勤怠管理IEYASUの使い方「勤務区分の設定を変更したが、日次勤怠に反映されない?」

無料の勤怠管理システムIEYASUをご利用中のお客様から多いお問い合わせの一つが、「勤務区分の設定を変更したにもかかわらず、日次勤怠に反映されない」というご質問です。
設定の変更を正しく反映させるための方法をご説明します。

日次勤怠に反映されるのは「最初に展開した時点の勤務区分の設定」

結論から申しますと、勤務区分の設定の変更は、日次勤怠へリアルタイムに反映されない仕様となっています。日次勤怠は、その月の「日次勤怠画面」を展開した時点での「勤務区分」の設定が反映されます。(出勤時間や休憩時間を「初期表示する」と設定したものが反映されるのもこのタイミングです)

そのため、月の途中で勤務区分の設定に変更を加えたとしても、当月度分については変更前の設定が適用されることになります。システム仕様として「設定の上書き」は行いません。

よって、勤務区分の設定変更は「月の途中からの適用」を想定して行うのではなく、「次月度からの適用」に向けて行われるとスムーズです。例えば、4月度から勤務区分の設定を変更したい場合、3月中に変更をかけておくと、4月度の日次勤怠画面を展開したタイミングで変更後の設定が適用されます。

月の途中から勤務区分の設定を変更したいなら、「勤怠データ再生成」を

しかしながら、そもそもの設定が誤っていた等のご事情から、早急に勤怠区分の設定を変更する必要がある場合もあると思います。その場合には、「勤怠管理 > システム管理 > 社員 > 日次勤怠データ生成」より、対象の期間を指定し再生成することができます

例えば、3月中に勤怠区分の設定を変更し、その内容を3月度の日次勤怠に反映させたい場合、「日次勤怠データ生成」の対象期間として3月度を選択することで対応可能です。

ただし、「日次勤怠データ生成」を行うと、対象月の打刻、勤怠データがリセットされてしまいます。(つまり、打刻データが消去されます)そのため、各社員について、該当月度の勤怠承認画面より「CSV出力」をクリックし、勤怠データをダウンロードしておくことをオススメいたします。

【ケーススタディ】勤務区分を変更されたい場合の具体例

ではどのような際に「勤務区分」の内容を変更されたいのか、実際のお問い合わせからピックアップしてみたいと思います。

ケース1:出勤時間や休憩時間を変えたい・間違っていた場合

「9時 — 18時」の出勤・退勤として、休憩時間を「12時—13時」に設定し運用を始めました。しかしながら、就業規則上は「9:30—18:30」であった。休憩時間は「11時30分—12時30分」としたい。などがございます。

また、この際に勤務区分の設定にて「初期表示する」としていなければ「日次勤怠画面」には反映されません。初期表示設定した後に変更できないため、お問い合わせによくいただくケースになっております。

ケース2:「社員」の「出退勤 初期表示」の「勤務区分」を変更したい

当初、通常勤務として「出勤(9-18)」を「出退勤 初期表示」として設定していたが、環境が変わり「時短出勤(8-14)」に変更したい場合。一般的には次の月からということであれば、月内に設定変更を実施し、次の月に新しく「日次勤怠画面」を該当ユーザーが展開する際に新しい設定が読み込まれるということが考えらます。
※ケース2が月内で切り替わる場合、一般的には当月はご自身で「勤務区分」を「時短勤務(8-14)」へ変更いただき、次月からはすべて最初から「時短勤務(8-14)」が出勤日に登録されている状況が良いかと存じます。

もし、本記事でも解決できないような設定上のお困りごとがありましたら、ぜひお問い合わせください。

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