【ハーモス勤怠の使い方】これを見れば「段階承認のすべて」が分かるリンク集 │ HRMOS勤怠 by IEYASU

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ハーモス勤怠で従業員から勤怠の申請を受けた際、上長の承認の次に人事担当者の承認も必要など、段階的に承認者を設定したい会社様もあるかと思います。そんな時にご活用いただきたいのが「段階承認」の機能です。

この記事では、日次勤怠の承認における「段階承認」と届出の承認における「段階承認」の効果や設定方法の違いをご案内いたします。

日次勤怠の承認における「段階承認」

従業員の申請した勤怠を第一承認者、第二承認者…と段階的に承認したい場合、段階承認の機能をご利用いただくことが可能です。

日々の申請は「段階承認」できない

日次勤怠の「段階承認」とは、月締承認(確定)を段階的に行う機能となります。「段階承認」のご設定をしていたとしても、日々の申請に対する承認作業は第一承認者のみが行う作業となります。

【打刻機能】承認者配布マニュアル

Q. 勤怠管理から給与計算までの流れを教えてください

第二承認者以降を設定している場合でも、第一承認者が承認をした時点で日次勤怠は「承認済み」となります。そのため、第二承認者以降には日々の勤怠に関する申請は上がってこない状態となります。

月締めについては、第一承認から第四承認までの承認段階の順番にて締め作業を行うことが可能です。最後の承認者が承認を行うことで月締確定となります。

HELPトップ>勤怠マニュアル>勤怠承認

月締解除ができるのはシステム管理者権限を持つ社員のみ

システム管理者権限を持つ社員が下流承認者の場合でも、月締め申請を上げていくことが可能となっております。また、最後の月締確定についてはシステム管理者権限を持つ社員であれば誰でも代理で行うことが可能です。

例:第三承認者まで設定
①第一承認者A(システム管理者)が月締承認
②第二承認者B(利用者・承認者)が月締承認
③第三承認者C(利用者・承認者)が月締確定 ←システム管理者権限を持つ社員が代理で月締確定可能

なお、月締確定後に修正が必要となった場合、月締解除を行う必要がありますが、月締解除はシステム管理者権限を持つ社員のみが行うことが可能です。

設定は社員画面で完結

日次勤怠の「段階承認」は、被承認者の社員画面にて承認者を登録することで設定可能です。

手順①
承認者の社員画面にて、アカウントの権限を「3.利用者・承認者」に変更します。

手順②
閲覧・承認される側(被承認者)の社員登録画面にて、承認者の設定をする必要があります。第一承認者~第四承認者まで設定可能です。

※承認者、もしくはシステム管理者の権限を持つ社員が選択肢に表示されます

Q. 段階承認は、何段階まで設定できますか?

下流承認者の承認が上流承認者に即時で届く

[システム管理>勤怠設定>通知メールタブ]にある「月締確定漏れ通知」にチェックを入れていただくことで、より効率的に段階承認を行うことが可能です。

「月締申請実行時」にチェックを入れていただくと、申請者による「月締申請」が実施された即時、申請者の社員設定で設定されている『第一承認者』に月締確定漏れ通知が配信されます。また『第二承認者』以降の承認がある場合、下流承認の即時『上流承認者』に「月締承認」が通知され、以降の承認作業を促すことができます。

上流承認者から承認を差し戻した場合『下流承認者』「月締承認の差し戻し」が通知され、勤怠の再承認作業を促すことができます。

Q. 「申請漏れ通知」「承認漏れ通知」等 各種通知メールの配信ルールは?

届出の承認における「段階承認」

※「届出」は有料プランのみの機能となります

届出の「段階承認」は、第一承認者から順に申請内容を確認し、最後の承認者が承認をすると日次勤怠画面に反映される機能となります。

HELPトップ>勤怠マニュアル>届出

システム管理者権限を持つ社員は即時承認可能

申請者が申請をすると『第一承認者』の「申請中」のタブに申請内容が表示されます。『第一承認者』が承認をしなければ『第二承認者』は申請内容を確認することができません。下流承認者が承認をすると上流承認者の「申請中」のタブに申請内容が表示されるようになります。

 

最終承認者の承認が完了すると、申請者と承認者全員の「承認済」のタブに申請内容が移動し、申請者の日次勤怠画面に申請内容が反映されます。システム管理者権限を持つ社員が下流承認者の場合、上流承認者の承認を待たず即時にタブの移動と日次勤怠画面への反映が行われます。

例:第三承認者まで設定
①第一承認者A(システム管理者)が届出承認 ←日次勤怠画面に反映
②第二承認者B(利用者・承認者)
③第三承認者C(利用者・承認者)

Q. 届出における段階承認で、システム管理者が第一承認者の場合「承認」を押すと即時承認され、第二承認者へ届かないという仕様ですか?

 

また、システム管理者権限を持つ社員は承認者として設定されていない社員の申請を即時承認することも可能です。
システム管理者が即時承認した申請も、通常の段階承認と同じく申請者と承認者全員の「承認済」のタブに申請内容が移動し、システム管理者と最終承認者が承認取消をすることが可能です。

「段階承認」機能をONにすることで設定可能

[システム管理>勤怠設定>届出・時間有給タブ]画面にある「段階承認」を「利用する」と設定すると、届出申請ワークフローを用いた申請においても、社員画面にて設定した「第一承認者〜第四承認者」を承認者として段階承認することができます。

※「段階承認」がONになっていない場合、社員画面に第二承認者以降の登録があった場合も第一承認者で承認が完了します。

Q. 届出・時間有給タブの「段階承認」とは?

よくあるご質問:日次勤怠の承認者と届出の承認者を分けたい

結論として、承認者の権限を機能によって分けることはできません。日次勤怠も届出も同じ社員画面の「第一承認者〜第四承認者」の欄で承認者の設定をします。日次勤怠では第一承認者、届出では第四承認者など設定を分けることができません。

ただし、社員設定>第一承認者に「or」で複数名をご登録して頂き、運用上で「日次勤怠の第一承認者はAさん」「届出申請の第一承認者はBさん」として頂くことは可能です。
※あくまで運用上ですので、上記の場合Aさんでも届出申請の第一承認を行えますのでご留意ください。

Q. 承認者の権限を機能で分けることは可能?

下流承認者の承認が上流承認者に即時で届く

[システム管理>勤怠設定>通知メールタブ]にある「申請通知メール」を「送信する」にしていただくことで、より効率的に段階承認を行うことが可能です。

Q. 届出が申請された場合、メールで通知が届く機能はありますか?

申請者による「届出申請」が実施された即時、申請者の社員設定で設定されている第一承認者(OR設定している場合その全員)にのみ申請通知メールが配信されます。第二承認者以上の場合、下流承認が完了した即時、上流承認者に通知されます。

申請した届出が差し戻され、再申請した場合も通知されます。

また、承認者による「届出申請の承認」および「届出申請の差し戻し」および「承認済の届出の承認取消」が実施された即時『申請者』に通知メールが配信されます。段階承認途中の差し戻しの場合でも、下流承認者ではなく『申請者』に直接配信されます。

Q. 「申請漏れ通知」「承認漏れ通知」等 各種通知メールの配信ルールは?

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