【ハーモス年末調整の使い方】管理者による進捗確認・申請内容チェック・データ出力連携方法について

いつもHRMOS年末調整 by IEYASUをご利用いただきありがとうございます。

この記事では、社員の皆様から年末調整申告書の内容を提出いただいたあとに管理者が行う進捗確認・申請内容チェック作業・データの出力方法についてご案内いたします。

ハーモス年末調整の利用の流れ・この記事でご案内する内容

ハーモス年末調整は、以下のような流れで設定・操作いただくことになります。

(1)管理者による初期設定・提出依頼メールの送信
(2)社員による年末調整申請フォームの回答(申告書提出)
(3)管理者による進捗確認・申請内容チェック・データ出力(給与計算システム連携)

この記事では「(3)管理者による進捗確認・申請内容チェック・データ出力(給与計算システム連携)」についてご案内いたします。

【関連】

【動画】年末調整_初期設定5STEP動画

【動画】一般利用者の操作方法_年末調整申告書の提出方法

管理者による年末調整申告内容の管理

社員の皆様から年末調整申告書の内容を提出いただいたあとに、管理者が行う作業は大きく分けて3つあります。

①提出状況の確認(進捗確認)
②申告内容のチェック・修正依頼・確定
③申告内容の出力(csv,PDF)・給与計算システムとの連携

それぞれの操作方法について順番にご紹介いたします。

①提出状況の確認(進捗確認)

[システム管理>年末調整]画面にある「提出依頼(進捗確認)」の「状況」より、社員の提出状況を確認します。

画面上部には、社員の依頼状況・提出状況・確認(確定)状況の一覧表が表示されます。
また、一覧表に掲載されている人数のテキストリンクをクリックすると、対象社員が画面下部に表示されます。

【進捗一覧表の詳細】

今年と来年の申告書依頼対象合計
年末調整 提出依頼メールを送信するべき全ての社員
(初期設定STEP4で選択した今年と来年の年末調整対象者)

状況>未依頼
年末調整 提出依頼メールをまだ送信していない社員

状況>依頼中
年末調整 提出依頼メールは送信しているが、まだ社員から年末調整申告内容が提出されていない状態
(修正依頼を送信し、その修正の提出を待っている状態も「依頼中」に含まれます)

状況>未確定
社員からの年末調整申告内容の提出は完了しているが、申告内容の確認・確定がまだ完了していない状態
(基本的には、申請内容のチェック作業は「未確定」状態の社員を対象に行います)

確定済>今年の年調対象
申請内容の確認・確定が完了している、今年の年末調整対象の社員

確定済>今年の年調対象外
申請内容の確認・確定が完了している、今年の年末調整対象外の社員

 

また、社員番号・氏名・雇用形態・部門・拠点・申告状況・年末調整(対象or対象外)・メール(未開封or開封済)で絞り込むことも可能ですのでご活用ください。

【関連】

Q. 【年末調整】年末調整の申告状況を確認できますか

②申告内容のチェック・修正依頼・確定

申告内容を確認する

[システム管理>年末調整]画面にある「提出依頼(進捗確認)」の「状況」より、社員の申告内容を確認します。

進捗一覧表の「未確定」をクリックし、申告内容の確認を行う社員の「氏名」列にあるテキストリンクをクリックします。

こちらの画面に、年末調整の申告内容が集約されていますので内容をご確認ください。

管理者が申告内容を確認する際には、今年と来年の情報の差分を「!」アイコンで表示する機能を活用することで、確認作業を効率的に進めることができます。

「差分表示」機能では、以下のような場合に「!」のアイコンが表示されるようになります。

①年末調整の入力依頼時のデータと、社員が申請したデータに差分があるとき
②今年度のデータと、来年度のデータに差分があるとき

差分のアイコンが表示されている項目を重点的にチェックすれば、管理者のチェック作業の負担を軽減させることができますので、是非ご活用ください。

画面上で確認しにくい場合は、申告書のフォーマットで出力されるPDFで確認することも可能です。

修正依頼を送信する

確認した結果、修正・再提出が必要な場合は再提出依頼のメッセージを送ることも可能です。「メッセージ・修正依頼」のボタンをクリックし、修正依頼の内容を入力して「送信する」ボタンをクリックしてください。


フラグは「差戻中」に変更となり、上部の進捗一覧表では「依頼中」に戻ります。

社員が情報を修正し、再提出されるとフラグが「未確定」に戻りますので、再度ご確認をお願いいたします。

また、「メッセージ・修正依頼」のボタンからは、社員からのメッセージも確認できます。社員が年末調整申請フォームの「連絡事項等」の項目にメッセージを記載した場合、その内容が反映されますので併せてご確認ください。

管理者が代理で入力・編集する

社員の申告内容を管理者が代理で入力・編集する場合は、各項目の右上にある「編集」ボタンより編集をお願いします。

【2022年10月頃までにリリース予定】

本人・システム管理者が変更した履歴が記録される「更新履歴」機能は、2022年10月頃までにリリースいたします。リリースまで今しばらくお待ちください。

 

 

なお、社員へ提出を依頼している場合は編集ができませんので、もし編集したい場合は「依頼解除」ボタンをクリックしてください。

団体保険を管理者が入力する

団体保険を入力する際には、こちらの編集画面から入力します。

まず、今年度のタブをクリックし、本人の項目群の「編集」をクリックします。

「生命保険料控除」もしくは「地震保険料控除」の項目を「ある」と設定し「登録する」をクリックします。

「生命保険料控除」もしくは「地震保険料控除」の項目群が表示されますので、こちらの「編集」をクリックします。

編集画面において「団体保険」にチェックを入れて、保険会社名称や支払金額などの情報をご入力ください。

【関連】

Q. 【年末調整】団体保険の情報を人事が事前に登録することはできますか

 

申告内容の確認後は「確定」させる

内容に問題がなければ「確定」ボタンを押して申告内容の確認作業は完了となります。

進捗一覧表において「確定済」に移動していることをご確認ください。

 

③申告内容の出力(CSV/PDF)・給与計算システムとの連携

[システム管理>年末調整]画面にある「レポート」より、申告内容を出力します。

こちらの画面には、申告内容の最終チェックを行い確定させた「確定済」の社員が並びます。この画面から申告内容をCSV・PDFで出力できます。出力したcsvデータを加工し、給与計算システムへインポートしていただけますと幸いです。

社員ごとに申告書のPDFデータを出力する場合は、社員の行にあるPDFのマークをクリックしてください。

一括出力をする場合は「一括申告書csv」「一括申告書PDF」のいずれかをクリックし、出力する申告書を選択します。

出力完了メールが届きますので、メールに記載されたURLをクリックしてデータを出力してください。

今後も皆様からのご要望をもとに機能拡張を進めて参ります

今後も皆様からのご要望をもとに機能改善・機能拡張を進めて参ります。

是非 無料のクラウド年末調整システム 「ハーモス年末調整 by IEYASU」ご利用いただき、皆様からのフィードバックを頂戴できれば幸いです。

ハーモス年末調整 by IEYASUへのご要望はこちら

 

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