタルケアの在り方とは?

◆スピーカー: 石川陽平(株式会社Mediplat(メドピアグループ) 医師/産業医

 

テレワーク・在宅勤務の現状

内閣府が行なった調査では、地域差はあれどテレワーク導入率が急上昇していることが伺えます。

●東京では40-50%がテレワークを導入
●地域差はあり、地方県では10%に留まる

従業員は働き方の急激な変化に適応する必要がありますが、テレワーク・在宅勤務においては6割の従業員が新たなストレスを感じていることが調査で明らかになりました。

リモートワーク時の人事的課題整理

リモートワークの人事的課題としては、「部屋・机・Wifiなどの設備面での課題」「職場でしか閲覧・入手できない資料」「仕事の進捗管理が難しい」「同僚とのコミュニケーション量の低下」「体調管理や集中力の維持が難しい」などが挙げられますが、2つの側面から課題を4つに分類することができます

企業のリモートワーク導入作業・環境整備は、優先度の高いもの・ハード面から始まり、順に「必須xハード面」(左下)、「必須xソフト面」(右下)、「ベターxハード面」(左上)、「ベターxソフト面」(右上)の順に進みます。

リモートワークにより「効率が上がる」企業・「効率が下がる」企業は様々ありますが、下段の「必須」の整備だけでなく、上段の「ベター」「ソフト」の整備まで完了している企業は、効率が上がる傾向にあります

リモートワーク時のメンタルヘルス

もともとメンタルを崩していた方は、リモートワークを開始することで体調が回復傾向になっている場合が多い一方、以下の要因がある方は、リモートワーク時のメンタルヘルスに注意が必要になります。

パーソル総合研究所「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」では、以下のような不安の声が挙げられています

●リモートワーカーの不安

【コミュニケーション不安】
非対面のやりとりは相手の気持ちが察しにくく不安(39.5%)

【評価不安】
上司や同僚から仕事をサボっていると思われていないか不安(38.4%)

●管理職の不安

【管理不安】
業務の進捗状況がわかりにくく不安に思うことがある(46.3%)

【コミュニケーション不安】
非対面のやりとりは相手の気持ちが察しにくく不安(44.9%)

また、「テレワークの頻度が高いほど孤独感を感じやすくなる」「職場でのテレワーカーの比率が2-3割の場合に不安感・孤独感がピークになる」といった調査結果も発表されています。

対策:雑談を意図的に取り入れる

仕事中における雑談は不要なものだと考えられてきましたが、テレワーク・在宅勤務における雑談の効用が調査で明らかになりました。

雑談の多いテレワーカーほどストレスの解消ができており、雑談なしのテレワーカーと比べて14.1ptもの差が出ています。

対策例①就業報告のなかに、雑談も取り入れる(特に強制はしない)
昨年は「雑談会」や「オンライン飲み会」を取り入れていたが、徐々に疲れてしまい止めてしまったという会社が多くありました。
雑談のために機会を設けるよりは、日々の業務の中に雑談を取り入れる方が簡単で長続きしやすいです。

(例)slackやMicrosoft Teamsで就業報告をする際に、雑談・何気ない一言を添える

対策例②会議の冒頭2分は「雑談タイム」にする
全社的に「すべてのWEB会議において、冒頭2分間を雑談に充てる」というルールを設けているケースもあります。
冒頭2分は仕事の話ではなく、感情の交換をすることによって、コミュニケーションの円滑化を促進します。

対策:「上司が見てくれている」感が大切

上記の調査より、「テレワーク頻度の検討」「職場でのテレワーカーの比率の調整」「上司による適切なマネジメント」が、リモートワークにおけるメンタルヘルス改善には重要であることがわかります。

テレワークでのメンタル対策チェックリスト

以上を踏まえ、リモートワークにおけるメンタルヘルスを改善するためのチェックリストを作成しましたので、ぜひご利用ください。

テレワーク中の不調者にはオンライン産業医面談

テレワーク中にメンタルを崩した従業員がいた場合、従業員自身も管理者もオフィスにあまり出社することができず、産業医もすぐには訪問できません。
また、従業員と産業医との間で面談調整を行うことにも時間と手間がかかります。

そのような場合はオンラインの産業医面談を活用することでスムーズに面談を実施できます。

【人事部のメリット】
● 企業担当者は面談依頼するだけ(社員の氏名・メールアドレスなどのみ)
● 産業医-従業員が面談日程を設定(企業担当者の仲介不要)
● 面談実施後、産業医からレポートがオンラインで共有
● ⻑時間労働の面談対応や、地方の小規模事業所の社員面談にも便利

【従業員のメリット】
● 面談の時間調整がカンタン(都合の良い時間を指定するだけ)(人事部と調整する必要もなし)

【具体例】

気軽に医師に相談できる「オンライン医療相談」も可能

体調不良やメンタルの不調を感じていても、「人事部や管理者、産業医には相談しづらい」と感じる従業員は多く、オンラインで気軽に相談できるサービスを希望する声が増えています。

そのような場合はオンライン医療相談サービスを活用ください。

【ポイント】
●実名の医師が回答する、チャット形式の医療相談サービス(社員は匿名)
●相談科目は、ほぼ全科を網羅
(内科、小児科、産婦人科、精神科、眼科、整形外科、皮膚科、耳鼻科、外科・がん診療科)

【チャット型相談サービス画面】

チャット型相談サービスの導入で、産業医以外にも相談窓口が増えたことにより、以下のような利点が生まれます。

●従業員が「産業医に相談するほどではない」と思う相談でも、各科の専門医師が回答 (オンラインチャット形式で気軽に相談できる)。
●女性や子供の相談なども対応し、「オンラインの保健室」のような感覚で利用

first call」は、産業医、健診管理、ストレスチェック、医療相談をワンストップで提供するサービスです。産業医や従業員のメンタルヘルスにお困りの際には、是非ご検討ください。

【詳細】
クラウド型健康管理サービス「first call」

セッション2 – 在宅勤務における勤怠管理のポイント

◆スピーカー: IEYASU株式会社 マーケティングサポート担当 大石 夏実

新型コロナウイルス感染拡大後に「IEYASU」に寄せられた声

新型コロナウイルスの影響により、2020年3月-6月にかけて勤怠管理システムIEYASUの申込者が急増しました。そのIEYASU利用者の方々にお話しをお伺いすると、緊急事態宣言が解除された6月以降も各システムのクラウド化など在宅勤務の対応に追われる企業様が多いようです。

社員向けに行なった在宅勤務に関するアンケート結果でも「思いの外在宅勤務は良かった」「意外とできた」「通常勤務に戻りたくない」という意見が多いと伺います。この状況で、緊急事態宣言が解除されたのですべて元どおりにする、在宅勤務から通常勤務に戻すだけでは社員は離れていきます。

勤怠管理システム「IEYASU」とは?

人数無制限・無料で利用することができるクラウド勤怠管理システムで、Webブラウザもしくはスマートフォンアプリから簡単に打刻ができるサービスです。カードリーダやNFC対応機器を利用し、手持ちのSuica等で打刻することも可能です。さらに、拠点のIPアドレスを設定することで不正打刻を完全に防止!

出退勤時刻はもちろん、有給取得等の各種申請の管理をすることもできます。日報管理・給与明細の管理機能も無料で利用できる。
課金して有料版にアップグレードすることで、データの永続的な保持や、オンライン問い合わせ等のサービスが追加されます。

●無料のクラウド勤怠管理システム 「 I E Y A S U 」
●無料のクラウド日報管理システム 「 I E Y A S U 日報管理 」
●無料のWeb給与明細システム 「 I E Y A S U 給与明細 」

在宅勤務の課題とその解決策

テレワーク・在宅勤務における課題には、仕事とプライベートの区別がつかなくなることや、コミュニケーションが取りづらくなったことによる評価不安や管理不安が挙げられます。

それらの課題解決には、「勤務時間のオンオフをいかに管理するか」「コミュニケーションをどう取るか」「業務内容をどのように把握するか」の3点が重要になります。

その3点に重点をおきつつ、実際にユーザーの皆様から聞いたIEYASUの活用事例を5つご紹介します。

【例1】 打刻だけは確実に
在宅勤務用の勤務区分&複数回打刻&時間単位の有給休暇申請

【例2】 コミュニケーション重視
slack打刻、勤怠アラートをslack上で通知

【例3】 時間外労働の事前申請を徹底
残業の事前申請&時間単位の有給休暇申請

【例4】 業務内容を把握
日報で業務内容を把握しプロジェクト収支で生産性を確認

【例5】 勤務形態の変更
フレックスタイム制や裁量労働制の導入

【例1】 打刻だけは確実に

プライベートとの切り分けが難しい在宅勤務では、所定時間通りの勤務が難しくなるパターンがあります。その場合、「複数回打刻機能」や「休憩打刻機能」を用いて、打刻だけは確実に行ってもらう運用方法があります。
(例)幼稚園の送り迎えがあるため17:00に一旦退勤打刻を行い、そのあと19:00から再度出勤打刻を行い勤務する

その際には「10分以上の離席は休憩として記録する」「30分以上の離席は時間有給休暇を取得する」などのルールを定めた上で運用を行う会社が多いです。

【関連】
【IEYASUの使い方】新型コロナウイルスに伴うフレックスタイム制・時差出勤の設定方法
Q. 1日に複数回打刻する設定は可能?
Q. 休憩を複数回とれますか(記録できますか)?
【新機能】時間有給休暇等の届出申請機能をリリースしました

【例2】 コミュニケーション重視

IEYASUの場合、ビジネスチャットツールのslackやLINE,LINE WORKSなどのコミュニケーションツールと連携して打刻をする方法があります。

【関連】
【IEYASUの使い方】LINE打刻をリリースいたしました【動画有】
【新機能】「LINE WORKS 打刻機能」をリリースいたしました【動画有】
【IEYASUの使い方】slack打刻をリリースいたしました【動画有】
【新機能】Slack通知機能で打刻漏れ通知などをSlack上で確認

ある会社は、slack打刻とslack通知、勤怠アラート機能を併用していました。

slack上から出退勤打刻を行うため、その日誰が出勤しているのかが全従業員が把握できるようになり、また、その日の業務内容や報告・相談事項をslack上で共有することで、円滑にコミュニケーションをとれるようにしていました。

加えて、「1日の残業時間が1時間以上」というアラートをslack上で確認できるように設定していたため残業管理も簡単にできるようになっていました。

【関連】
勤怠管理IEYASUの使い方「勤怠アラートの活用事例」
【機能デモ】IEYASUの『勤怠アラート』を実演

【例3】 時間外労働の事前申請を徹底

在宅勤務の長時間労働を抑制する上で、最もよく取り入れられるのは「原則として時間外労働は認めない」という運用方法です。もし、どうしても残業しなければならない場合は、届出申請ワークフローを用いて申請し上司が承認した場合に限り残業を許可するという運用をされている会社様が多いです。

【関連】
勤怠管理IEYASUの使い方「届出申請ワークフローの活用事例」
【活用事例】「残業の事前申請」を簡単に導入し残業を削減する方法

残業/深夜残業の事前申請(届出申請ワークフロー)で、実際に残業が削減されたという会社様にお話をお伺いすると、以下の2点がポイントであったことがわかりました。

ポイント①
申請時に部下自身が残業上限時刻などを考え申請するので、自分の生産性・パフォーマンスを意識するようになった

ポイント②
部下からの申請を流れ作業で承認していくのではなく、申請内容を見て「期日はまだ先なので今日は残業をせずに帰りましょう」「達成度50%で良いので今日は残業は1時間半未満にしてください」などの指示や相談ができるようになり、部下と上司とのコミュニケーションのきっかけになった

【残業削減のコツ】
1)残業理由・業務内容・期日などを詳しく申請させる
2)コミュニケーションツールとして活用する

【例4】 業務内容を把握

在宅勤務での長時間労働を是正するためには、業務内容の把握は不可欠です。
どのような業務を行なって何時間残業が発生したのかを把握し、業務の割り振りや管理体制を見直す必要があります。

IEYASUの場合、「日報機能」や「業務割合機能」で業務内容を把握することができます。
また、日報機能を用いて記録した勤務時間をもとに「プロジェクト収支」レポートを自動生成する機能もあります。

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Q. 工数管理はできますか?
【新機能のお知らせ】「プロジェクト収支」機能を新リリースしました【動画有】

【例5】 勤務形態の変更

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、各社の働き方が大きく変わりました。これを機にフレックスタイム制や裁量労働制を導入された会社様もいらっしゃいました。

IEYASUでは、無料プラン・有料プランを問わず、さまざまな勤務形態にも対応できるようになっております。

【関連】
【はじめてのIEYASU】フレックスタイム制、裁量労働時間制など正しく労務形態を設定する方法

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