タイムカード・アプリ比較|保管期間等の基本情報から機械の選定ポイントまで

働き方改革の推進や有給休暇取得の義務化により、従業員の勤怠管理を適切に行うことの重要性がこれまで以上に高まってきています。

このままタイムカードを使い続けるべきか、それとも勤怠管理システムに変更すべきか…
勤怠管理方法の見直しを検討している人事担当者も多いと思います。

本記事では、「タイムカードとは?」「タイムカードの保管期間は?」という基本情報から、「各タイムカードの機能のメリットデメリット」や「タイムカードの選定方法」をご紹介していきます。

目次

■タイムカード (タイムレコーダー )とは?

ータイムカード(タイムレコーダー)とは?

タイムカード・タイムレコーダー は、働く人の勤務時間を客観的に把握するためのツールの1つです。
労働者1人1人に用紙(タイムカード )が配られ、出退勤時に機械(タイムレコーダー )に挿入すると、出勤した日付・出勤時刻・退勤時刻・就業時間等をタイムカード に記録されます。このタイムカードに時刻等の記録・印字することを打刻と呼びます。
ちなみに、発売当初は出退勤時の時刻を打刻するだけのシンプルなものでしたが、現在では、労働時間や時間給計算を自動的に行う利便性の高いタイムレコーダー もあります。

ータイムカードアプリとは?

タイムカードと同じく、働く人の勤務時間を客観的に把握するためのツールの1つです。
名称はシステムごとに異なりますが、勤怠管理システムやタイムカードアプリ等と呼ばれています。
パソコンやスマホ・タブレットからIDパスワードでログインし打刻をするタイプや、ICカードをカードレコーダーにかざして打刻をするタイプ、指紋認証や顔認証などの生体認証によって打刻をするタイプなど、様々な方法でより便利に・より正確に打刻できるようになっています。

クラウド型の勤怠管理システムも多くリリースされており、打刻する場所に制限されることなく運用できるようになりました。直行直帰の勤務スタイルの社員が多い会社や、支社や支店等が多い会社で特に活用されています。

打刻がより便利になっただけではなく、人的・時間的コストがかかっていた集計作業も大幅に簡略化できるようになり、さらに給与計算システムと連携することによって、給与計算に関わる業務を大幅に効率化されています。

■タイムカード (タイムレコーダー )の目的は?

タイムカード ・タイムレコーダー は、「給与計算」と「労働時間の正確な把握」のために活用されます。
会社の給与計算担当者は、タイムカードに記録された内容から勤務時間や欠勤・有給休暇等の勤務状況を把握し、その情報を集計し給与計算を行います。従業員の給与を適切に支払うための勤怠管理方法として、タイムカードが活用されているのです。

また、使用者側(会社側)には、従業員の労働時間を把握する義務が課せられています。2019年4月1日からの施行させた労働基準法や関連法の改正により、各企業や事業者に「従業員の労働時間の把握」が義務化されました(長時間労働の実態を把握し、面談の実施、業務分担を検討等の是正措置を取る必要があるため)。

労働安全衛生法 第六十六条の八の三
事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第一項に規定する者を除く。)の労働時間の状況を把握しなければならない。

労働時間の客観的な把握のためのツールとしてもタイムカード ・タイムレコーダー は活用されています。

■タイムカード (タイムレコーダー )に法的根拠・保管期間は?

上記の目的でタイムカード は活用されていますが、必ずしも紙のタイムカードでなければならないという定めはありません。使用者側(会社側)に義務付けられているのは、あくまでも「客観的な労働時間の把握」であるため、タイムカード ・タイムレコーダー に代わる勤怠管理ツールを導入していれば問題はありません。近年ではスマホアプリ等で打刻ができるクラウド型の勤怠管理システムの普及してきました。

タイムカード であれ クラウド型のタイムカードアプリであれ、3年間は保管する必要があると労働基準法で定められています。

労働基準法第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

タイムカード等の勤怠管理ツールは「その他の労働関係の書類」に該当するため、適切な管理と3年間の保管が必要とされているのです。この保管義務を怠ると、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

労働基準法第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は三十万円以下の罰金に処する。
一 第十四条、第十五条第一項若しくは第三項、(中略)又は第百六条から第百九条までの規定に違反した者

■タイムカード (タイムレコーダー )に歴史あり!

1871年、アメリカのジョン・C・ウィルソン(John C. Wilson)が雇用者の賃金計算を円滑にする目的で、世界で初めてのタイムレコーダーを開発。当時のタイムレコーダーは紙テープに時間を刻む方式の機械でしたが、後にタイムカードを用いて印字する機械も発明されました。

VW-Werk, Wolfsburg
Ende der Frühschicht – Werksangehörige beim Abstempeln der Zeitkarte

出典:https://ja.wikipedia.org/wiki/タイムレコーダー

日本国内においては、1931年にアマノ株式会社の創始者 天野修一氏によって、初の国産 電気式タイムレコーダーが開発されました。機械での字送り・時間印字も電気によって行われる画期的なタイムレコーダー でした。

出典:https://www.amano.co.jp/newgraduate/about/history.html

その後、企業社会が発展し給与体系が複雑化すると共にタイムレコーダーの需要は益々高まり、それに伴ってタイムかレコーダーそのものも多様化していきます。

・実労働時間・残業時間などを自動集計するタイムレコーダーで
・時計をデジタル化した電子タイムレコーダー
・パソコンと連動し集計結果を表計算式で表示できるタイムレコーダーソフト
・インターネットを介したASP方式のインターネットタイムレコーダー
・生体認証による勤怠管理
・社員証や学生証と一体化したタイムカード

時代のニーズに合わせて、今もタイムレコーダーが改良され続けています。

■タイムカードの種類

打刻方法も多様化

現在、打刻機能を有したサービスや各企業の打刻方法は多様化しています。

・紙の出勤簿に手書きで記録
・タイムカードで打刻するタイムレコーダー _単純な打刻のみのタイムレコーダー
・タイムカードで打刻するタイムレコーダー _タイムレコーダーに集計機能が付随
・タイムカードで打刻するタイムレコーダー _PCと連動して集計や計算を実施
・ ICカードで打刻するタイムレコーダー
・生体認証で打刻するタイムレコーダー _指紋認証で打刻
・生体認証で打刻するタイムレコーダー _指静脈認証で打刻
・生体認証で打刻するタイムレコーダー _顔写真で打刻
・PCやスマホ・タブレットからログイン認証で打刻

また、打刻情報はタイムカード等の現物で管理するのではなくデータで管理し、クラウド型・オンプレミス型のサーバーで管理するシステム・サービスが増加傾向にあります。

タイムカードで打刻をするタイムレコーダー

本記事はタイムカード に関する記事ですので、今回は「タイムカード」を用いた打刻方法について触れていきたいと思います。

・タイムカードで打刻するタイムレコーダー _単純な打刻のみのタイムレコーダー
・タイムカードで打刻するタイムレコーダー _タイムレコーダーに集計機能が付随
・タイムカードで打刻するタイムレコーダー _PCと連動して集計や計算を実施

ー単純な打刻のみのタイムレコーダー

まずは、単純な打刻のみを行う昔ながらのシンプルなタイムカード ・タイムレコーダー です。

タイムカードをタイムレコーダー に挿入をすると出退勤の時刻を印字するタイプのもので、「出勤・退勤・休憩開始・休憩終了」の4つの時刻を印字できるものや、「出勤・退勤・外出開始・外出終了・残業開始・残業終了」の6つを印字できるもの等、タイムカード・タイムレコーダー のメーカーによって印字される項目が異なります。タイムレコーダー を選ぶ際には、従業員にどのように打刻してもらうか、どのような打刻の記録が必要かを整理してから検討する必要があります。

このタイプのタイムレコーダー のメリットとしては「シンプルでわかりやすく正確に記録できること」「比較的安価に導入できること」があげられます。
シンプルだからこそ利用する従業員にとっても管理する総務担当にとってもわかりやすく、最低限の機能だからこそタイムレコーダー 本体を低価格で入手することができます。
このタイプのタイムレコーダー のデメリットは「従業員数が多い場合、集計作業に時間がかかる点」にあります。タイムレコーダー そのものに集計機能がないため、集計する際には、タイムカード の情報をExcel等に手動で入力し、計算を回す必要があります。給与計算担当の負担が増え、給与計算ミスのリスクも高まります。
単純な打刻のみのタイムレコーダー は「低価格でタイムレコーダーを導入したい」「人数も少ないため集計機能は必要ない」という事業者には最適なタイムレコーダー です。

ータイムレコーダーに集計機能が付随

このタイムレコーダー は、基本的には打刻のみを行うシンプルなタイムレコーダーと違いはありません。違いは「タイムレコーダー そのものに簡単な集計機能が付随している」ことにあります。
打刻記録から実働時間数・残業時間数・深夜時間数等の項目を自動集計し、タイムカードへ印字してくれます。打刻のみのシンプルなタイムレコーダー よりも本体価格は多少高くはなりますが、それでも比較的安価で導入が可能で、工数を削減し人為的トラブルを防ぐことにも繋がります。また、簡単な集計だけでなく時給計算までも実施してくれるタイムレコーダーもあります。機能や集計できる項目はメーカーによって異なるため、タイムレコーダー を選ぶ際に注意しましょう。また、集計対応人数も機器によっては制限がある場合もあるため併せて注視してみてください。

デメリットとしては、給与計算のルールがシンプルな場合(アルバイトのみで全員時給計算など)は、タイムレコーダーが自動集計をしてくれるため工数削減に繋がりますが、給与計算ルールが複雑な場合は、タイムレコーダーの自動集計だけでは給与計算ができず、結局Excel等へ入力する工程が発生し、トラブルの原因にもなります。

集計機能が付随したタイムレコーダー は「勤務時間や残業時間の集計時間が分かれば給与計算ができるようなシンプルな給与計算ルールである事業所」の事業者には最適なタイムレコーダーと言えます。

ーPCと連動して集計や計算を実施するタイムレコーダー

PCと連動して集計や計算を実施するタイムレコーダーは、上記2つのタイプで問題となっていた、勤怠情報のデータ化を解消してくれます。

タイムカードで打刻した情報はタイムレコーダーそのものに記録され、月末等の集計時に、その打刻情報をUSBやSDカードでパソコンへ取り込むことができます。Excelへ手入力するような工程がなくなり、人的コストの削減・給与計算ミスの防止にも繋がります。
また、集計ソフトがセットになっている場合も多く、タイムレコーダーに記録された打刻情報を取り込むと、集計ソフトの中で自動的に集計されます。加えて、タイムレコーダーそのものに集計機能が付いているタイプは単純な集計しかできませんでしたが、集計ソフトと連携しているものであれば複雑な給与計算ルールに対応した集計方法が可能です。(給与計算ソフトと連携しているサービスもあるためさらに便利)

デメリットとしては、上記2タイプのタイムレコーダー に比べるとタイムレコーダー本体機器が高額である点や、タイムカード自体には印字されないことが多いためリアルタイムな勤怠管理には不向きである点、タイムカードではなくICカードを用いるシステムの場合は毎月カードと従業員の紐付けが必要となる点などが挙げられます。

PCと連携するタイムレコーダーは、「リアルタイムで勤怠を確認するよりも集計作業の手間やミスを減らしたい」という事業者には最適なタイムレコーダー です。

■タイムカードの機械(タイムレコーダー )メーカー・ブランド

ーAMANO

日本国内タイムレコーダーの最初のメーカーであるアマノ株式会社は、販売台数の多い信頼されているメーカーです。実績や技術力に定評があります。また、タイムカードだけではなく、パーキング事業や清掃機事業も展開しており知名度も高い会社です。

ーMAX

マックス株式会社の提供するタイムレコーダー は、性能・機能・価格・コストパフォーマンスに優れています。床暖房等の住環境機器やホッチキス等の文房具事業で身近に親しまれているメーカーです。唯一の電波時計タイムレコーダーなどユーザービリティの高さに定評があります。

ーNIPPO

ニッポー株式会社は、創設60余年のメーカーで、長年にわたりタイムレコーダーを製造し続けている伝統ある会社です。「タイムボーイ」「カルコロ」シリーズなど長年愛され続けている人気シリーズを持ち、リピーターも多いメーカーです。

ーSEIKO

セイコーグループは、時計などを手掛ける精密機器メーカーとして有名で、タイムレコーダーでもその優れた技術を使用していますセイコーソリューションズ株式会社が提供するテイムレコーダーは、デザインが美しく低価格帯でも品質が高いことに定評があります。

ーVOICE

株式会社VOICEが提供するVOICEシリーズは、導入時のコストを最重視する方には最適なブランドです。打刻のみのシンプルな仕様だからこそ「届いたらすぐに使える」という魅力もあります。

ーTOKAI

株式会社万通商事が提供するブランドTOKAI(渡海)は、世界中の工場から高品質な製品を創り出し圧倒的な低価格でお客様に提供することを使命にしたブランドです。低コストでシンプルで使いやすいと評判のタイムレコーダーです。

■タイムカード (タイムレコーダー )の選び方のポイント

タイムカード選定ポイント① 従業員数

まず、会社・各事業所の人数規模にあったタイムレコーダー を選ぶ必要があります。タイムレコーダー によっては、集計機能に上限人数に制限があることもあるため注意が必要です。また、人数が多い事業所で紙のタイムカードを利用すると集計作業に時間がかかります。運用するにあたり、従業員規模に見合った金銭的コスト・人的コストであるかどうかを検討しましょう。

タイムカード選定ポイント② 1日の打刻回数

出退勤の打刻、休憩の打刻、外出の打刻、残業の打刻、休憩が複数回存在する場合の打刻など、会社・事業所によって1日の打刻回数が異なります。自社の場合、一日何回タイムカードを使って勤怠を把握するのかを明確にし、それに適したタイムカードを選びましょう。

タイムカード選定ポイント③ 集計方法

タイムレコーダーそのものに集計機能が搭載され機械もあります。
その集計機能は、どのような項目を集計するのか(総労働時間・残業時間・遅刻早退など)、どのような期間で集計するのか(1日集計なのか・月間集計なのか)、簡易な給与計算機能があるのかどうか等、自社の運用に適したタイムレコーダー・タイムカードを選びましょう。自社の給与計算・集計ルールが複雑で、タイムレコーダー に搭載されている簡易な集計機能では集計ができない場合は、集計機能の付いていないシンプルなタイムレコーダー で導入コストを抑えたり、給与計算ソフトと連携できるようなシステムを検討しましょう。

タイムカード選定ポイント④ パソコンとの連携

タイムレコーダーで打刻したデータをパソコンへ取り込めるタイムレコーダーもあります。タイムカードの現物で管理するよりもデータで管理をしたい場合は、この機能がついているタイムレコーダーを選ぶと大変便利です。

タイムカード選定ポイント⑤ 締日設定の可否

基本的にタイムレコーダーは1日から月末までの勤怠実績をを1枚のタイムカードに印字します。末締めであれば問題はありませんが、給与計算の締め日が月末以外(15日締・25日締等)の場合、月を跨いで使用することになり、タイムカードを2枚使用しなければならない状況になりえません。この状況を避けるためには、給与計算の締日(起算日)を任意の日付に設定する必要がありますが、タイムレコーダーの中には、締日(起算日)を設定できないものもありますので、締日が月末以外の場合は、締日(起算日)設定が可能かどうかを必ず確認しましょう。

タイムカード選定ポイント⑥ コスト

シンプルに打刻のみを行うタイムレコーダー、集計機能が付随したタイムレコーダー 、パソコンと連携して自動集計ができるタイムレコーダー 、タイムケードではなkICカードで打刻するタイムレコーダー 、生体認証で打刻するタイムレコーダーなど、タイムレコーダーと一口に言っても様々な種類があります。それぞれでタイムレコーダー の本体価格の相場も異なります。初期導入の金銭的コストだけでなく、導入後の維持費(タイムカードを買い足すか必要があるかどうか)や集計作業等の人的コストも考慮しましょう。

タイムカード選定ポイント⑦ 従業員の使いやすさ

毎日使うタイムレコーダー だからこそ従業員の使い勝手の良さは十分に考慮して選びましょう。打刻方法はわかりやすいか、打刻漏れは発生しにくいか、タイムレコーダー 付近で混雑しないかなど、実際の利用シーンを想定して選びましょう。また、給与計算担当の目線から、集計方法に手間がかからないか、給与計算ソフトとの連携はしやすいかなども考慮しましょう。

■おすすめのタイムカード (タイムレコーダー )

※2019年10月時点でのAmazon(https://www.amazon.co.jp)の価格を掲載しております。

ーとにかく安く!シンプルなタイムレコーダー

商品名 VOICE タイムレコーダー VT-1000
本体価格 ¥9,850
打刻回数/日 一日最大6欄印字可能
機能 打刻のみのシンプルモデル
・6列印字や多様なメモ欄を活用した勤務管理が可能
・難しい設定は不要
・締め日設定も可能
その他 ・最小限の導入コストでタイムレコーダーを使用したい方
・出退勤の記録さえ出来れば問題がない方
・従業員の外出・休憩が多い職場
におすすめ
商品名 TOKAI 新品タイムレコーダー タイムカード レコーダー 本体 TR-001s
本体価格 ¥9,580
打刻回数/日 1日最大6欄印字
機能 シンプルで使いやすいタイムレコーダー
・表面/裏面自動判別
・赤/黒2色印字
・シフト時間による印字列自動切替が可能
その他 ・安心の国内メーカー_1年保証付き
商品名 ZKTeco タイムレコーダー ZKPH403N
本体価格 ¥9,680
打刻回数/日 4回
機能 シンプルで使いやすいタイムレコーダー
・シフト時間による印字欄自動切り替え機能
・任意の締め日が設定可能
・日替時刻変更の設定可能
・遅刻早退が一目でわかる赤黒2色印字
・表裏自動判断機能
その他 ・不正な改ざんの防止
(鍵でカバーを開けなければ設定は変更できない仕様)

ー集計機能がついたタイムレコーダー

商品名 セイコーソリューションズ 多機能タイムレコーダー Z150
本体価格 ¥16,300
打刻回数/日 1日最大6欄印字
機能 以下2つから選択して利用できます。
①休憩時間を控除した、実働時間数または残業時間数を
 計算・集計する2欄集計機として使用する
②出退勤のほか、休憩や外出の記録も残せる
 6欄印字機として使用する

・大人数の集計を効率よく行なえるリスト集計機能
・使用するタイムカードは、1ヵ月間の印字結果が
一目で見られる片面カードです。
・時間数の計算結果を、一定の単位時間数でまるめて算出

その他 ・パスワードを設定で不正な改ざんを未然に防ぐ
・099年までのカレンダーを内蔵
商品名 ニッポー 電子タイムレコーダー タイムボーイ8プラス グレー
本体価格 ¥16,900
打刻回数/日 カルコロカード利用:2欄印字
タイムボーイNカード利用:4欄印字
機能 最大50名まで計算できるタイムレコーダー
残業時間などの指定時刻以降を計算する正社員モード、
出勤から退勤までの労働時間を計算する
フリーパートモードから選ぶことができる。
その計算の印字結果は、①日々の累計②1日のみの日計
③印字無しの3通りから選択できるようになっている。
月の集計印字機能について、正社員モードでは
就業日数・遅刻早退回数・残業回数・総残業時間、
フリーパートモードでは就業日数・総就業時間の印字が可能。
その他 利用するタイムカードの種類によって印字内容が異なる。
カルコロカード利用時には、2欄印字となり、
毎日の就業時間の計算(出勤・退勤の2欄+時数印字)
と1ヶ月の簡易集計印字が可能。
タイムボーイNカード利用時は4欄印字となり、
入1・退1・入2・退2の印字が可能。
商品名 VOICE タイムレコーダー 【自動集計機能付き】 VT-2000
本体価格 ¥13,030
打刻回数/日 集計あり:1日2回印字
集計なし:1日6回印字
機能 ・勤務時間の自動集計機能
・休憩時間のマイナス機能
・残業のみの集計も可能
・時給計算作業の大幅短縮でコストカット
・2色印刷で遅刻、早退がひと目で分かる
・もちろん、打刻だけでも使用可能
月末の集計作業が不要となりコストカットを実現
その他 安心の日本メーカー1年保証付き

ーパソコンと連携できるタイムレコーダー

商品名 マックス PCリンクタイムレコーダ タイムロボ ER-201S2/PC
本体価格 ¥54,890
打刻回数/日 1日最大6欄印字
機能 ・タイムカードに印字したデータを
 USBメモリで打刻データ簡単取り込み。
 時給計算も簡単に実施可能。
・複数タイムレコーダーを1台のPCで管理集計
・タイムカードの打ち忘れを自動でサーチします。
・PC上での作業のため修正作業が簡単です。
・4シフトに対応可能(適応参照人数:50人)
・24時間勤務(徹夜)に対応
・重ね打ち防止機能を搭載
・電波時計を標準搭載
・付属集計ソフト「楽々勤怠」の社員マスタに基づき、
 本体にカードを差し込むだけで新しいカードを発行。
 毎月の集計時に、個人毎にカード番号と社員マスタを
 照合する必要がありません。
その他 付属集計ソフト「楽々勤怠」の対応OS:Windows8(32bit/64bit版)7(32bit/64bit版)/Vista(32bit版)
商品名 アマノ TimeP@CKⅢ 150WL PC接続式タイムレコーダー TimeP@CK III 150WL
本体価格 ¥103,800
打刻回数/日 1日最大6欄印字
機能 ・勤怠データの取り込みから
 編集・集計までパソコンで管理できるタイムレコーダー
・打ち間違いや打ち忘れの修正は、PCでらくらく!
・集計データは、CSV形式や、市販給与ソフトへ出力可能
 給与ソフトへの転記ミスの心配は無用です
・SDメモリカード対応。
・音声ガイド付き・内蔵スピーカーで定時刻にメロディを流すことも可能
・1台で複数締め日に対応。
・交替勤務や休日出勤、早出、残業がある場合も
 従業員がタイムレコーダーで申告し、
 タイムカードに記録することができます。
その他 集計ソフトの「サッと勤怠with」は、
TimeP@CKサービスセンターに
寄せられたお客様の声を生かした新ソフト。
過去3年のデータ参照機能や変形労働時間制対応等
さらにお客様に身近なソフトになりました。

■タイムカード(タイムレコーダー)をエクセルで集計する

集計機能が付随していないタイムカードで勤怠管理を行っている場合、エクセル等の表計算ソフトにデータを書き起こして勤怠管理・給与計算をしていることも多いと思います。エクセルは、扱いが簡単で自由に関数やVBAを組めるため非常に便利なツールですが、勤怠集計を行う際には注意も必要です。

エクセルによる勤怠集計のメリット

  • 社会人の間で広く認知されている汎用的なツールであるため誰でも簡単に作業ができる
  • 関数やVBAを活用すれば、複雑な給与計算ルールにも適応した集計ができる
  • よく利用されるツールだからこそ、便利なテクニックや問題解決のヒントもWEB上で検索できる
  • 表計算ソフトなので勤怠集計をした後にそのまま給与計算もできる
  • Microsoft Officeさえインストールされていれば運用できる
  • 初期費用を数万円で抑えられる

エクセルによる勤怠集計のデメリット

  • エクセルの扱いと労務に精通した社員の確保が必要になる
  • 複雑な関数・VBAを組むほど集計ミスが起きやすくなる(関数やVBAを組んだ本人にしか仕様がわからなくなる)
  • 集計ミスにより支払額が変わるなど従業員に不利益が生じるリスクが高まる
  • 法改正の度に関数やフォーマットを修正する必要がある
  • 保険料率が変わる度に数値を変更しなければならない
  • 担当者の労務経験が浅いとフォーマットの再修正が頻発する
  • エクセルファイルの保存場所を注意しなければ、アクセス・閲覧ができないことがある
  • エクセルファイルの同時編集ができない場合がありデータが消える恐れがある
  • 給与計算に関わる個人情報(社員情報・給与額等)が流出するリスクがある

エクセルは便利で使いやすいツールだからこそ、入力ミス・関数の組み方のミス・給与計算額の誤り・個人情報の流出等の人為的ミスが生じやすくなりますので、運用には十分に注意が必要です。

■タイムカード (タイムレコーダー )のデメリット

【参考記事】時代と逆行するタイムカードによる勤怠管理。そのメリット・デメリットとは?

タイムカードのデメリット①勤務時間の集計に時間がかかる

タイムカードで勤怠管理をする場合、給与計算ソフトなどに人の手で一つ一つ入力して集計しなければなりません。

勤怠管理は月次で行う企業が多いかと思いますが、1ヶ月分をまとめるのに時間がかかってしまいますし、そのための炉y力と人件費も、長い目で見れば膨大な量に相当します。

また、手入力ではどうしても入力ミスが発生することもあります。間違いがないかどうかのの確認作業も必要になり、実際にミスがあった時の修正作業にも手間がかかります。

間違いに気付かず集計してしまい、従業員から後日ミスの申し出があった場合には、さらに手間をかけなければならなくなります。

タイムカードのデメリット②不正打刻などの人為的トラブル

タイムカードはアナログ方式のため、他の従業員などの本人以外が打刻することもできてしまいます。
出勤していないのに打刻されている、遅刻をごまかすための意図的な押し忘れ等の不正打刻がないとは言い切れません。
個人情報やプライバシーという観点からも、時代の流れに合わせるのは難しいかもしれません。

また、1事業所に1つのタイムレコーダーしかない場合は、出退勤時にタイムレコーダー周辺が混雑し、勤務時間に影響が出てしまうことも起こりやすいトラブルです。
打刻時に印字ずれや挿入エラーで手間取ることもあります。

タイムカードのデメリット③打刻したら変更ができない

タイムカードでよくあるのは、出勤と退勤ボタンを押し間違えてしまい、打刻がバラバラになってしまうということ。責任者に相談したり、メモで残したりと、一度打刻してしまうとキャンセルができないところが欠点だといえます。

また、終業時タイムカードを押した後に何かしらの業務が発生して、申告するのも面倒だからと従業員が自らサービス残業してしまうというケースもありがちです。

総務が把握していないところでも、現場サイドでは日々こういった細かなケースが発生しているのです。

タイムカードのデメリット④3年間保管しなければならない

従業員の賃金やその他労働に関わる書類(労働者名簿や雇用契約書など)は、労働基準法により3年間の保管義務があります。

労働基準法第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

タイムカードもその中に該当しますので、従業員全員分の保管が義務付けられています。違反した場合には、30万円以下の罰金が科せられますので注意が必要です。

もしも30人分のタイムカードを管理する場合、3年間で1080枚も保管しておかなければならいのです。保管場所の確保に加え、毎年の管理も行わなければならないので手間がかかります。

【参考記事】退職したらポイ、じゃダメ!勤怠管理(タイムカード)の正しい保存期間とは?

タイムカードのデメリット⑤コスト

買い足す→金銭的コスト、 保管・毎月の設置→運営維持のコスト

タイムカードを毎月取り換える必要があり、月末等に全員分のタイムカードに名前を書いて、全員分のタイムカードをそれぞれ入れ替える必要があります。
取り換えるだけではありますが、全従業員分を毎月取り換えるには、買い換える費用も、時間も、手間もかかります。

(例)タイムカードの平均価格 100枚 約1,000〜2,000円
  従業員:10  年間タイムカード費用:4,000円
  従業員:50  年間タイムカード費用:12,000円
  従業員:100 年間タイムカード費用:24,000円

また、タイムカードそのものだけではなく、タイムカードへ印字するためのインクリボンや、タイムカード自体の置き場所となるラックやホルダー、過去のタイムカードの保管場所と管理等も必要となります。

タイムカードのデメリット⑥事務所と本社との連携

例えば支店や支社などの事務所と、本社などが分かれている企業の場合、最終的に本社で従業員の勤怠状況を集計することになるかと思います。

その際は、月締めで事務所から本社にタイムカードを発送し、それを本社で確認するという二重の手間が発生します。ささいなことのようですが、時間も郵送費もかかります。

毎月の作業、しかもただでさえ他業務で忙しい月末などの締め日に行わなければなりませんから、想像以上のタイムロスに。

そのために月末は毎月残業している、という方もいらっしゃるかもしれません。その時間が短縮できれば、業務効率も上がることでしょう。

しかも、従業員全員分の1ヶ月の勤務状況が書かれているわけですから、責任も大きな作業です。誰でも行える作業ではありませんので、自ずと責任者の方の仕事量を増やすことになりかねません。

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タイムカードのデメリット⑦なんといっても月末締めてみてはじめてわかる長時間労働・残業

タイムカードの最大のデメリットといえば、リアルタイムに勤怠管理できない点です。月末になってはじめてわかる長時間労働。職場内で助け合えるはずのチームが気づかずいつの間にか崩壊していくこともあります。

タイムカードのデメリット⑧申請・承認のフローも構築できない

日々の勤怠を承認するといったこともタイムカードではできません。事前に残業申請などを行うことによって「時間を意識させる」そんな効果もあります。しかしながらタイムカードではそのフローの構築もできません。

タイムカードのデメリット⑨打刻だけでは自社のルールに合わない場合も

出退勤の打刻、休憩の打刻、外出の打刻、残業の打刻、休憩が複数回存在する場合の打刻など、会社・事業所によって(もしくは職種ごとに)1日の打刻回数が異なります。
タイムカード(タイムレコーダー)では、機械ごとに「1日の打刻回数は6回まで」「4回まで」といった制約があります。
事業所や部署ごとに打刻回数や運用方法が異なる場合は、同じタイムレコーダーでは対応できないという事態も起き得ます。
また、徹夜機能がないタイムカードでは、日付変更時刻を過ぎてしまうと、退勤打刻の段がずれて明日の位置に打刻されてしまうケースもあります。
徹夜ボタンのついているタイムカードもありますが、押し忘れや打刻ミスが起こる可能性が高まります。

タイムカードのデメリットを解消するクラウド勤怠管理システム・アプリ

上記のようにタイムカードには様々なデメリットがあります。それらのデメリットを解消するサービスとしてクラウド勤怠管理システムが登場しました。上記でご紹介したデメリットをクラウド勤怠管理システムがどのように課題を解消しているかを一覧にまとめました。

項目 タイムカード クラウド勤怠管理システム・アプリ
集計作業 エクセルや給与計算ソフトなどに人の手で一つ一つ入力して集計。入力ミス・計算ミスが発生しやすく、修正にも時間がかかる 勤怠データはシステム上に記録されるため、手入力作業は一切不要。入力ミスは起こりようがない
人為的トラブル 打刻漏れ、不正打刻が起こりやすい。出退勤時にタイムレコーダー周辺が混雑しやすい。 ・ログイン機能・GPS管理などにより不正打刻を防止。月末を待たずに打刻漏れ通知も可能。自分のPC・スマホ等の端末から打刻するためタイムカード周辺で混雑することもなし。(ICカード打刻タイプもあるが機械にかざすだけなのでスムーズに打刻ができる)
打刻の変更・修正 タイムカードに誤って印字してしまっても修正ができず責任者との相談等が必要な場合はある。給与計算担当者は、月末の集計時にしか修正点を確認できず、修正にも時間がかかる 修正も自身の端末から確認・修正ができる。給与計算担当も月末を待たなくとも修正点を確認できる。データ上で管理しているため簡単に修正できる。
保管 3年間分の全従業員のタイムカードを保存する物理的なスペースが必要で、管理にも手間がかかる。 システム内にデータとして保存、もしくはcsvデータで出力して保存できるため、物理的なスペースは必要なく、管理も容易。
コスト 定期的にタイムカードやインクリボンの買い足す必要があり、タイムカードを保管するカードラック等が必要になる 従業員がPC等の端末を持っていれば初期費用はなし。クラウド勤怠管理システムの月額利用料が発生する場合もあるが、完全無料の勤怠管理システムIEYASUであればコストは実質0円
事務所と本社との連携 毎月の集計のたびに各事業所のタイムカードを収集しなければならず郵送費もかかる クラウド上で管理しているため、全事業所の情報を1台のパソコン上から簡単に確認できる。郵送費も0円。
長時間労働・残業の把握 リアルタイムの勤怠管理ができないため、当月の長時間労働が確認できない。 リアルタイムの勤怠管理が可能なため、長時間労働への調整・対応ができる
申請・承認のフロー 管理者が日々の勤怠を承認することができない 管理者が日々の勤怠を承認することができる。打刻漏れの通知や勤怠の修正依頼も記憶が新しいうちに実施することができ正確な勤怠管理ができる。また、申請フローを導入することで、「時間を意識させる」ことも可能。
柔軟性 1日の打刻回数に制限があったり部署や職種ごとの設定も難しい。 社員1人1人の設定も可能。打刻回数も各社のルールに合わせて設定可能。

まとめ_タイムカードからクラウド勤怠管理システム・アプリへ

時間を有効に使う。また従業員の限りある時間を守ることも、総務の役目の一つ。デジタル化することでたくさんの利点が生まれます。タイムカードのまま、このデメリットを全力で受け続けて疲弊してしまうのは大切な従業員です。

多くの企業が、タイムカードを廃止し勤怠管理システムに乗り換えています。完全無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUもありますので一度 勤怠管理システムを検討されてみてはいかがでしょうか。

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IEYASU 編集部

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