勤怠管理IEYASUの使い方「勤怠アラートの活用事例」

クラウド勤怠管理システムIEYASUの有料プランに含まれる「勤怠アラート」機能をご活用いただくと、「残業時間が1ヶ月で45時間超過」「有給休暇の取得日数が有給休暇付与から10ヶ月時点で5日未満」などの、勤怠管理に関するアラートを自由に設定できるようになります。

今回はIEYASUの「勤怠アラート」の設定方法や活用方法などを詳しくご紹介いたします。

【機能概要】IEYASUの勤怠アラートとは?

● 残業時間が1ヶ月で45時間超過
● 残業時間が1週間で15時間超過
● 残業時間が1日で2時間超過
● 有給休暇の取得日数が有給休暇付与から10ヶ月時点で5日未満
● 遅刻日数が月2回以上
● 法定休日出勤が月2回以上

上記のような、労働基準法・36協定・会社のルール等に即した勤怠アラートを自由に登録することができます。

上限時間を超過したことを知らせるアラートはもちろん、上限より手前の時間でアラートを登録することで、超過しそうになっていることを事前に知らせ、予防することも可能です。

勤怠アラートの上限に達した場合は、メールやアプリに通知され、日次勤怠画面(出勤簿)の項目を色づけて通知することも可能です。また、本人、承認者、システム管理者、任意のメールアドレスなどアラートを表示させる対象も自由に設定できます。

動画で勤怠アラートについてご紹介していますので是非ご覧ください。
【機能デモ】IEYASUの『勤怠アラート』を実演
https://youtu.be/fQXvTObEIfg

【設定方法】勤怠アラートの設定方法

(設定1)勤怠アラートの機能をON

[システム管理>システム設定]画面にて「勤怠アラート」機能をONにします。

(設定2)勤怠アラートの登録

[システム管理>勤怠アラート]画面にて、勤怠アラートを自由に登録します。

「時間」に関するアラートと、「日数」に関するアラートで、登録箇所が異なりますので、それぞれの「新規作成」ボタンから新しい勤怠アラートを作成してください。

勤怠アラート名:任意のアラート名
対象勤怠:あらかじめ設定された集計項目よりアラート対象を選択します。
「残業時間」や「総労働時間」など13項目から選択可能です。
期間:アラート対象の期間を設定します。
アラート基準:アラートの基準を設定します。※時間または日数
通知方法:画面表示 or メール配信
通知先:表示させたい通知先にチェックを入れてください。※複数指定可
表示色:日次勤怠画面で表示させる色の選択をしてください。

(設定2)勤怠アラートと社員の紐付け

[システム管理>社員]画面から、作成した勤怠アラートと従業員を紐付けます。勤怠アラートを設定する従業員の編集画面にて、紐づける勤怠アラートにチェックを入れます。

【活用方法】労働基準法遵守のための勤怠アラート

労働基準法を遵守するために、残業時間や有給休暇の取得日数は特に注意しなければなりません。

■労働基準法による残業上限規制
・45時間以内(月)(日曜日(法定休日)の労働含めず)
・単月100時間(未満)(休日労働含む)
・360時間(年):(日曜日(法定休日)の労働含めず)
・720時間(年):(日曜日(法定休日)の労働含めず)

■労働基準法による年次有給休暇の取得義務化
・有給休暇5日の消化が必須

勤怠アラートを活用すれば、これらの項目を自動集計し注意喚起を行うことができます。

(活用事例1)時間外労働の上限規制

労働基準法による時間外労働の上限規制に関するアラートでは、以下4つのアラートをそれぞれ作成します。

・45時間以内(月)(日曜日(法定休日)の労働含めず)
・単月100時間(未満)(休日労働含む)
・360時間(年):(日曜日(法定休日)の労働含めず)
・720時間(年):(日曜日(法定休日)の労働含めず)

■詳細設定

残業「時間」に関するアラートですので、「勤怠アラート設定(時間)」画面より設定します。

Q. 【新労基法対応】時間外労働の上限規制に従った勤怠アラートの設定方法は?

(活用事例2)年次有給休暇の5日間の取得義務化

労働基準法による年次有給休暇の取得義務化に関するアラートでは、以下のアラートを作成します。

・有給休暇5日の消化が必須

有給休暇の取得「日数」に関するアラートですので、「勤怠アラート設定(時間)」画面より設定します。
※「有給付与日から●ヵ月時点」の項目は、運用に合わせて自由にご登録ください。

Q. 【新労基法対応】有給休暇年5日取得義務に従った勤怠アラートの設定方法は?

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