働き方改革法の主要施策の1つとして、有給休暇が年間10日以上発生する労働者に対し、5日以上の有給休暇を取得させることが義務化されました。

2019年4月の施行を目前にし、私が経営する社労士法人においても最近相談が増えているのは、「実務上、どのような仕組みで各社員の有給休暇の発生や取得状況を確認すればスムーズなのか」ということです。

制度自体を理解していても、いざ自社での管理を始めようとすると、有給休暇の基準日が人毎にバラバラなので管理が大変そうだとか、比例付与でも10日以上有給休暇が発生するアルバイトは誰なのかとか、いくつかの実務的なハードルに直面するということです。

そこで、今回は、実務上、有給休暇の年間5日以上の付与義務化を、実務上乗り切るための対応策を３つ解説したいと思います。

【有給休暇の取得義務対応策①】有給休暇の一斉付与

第1の対応策は、全労働者に有給休暇を一斉に付与することです。

有給休暇は入社日から半年後を基準日として発生します。入社日は労働者毎に異なるのが通常ですので、それぞれ異なる基準日を基準として、「1年間に5日、有給休暇を取得したか」を管理するのはなかなか大変です。

そこで、管理をシンプルにするため、「有給休暇の一斉付与」の制度を導入することが考えられます。
有給休暇の一斉付与とは、たとえば4月1日を基準日として、全労働者に4月1日に有給休暇を一斉に付与する制度です。この制度を導入すれば、全労働者について、4月1日から3月31日までの1年間で5日以上有給休暇が取得されているかを管理すればよいという管理期間の一本化が実現します。

ただし、入社初年度のみ注意が必要です。上記の例では、たとえば7月1日に入社した労働者は、翌年の4月1日を付与日としてしまうと初回の付与日まで10か月となってしまい、労働基準法で定められた6か月を上回るので違法です。

これを回避するためには、入社後6か月（1月1日付）で初回の有給を付与し、初年度だけは1月1日から翌年3月31日までの14か月間に5.84日（端数部分は「5日÷12か月×2か月」で計算）の有給休暇を取得させれば合法となります。入社初年度だけはイレギュラーな扱いになりますが、2年目以降は全社の基準日に合わせて有給休暇の取得管理が可能となります。

【有給休暇の取得義務対応策②】有給休暇の計画的取得

第2の対応策は、有給休暇の計画的取得制度の実施です。

有給休暇の計画的取得とは、労使協定を締結すれば、協定で合意された日は有給休暇の計画的付取得日（＝強制取得日）にすることができるという制度です。計画的取得日は本人が自由に取得できる日を5日以上残せば、それを上回る日数に対し設定することができます。

この点、有給休暇の5日取得義務が発生する労働者であれば、少なくとも10日の有給休暇は発生していますので、5日間を計画取得日としても、「5日以上残す」という要件は確実にクリアできます。

したがいまして、年間の会社カレンダーのうち、どこか5日を計画的取得日としておけば、導入初年度はイレギュラーが発生する可能性はありますが、2年目以降は、有給休暇付与の基準日が人それぞれであったとしても、自動的に5日の取得義務が果たされるということになります。

【有給休暇の取得義務対応策③】システムによる効率的な管理

第3の対応策は、システムによる効率的な管理です。

有給休暇の一斉付与や、計画的取得を導入できる会社ばかりではありませんので、原則的なルールのまま、労働者それぞれについて有給休暇の発生および取得を管理しなければならない会社も少なくないでしょう。

労働者が数名の会社であれば、紙やエクセルの管理でも何とかなると思います。
しかし、数十名、数百名の規模になってくるとアナログな管理方法には無理があります。そこで検討をすべきは、有給休暇の付与や取得状況を管理する機能を備えた勤怠管理システムの導入です。

ソフトやプランの種類によって対応範囲は異なりますが、勤怠管理システムを導入すれば、入社日や出勤日数に応じた有給休暇の自動付与、有給休暇の取得状況の一覧管理などの機能が提供されます。働き方改革法に積極的に対応するソフトの場合は、各人ごとの基準日に合わせた年間取得状況の管理や、取得が遅れている人へのアラート機能なども備わるようです。

「有給休暇の年間5日以上取得義務」対応のポイント

働き方改革法では、有給休暇の5日取得義務化に加え、健康管理のための客観的な労働時間の把握も義務化されます。
ですのでこれを機に、まだ勤怠管理システムの導入をしていない会社は、積極的に導入を検討してみるべきでしょう。なお、多様な働き方に対応し、管理の容易性も踏まえて考えると、パッケージ型ではなく、クラウド型の勤怠管理システムを導入するほうが、より望ましい選択肢となるのではないでしょうか。

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