2022年10月31日、無料セミナー「『ハーモス年末調整』サービス説明会 ～初めてのペーパーレス化に必要なポイントをご紹介～」を開催いたしました。

毎年の一大イベントである「年末調整」。
従業員への説明や質問への回答、書類配布・回収・内容チェック等、業務に追われている担当の方も多いのではないでしょうか。年末調整業務は法改正もあり、電子化の動きが進んでおりますが、その内容を把握することが難しいという方も多いです。

本セミナーでは、HRテクノロジーの導入支援・業務設計コンサルティングを行う株式会社TECODesignの代表取締役である杉野愼氏を講師にお迎えし、年末調整関連の法改正の内容や紙から電子化する上での推進のポイントについてご講演いただきました。また、2022年夏にリリース予定の「HRMOS年末調整」についてもご紹介いたしました。

セッション１ - 年末調整のプロがペーパーレス化の疑問をスッキリ解決！

スピーカー：株式会社TECODesign　代表取締役　杉野愼 氏

 

年末調整とは（おさらい）

年末調整で提出する書類は最大４種類。

①　○扶（まるふ）｜給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
②　○保（まるほ）｜給与所得者の保険料控除申告書
③　○基配所（きはいしょ）｜給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
④　住宅ローン｜住宅借入金等特別控除申告書

提出された４種類の申告書をもとに、下図のピンク部分の控除をチェック・算出します

令和３年に、税務関係書類の押印義務が見直され、電子データでの取扱の事前承認制度も廃止されました。また、令和４年には住宅ローンの控除期間も変更されます。
上記のような行政の動きが後押しとなり、年末調整の電子化がトレンドとなっています。

ペーパーレス年末調整で変わること

年末調整を紙で行う場合は、準備・配布／回収・並び替え／チェック／催促・差し戻し／入力・計算／配布・申告／再発行・保管　など　様々な作業が必要になりますが、ペーパーレス化するだけで大幅に効率化されます。

【準備・配布編】送信ボタンをクリックするだけ

・年末調整用紙を確保し印刷
・場合によっては会社・社員情報を入力し社印を追加した上で印刷
・在宅勤務者や各拠点の従業員には郵送？配布？

紙での年末調整では以上のような作業・手間が発生しますが、ペーパーレス化すれば、画面上から「送信ボタン」をクリックするだけで従業員へ書類を送信できます。

【回収・並び替え編】管理画面で簡単チェック

・回収した申告書を社員番号順などに並び替え
・提出した／していない問題（連絡ミス・管理ミス）
・各拠点の管理者の能力によって、かかる手間が大きく変わる（A拠点は問題ないが、B拠点では修正や差し戻しが多く提出期限も守られない等）

紙での年末調整では以上のような作業・手間が発生しますが、ペーパーレス化すれば、すべて管理画面上で簡単に確認できます。

【チェック編】各項目が綺麗に埋まる

・書き漏れ／記入箇所の誤り
・従業員に記入してもらった保険料計算に誤りがる
・字が汚くて読めない
・申告書がぐちゃぐちゃ

紙での年末調整では以上のような作業・手間が発生しますが、ペーパーレス化すれば、申告書の各項目が過不足なく綺麗に埋まります。一般的な年末調整システムでは、アンケート形式で従業員に入力してもらうため、記入漏れや記入箇所の誤りなどがなくなります。また、アンケート項目に説明文が添えられているシステムが多く従業員が迷うこともありません。保険料計算もシステム内で自動計算されます。

【催促・差し戻し編】自動催促や個別通知もシステム上で可能

・未提出者へ個別連絡
・申告書誤りの修正依頼
・申告書に誤りがあった場合、付箋をつけて差し戻し？！
・場合によっては郵送しなければならない
・再提出してもらった申告書が修正されていない？！

紙での年末調整では以上のような作業・手間が発生しますが、ペーパーレス化すれば、システム上から自動催促や個別通知も可能となります。提出期限を過ぎても提出がない従業員には自動で督促メールが送信され、個別の修正依頼もシステム上で簡単に連絡できます。

【入力・計算編】システム上で自動化

・申告書（紙）からの転記作業
・転記作業の合間に書き漏れや誤りを発見することも多く、その度に連絡が必要

紙での年末調整では以上のような作業・手間が発生しますが、ペーパーレス化すれば、データの転記作業も不要で、給与計算システム等との連携もスムーズに行われます。

【配布・申告編】電子申告システムと連携して電子申告

・源泉徴収票を印刷し、場合によっては郵送しなければならない
・セキュリティ管理も強固にしなければならない
・給与支払報告書をまとめ印刷し各市町村へ配布

紙での年末調整では以上のような作業・手間が発生しますが、ペーパーレス化すれば、すべて電子申告が可能です。
※ただし、年末調整システムには電子申告機能は含まれていないのが一般的です。他の電子申請システムと連携するのが主流となっています。

【再発行・保管編】電子保管で簡単管理

・収集した申告書の保管作業／保管場所の確保／セイキュリティ管理
・源泉徴収票を紛失した従業員の対応

紙での年末調整では以上のような作業・手間が発生しますが、ペーパーレス化すれば、すべて電子保管され管理も簡単になります。

ペーパーレス年末調整の注意点

上記のようなペーパーレス化のメリットを期待してシステムを導入しても、導入がスムーズに進まないこともあります。ペーパーレス化を進める際の注意点についてご案内します。

年末調整には大きく分けて４つの関係者がいます。

①年末調整担当者（人事労務部など）
②経理部（人事労務部と経理部が分かれている場合）
③従業員
④アウトソース先（社会保険労務士や税理士など）

関係者ごとにペーパーレス化を進める際の注意点をご案内します。

①年末調整担当者の注意点

• 年末調整のシステムを切り替えた時には初期設定（従業員メール登録、配布準備など）が必要になる。システム登録直後からすぐ利用できる訳ではないことを把握しておく。
• 従業員からの情報は紙ではなく管理画面に集約される。今までの紙でのチェック方法と異なるので、クラウド上でのチェック方法・手順を整える。
• 回収期間が長期化しがちなので注意（送信ボタンを押すだけだと思うとズルズルと回収が長引いてしまうことがある
• 従業員本人との確認タイムラグ、システムからの連絡に反応がない社員の対応
• 控除証明書との突き合わせ方法を必ず確認する（システム選定時のデモでチェック画面を確認し、控除証明書と突き合わせがしやすいかをチェックする。チェック作業が肝！
• 賞与年調・給与年調などの違いや、正社員とパート等の雇用形態によっても違いがある場合、その切り分けがシステムで可能なのかを事前にチェックする

②経理部の注意点

• 源泉徴収票（税務署への提出用）、法定調書などの書類を出力・管理できるか確認
• 給与支払報告書の提出フローを確認し、担当を整理しなければならない
• 例年とは異なる形式でデータが出力されるので、後工程の整理が必要
• 例年のフローとは異なるため、人事労務部・経理部・外部の税理士などそれぞれの業務範囲の見直し・すり合わせが必要

③従業員の注意点

• 例年と回答方法が異なるため、十分な回答ルールや説明が必要
  （「これはどう入力するの？」「ログインできない」などのシステム的な問い合わせが増え、逆に大変になるケースも多い）
• PC,スマホでの操作が苦手な従業員のフォロー（場合によっては「まずは一部署のみクラウド化してみる」という切り分けも検討する）
• 例年の電話でのコミュニケーションではなく、システムからの連絡（テキストベース）になるため、反応が全くない場合もある。

 

④アウトソース先の注意点

• 回収した情報が給与計算や人事マスタにどう反映されるかを把握し共有する
• アウトソース先が正しくシステムを利用できるか
• 同時に修正できてしまう場合のルールを設定する（給与BPO→給与計算／税理士→年末調整／企業→人事マスタ）
• 従業員から年末調整の問い合わせがあった場合の質問ルートを整理する（従業員からすると知らないアウトソース先会社から連絡がくることになる）
• 回収した情報が給与計算や人事マスタにどう反映されるか、アウトソース先が正しくシステムを利用できるか
• 同時に修正できてしまう場合のルールを設定する（給与BPO→給与計算／税理士→年末調整／企業→人事マスタ）
• 従業員から年末調整の問い合わせがあった場合の質問ルートを整理する（従業員からすると知らないアウトソース先会社から連絡がくることになる）

ペーパーレス年末調整の開始手順

手順①プランを決める
手順②プロダクト（利用サービス）を決める
手順③スケジュールを立てる
手順④誰がやるかを決める

プランを決めるとは？

まず、年末調整業務の中のどの部分をシステム化するのかを決定します。

プラン①：収集だけでも楽に！コース

プラン②：税額確定、源泉徴収票まで楽々コース！

プラン③：年末調整、楽々フルコース

 

2022年10月31日時点から年末調整のシステム化を進める場合、成功率が高いのは「プラン①：収集だけでも楽に！コース」です（「プラン②」「プラン③」では時期的に今年度は難しい）。

 

準備・配布・回収の部分のみをシステム化する「プラン①」であっても、2022年10月31日時点からシステム化を進める場合はな過密なスケジュールになります。

2022年11月上旬：システム比較検討・決定
2022年11月中旬：社内稟議
2022年11月下旬：管理者によるシステム理解・テスト・決定
2022年11月下旬：従業員へのご案内

もし、システムの導入にお困りの場合や、今年度からどうしても年末調整をシステム化したいという場合は、TECO design へご相談ください。

セッション２ - HRMOS年末調整 サービス・機能紹介

スピーカー：株式会社ビズリーチ IEYASUグループ 製品企画担当 細野 千枝子 氏

ハーモス年末調整とは

ハーモス年末調整は、ハーモス勤怠の中にあるオプション機能のうちの一つです。
勤怠管理、給与明細、日報管理、年末調整の4つの従業員のフロント業務がペーパーレス化可能なシステムとなりました。

ハーモス勤怠には「無料プラン」と「有料プラン」がありますが、年末調整の機能は0円でご利用いただけます。

年末調整のみのご利用も可能ですので、企業規模に関わらず、初期費用・月額費用が無料で導入・利用できます。

ハーモス年末調整の特徴

ハーモス勤怠は、年末調整をするために必要となる各申告書の「作成」「収集」「管理」と、「給与計算システム連携用データ出力」ができるシステムです。

＜従業員のメリット＞
従業員は質問に回答していくだけで、提出が必要な申告書類をシステムが自動で判定し作成しますので、年末調整の知識がなくても簡単に対応できます。また、従業員が普段から使用しているスマートフォンやタブレット（スマートフォン用iOS/Androidアプリ）からの入力・提出が可能となり、提出のための出勤や、郵送の手間が省けます。

＜管理者様のメリット＞
在宅での勤務が可能となります。年末調整のための出勤は不要です。
従業員の記入ミスが大幅に減るのでチェックにかけていた時間を削減できます。加えて、申告書の印刷や、郵送、並び替え、ファイリングで発生していた作業は不要となります。
提出状況管理や、申告内容の修正依頼もシステム内で完結します。

HRMOS年末調整で電子化できる業務範囲について注意点がございます。

ハーモス年末調整の機能は、年末調整申告書の作成と収集、保管の部分のみになります。

そのあとの年税額計算、従業員への過不足額の返金・徴収、源泉徴収票や給与支払報告書の作成、市区町村・税務署への書類の提出等は対応しておりませんのでご注意ください。

従業員への源泉徴収票の通知については、元々HRMOS勤怠の機能にあるＷＥＢ給与明細の機能で電子通知することが可能です。こちらもよろしければご利用ください。

ハーモス年末調整の機能

従業員側の機能

それでは機能の紹介に入らせていただきます。まずは、従業員側の機能についてご紹介いたします。

従業員側の機能① スマホ、タブレット、PCからの入力が可能

従業員は、年末調整の申告内容をPC/タブレット/スマホからご入力・ご提出いただけます（勤怠打刻アプリからも入力可能です）。

従業員側の機能② 保険料控除額等の自動計算・入力アシスト機能

計算誤りの多い保険料控除額の算出や、収入から算出するのが難しい所得金額は自動計算されます。

また、入力忘れや申告出来ない内容が入力された場合は、メッセージが出て知らせてくれる入力アシスト機能がございます。

従業員側の機能③ 質問に回答するだけ・提出が必要な申告書を自動判定して作成

従業員の回答内容によって必要な申告書を自動判定し作成する機能をご用意しております。

従業員側の機能④ 電子の保険料控除証明書に対応

保険会社やマイナポータル経由で取得した保険料の電子控除証明書をアップロードするだけで控除証明書の内容が入力され、控除額は自動計算されるので非常に便利です。

今年は、生命保険料控除証明書と地震保険料控除証明書の電子データのみ対応いたします。社会保険と住宅ローンの電子控除証明書については、来年以降で対応を検討予定です。

なお、マイナポータルとの連携はございませんのでご注意ください。

管理者側の機能

続きまして、管理者側の機能についてご紹介いたします。

管理者側の機能① 基本設定

基本設定画面では以下の内容を設定できます。

• 法人情報の登録
• 社員回答画面の画像添付を必須にするのか、任意にするのかの設定
• 申告書に印字する住所を「住民票」にするのか「現住所」にするのかの設定
• 未提出者に自動でリマインドメールを送るための設定
• 社員が入力出来なくなる期日の設定

管理者側の機能② 従業員回答画面の説明文をカスタマイズ

続いては、従業員回答画面の説明文をカスタマイズできる機能です。

予め基本的な説明文は当社で記載させていただいていますが、会社によって従業員に説明したい内容が異なる場合もあると思いますので、全画面編集可能となっております。

一度編集いただいても、初期値に戻すことが出来ますのでご安心ください。

管理者側の機能③ 申告書の提出依頼する対象者の選択

続いては、申告書の提出依頼を送る対象者の選択機能です。
勤怠管理と同じ社員情報を使いますので、業務委託や派遣スタッフ、退職者や内定者など年末調整対象外の方が登録されている可能性がございます。この画面で依頼対象の方を選択していただきます。

管理者側の機能④ 提出状況、確認状況の進捗管理

この画面で、年末調整対象者に対して、提出依頼メールを一斉送信・個別送信することが可能です（従業員別にメール開封状況も確認できます）。

そして、提出状況や確認状況の管理、提出された申告内容の確認もこの画面で行います。全員が「確定済」になれば完了です。

管理者側の機能⑤ 今年と来年の差分表示

会社で予め入力していた情報に対して、従業員が内容を修正して提出した場合に、修正前後の差分が表示されます。また、今年と来年の申告書の内容に違いが生じている場合もその差分が表示されますので、1月支給の給与計算から変更しないといけない情報が分かるようになる予定です。

差分がある場合にマークが出るのは、タブ・目次・項目横の3か所を予定しています。どこにもマークがなければ、修正も新規入力項目もないということになりますので、予め現在給与計算に使われている従業員情報をご登録いただくことで、差分表示がある項目のみ確認することが可能となり、作業の効率化につながるかと思います。

事前に登録する場合ですが、現在は社員画面にある年末調整タブから登録可能となっております。

もし、差分確認出来なくても良いという場合は、初年度は基本的な従業員情報だけ登録していただいてあとは従業員の方に入力いただく事も可能です。2年目にご利用いただく際は、1年目に年末調整で収集した、来年の扶養控除等申告書の情報が引き継げるようになります。

管理者側の機能⑥ 修正依頼、メッセージ履歴管理

続いては、修正依頼とメッセージ履歴管理機能です。システム上から従業員に修正依頼を送り、修正して再提出してもらうことが可能です。初回提出時、修正依頼時のメッセージ履歴もここに記録されていきます。

管理者側の機能⑦ 出力帳票

続いては、申告書のデータ出力についてです。
作成した申告書のPDFデータと、収集したデータのCSV出力が可能となります。

管理者側の機能⑧ 前職の源泉徴収票

続いて、既に会社に提出されている「前職の源泉徴収票」情報を予め登録できる機能です。

基本的には、従業員から収集するのみの運用も問題ございませんが、社員の年末調整タブに予め源泉徴収票情報を登録していただく事が可能です。登録してから年末調整を開始するメリットとしましては、社員が入力する際には既に提出済みの情報が「編集できない状態で」表示されていますので、既に提出していることが確認できることで、重複提出を防ぐことが出来ます。

近年は、退職した会社からPDF形式で源泉徴収票が送られることが多く、入社時に提出したことを忘れてしまい再度年末調整時に提出してくる社員の方もいらっしゃるというお声を聴きますので、重複提出を防ぎたい場合は事前にご登録いただければと思います。

管理者側の機能⑨ 団体保険

次きまして、団体保険の機能です。
予め「団体」にチェックを入れて保険料控除情報をご登録いただいてから、従業員の方に提出依頼を送付していただきます。従業員の回答画面には、編集が出来ない状態で表示だけされますので、申告内容を従業員の方にご確認いただいた上で申告書作成していただく事が可能です。

なお、DatファイルやCSVファイルでの登録は今年においては対応予定はございません。手入力のみとなります。

ハーモス年末調整のサポート

ハーモス年末調整のサポートには「無料」と「有料」がございます。

動画、ヘルプページ、FAQについては無料で提供させていただいております。基本的にはこれらを確認していただき自走していただく事を想定しています。

【関連】

ハーモス年末調整　ヘルプページ

ハーモス年末調整　FAQ

ハーモス年末調整　初期設定動画

HRMOS勤怠の「有料プラン」をご利用のお客様においては、HRMOS勤怠と同様にお問い合わせフォームからの個別のお問い合わせが可能となっております。また、設定代行等も準備しておりますので、詳細は問い合わせ窓口よりご相談ください。

既存のお客様への注意点

次に、既にハーモス勤怠をご利用いただいているお客様への注意点を３つご案内します。

①年末調整の機能をONに
②年末調整の管理は「システム管理者」の権限のみ可能
③社員情報に「生年月日」「性別」が追加

①年末調整の機能をONに

まず一つ目、既にお使いのアカウントで年末調整をご利用いただくためには、年末調整をonにしていただく必要があります。

「システム設定」の中の「利用機能」にある「利用システム」に「年末調整」が追加されていますので、年末調整にチェックを入れてください。

その上で、年末調整を従業員ログイン後の初期表示にされたい場合は、「ログイン後の表示」で年末調整にチェックを入れ直してください。（年末調整の時期のみ変更していただく事も可能です）

②年末調整の管理は「システム管理者」の権限のみ可能

２つめは、権限についての注意点です。

社員>基本情報で社員別に登録する「権限」がありますが、年末調整機能を管理者として利用できるのは「システム管理者」のみとなります。

システム管理者の方は年末調整の情報が閲覧・編集できますので、現在「システム管理者」として勤怠をご利用いただいている方の中で、年末調整の情報は見せたくないという方がいらっしゃいましたら、事前に「6. システム管理者(給与明細・年末調整除く)」に変更をお願いします。

③社員情報に「生年月日」「性別」が追加

３つ目は、共通の社員情報に項目が二つ追加されました。

年末調整機能リリースに伴い、年末調整に必要な情報を登録する画面はタブで分かれて表示されています。

ただし「生年月日」と「性別」に関しては［システム管理＞社員＞基本］画面の項目にも追加されております。
これに伴うCSV登録項目の変更は本日時点では対応しておりませんので、対応する場合は改めてご連絡いたします。

また、勤怠は旧姓やビジネスネームで管理されているお客様もいらっしゃるかと思います。

基本情報に氏名を登録すると、自動で年末調整にも同じ氏名が登録されますが、後から年末調整の氏名のみを戸籍名に変更していただく事が可能ですのでご安心ください。

実際の画面を用いたデモンストレーション

当日のセミナーでは実際の画面を用いたデモンストレーションを行いました。当日ご案内した操作方法については、下記の動画にまとめておりますので動画をご覧ください。

【再生リスト】ハーモス年末調整_初期設定５STEP動画

【動画】一般利用者の年末調整申告書の提出方法

【動画】管理者による進捗確認・申請内容チェック・データ出力連携

無料で年末調整をペーパーレス化しませんか？

「HRMOS年末調整」は、初期費用・月額費用０円で簡単に導入・運用することができますので、紙で年末調整を行っている方・年末調整のペーパーレス化をご検討中の方は是非ご活用ください。

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