エクセルでの勤怠管理と正しい勤怠管理方法|無料で利用できるテンプレートも紹介

使い慣れているから、できればエクセルで勤怠管理をしたい、一から勤怠管理のエクセルを作成するのは大変だから無料のテンプレートがほしいという、人事担当者の方もいらっしゃるかと思います。
本稿では、エクセルで勤怠管理できるテンプレートをダウンロードできるサイトのご紹介やエクセルで勤怠管理をすることのメリット、デメリット等をまとめていきます。

無料で利用できるエクセルテンプレート

一からエクセルで管理する勤務表を作成するより無料で公開されている、テンプレートを使用することで勤怠管理を効率的に行うことが可能です。ここでは無料でダウンロードできる勤怠管理のエクセルテンプレートが公開されているサイトをご紹介いたします。

Excel勤怠テンプレート

Excel勤怠テンプレートは総務の実務で利用されることの多いエクセルの勤怠管理表テンプレートの紹介サイトです。エクセルのテンプレートとして無料で公開されているものが集まっています。

bizocean

bizoceanでは3万点以上の書式テンプレートを無料(一部有料)でダウンロードすることができます。勤怠管理表だけでなく、ビジネスで利用できる様々なテンプレートがあります。

勤怠管理表エクセルテンプレート

勤怠管理表エクセルテンプレートは飲食店、コンビニをはじめとした小売店など、店舗の業務に特化した勤怠管理表のエクセルテンプレートをダウンロードサイトできるサイトです。

SR人事メディア

SR人事メディアは人事部の課題解決に役立つ、人事マニュアル、業務別モデル年収、出勤簿エクセルテンプレートなど、各種Excelツールを提供しています。

エクセルで勤怠管理をすることのメリット

  • 社会人の間で広く認知されている汎用的なツールであるため誰でも簡単に作業ができる
  • 関数やVBAを活用すれば、複雑な給与計算ルールにも適応した集計ができる
  • よく利用されるツールだからこそ、便利なテクニックや問題解決のヒントもWEB上で検索できる
  • 表計算ソフトなので勤怠集計をした後にそのまま給与計算もできる
  • Microsoft Officeさえインストールされていれば運用できる
  • 初期費用を数万円で抑えられる

エクセルであればたいていの企業に導入されており、導入コストもさほどかからないため手軽に利用することができます。出退勤の管理や労働時間、残業時間の計算は、エクセルの基本操作が分かれば誰でも利用することが可能です。関数やVBAがわかる方であれば、会社独自の集計ルールにも対応することが可能で、柔軟性がありますまた、インターネットで探せば、上記のように計算式の入った無料のテンプレートも簡単に手に入るのもメリットでしょう。

参考記事:『タイムカード・アプリ比較|保管期間等の基本情報から機械の選定ポイントまで

エクセルで勤怠管理をすることのデメリット

  • エクセルの扱いと労務に精通した社員の確保が必要になる
  • 複雑な関数・VBAを組むほど集計ミスが起きやすくなる(関数やVBAを組んだ本人にしか仕様がわからなくなる)
  • 集計ミスにより支払額が変わるなど従業員に不利益が生じるリスクが高まる
  • 法改正の度に関数やフォーマットを修正する必要がある
  • 保険料率が変わる度に数値を変更しなければならない
  • 担当者の労務経験が浅いとフォーマットの再修正が頻発する
  • エクセルファイルの保存場所を注意しなければ、アクセス・閲覧ができないことがある
  • エクセルファイルの同時編集ができない場合がありデータが消える恐れがある
  • 給与計算に関わる個人情報(社員情報・給与額等)が流出するリスクがある

エクセルは便利で使いやすいツールだからこそ、入力ミス・関数の組み方のミス・給与計算額の誤り・個人情報の流出等の人為的ミスが生じやすくなります。これにより残業代の未払いや、支給額のミスが発生してしまうことも十分考えられますので、エクセルを利用した勤怠管理の運用には十分注意が必要です。

また、改正労働安全衛生法が一部改正され、社員の健康確保措置を適切に実施する観点から、社員がどの時間帯にどの程度の時間仕事をしたかを把握するため、事業者は、長時間労働者に対する面接指導を確実に実施するため、タイムカードによる記録、パソコン等の試用ログの記録、事業者の現認等の客観的な方法その他の適切な方法により全ての労働者の労働時間の状況を把握しなければならなくなりました。「客観的な方法」という点ではエクセル出勤簿のみでは不十分かもしれません。

参考記事:『タイムカード・アプリ比較|保管期間等の基本情報から機械の選定ポイントまで

クラウド勤怠管理システムの導入を検討してみては?

正しく勤怠管理をするためには、エクセルのような関数の組み間違いによる集計ミスがなく、客観的の方法で記録をとることができる必要があります。無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUであれば、計算式を組むということもありませんし、法改正にも対応しています。初期費用・月額費用が0円の完全無料でご活用いただけますので、ぜひご検討ください。

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