残業をさせるのは違法?!労働基準法を理解し36協定を締結する方法(記入例つき)

「ごめん、ちょっと今日残ってこの資料を仕上げといて」

御社でもこのように部下に依頼することもあるのではないでしょうか。しかし、うっかりしていると実はこの指示が法律違反・・・ともなりかねません。

法律上で“働かせることができる時間”とは

労働時間は原則、労働基準法第32条で休憩時間を除き、1週間40時間、1日8時間と決まっています。※特例として従業員10名未満で下記の業種の事業場の場合は1週間44時間。

商業(理美容業や小売業など)、映画・演劇業、保健衛生業(病院など)、接客娯楽業(旅館、飲食業など)

「1日8時間はわかるよ、超えたらちゃんと残業代を支払っているし・・・」と残業代を支払っているから問題ないと思っていても実は落とし穴が。労働基準法第32条の趣旨は「経営者はこの時間を超えて従業員を働かせてはいけません」ということなのです。つまり残業をさせること自体がこの労働基準法第32条違反となってしまいます。

必要なのは36協定

では、残業をしてほしい時がもしあった場合、どうしたら違法にならないのでしょうか?

これも法律上で手続きが決まっており、従業員に残業をさせる場合には労働基準法第36条の定めに従って「協定を締結し、届け出る」という準備が必要になります。これをして初めて、従業員に残業を指示しても違法にならないのです。

この協定を「時間外労働・休日労働に関する協定届」と言いますが、労働基準法第36条に定められている為、通称「36協定」と言われており、こちらの方が目にされる方も多いかもしれません。

参照:36協定の記入例

http://tokyo-roudoukyoku.jsite.mhlw.go.jp/var/rev0/0128/4087/201417145916.pdf

36協定を結ぶ上でおさえるべき5つのポイント

では実際の協定の作成の基本的なポイントを確認していきましょう。

①36協定は“事業場”単位で作成

1社1枚作成すればよい、というものではなく事業場単位での届出となりますので、支店・店舗など複数の事業場があればその場所ごとに作成が必要となります。

②残業をさせる理由を具体的にし、最長でどのくらい残業が発生するか見積る

忙しいからという抽象的理由はもちろんNG。どのような場合に、誰に残業が発生するかを明確に定義することが必要です。その上で、長くてどのくらいその人に残業時間が発生するかを記載していきます。

ただし、この残業時間も無制限に記載できるというものではありません。

時間外労働の限度に関する基準という通達が出ていますので、この範囲内に残業時間は納める必要があります。(例えば1ヶ月では45時間が限度時間になっています。1ヶ月60時間と記載してはダメということですね。)

参照:時間外労働の限度に関する基準

http://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/040324-4.pdf

③適切に“労働者の過半数を代表する者”を選出する

36協定には労働者の過半数を代表する者の職名と氏名、捺印をする欄があります。この欄は経営者の指名ではなく、労働者が「○○さんにお願いします!」と推薦するような形で決まった方の署名捺印が必要です。投票や会議の場での挙手、任せるかどうかの用紙回覧などで選出を行いましょう。なお、管理監督者は労働者の代表になれませんので注意が必要です。

④効果が発生するのは届出をしたあと

作成し、労働者代表とも確認したからこれで安心・・・ではなく、36協定は労働基準監督署に届出をしてから有効となります。届出は郵送、持参どちらでも可能ですが、忘れずに開始日までに届出を行いましょう!また、届出をすると返却はされませんので、会社としてきちんと届出をしているという証拠として、写しもあわせて提出し受付印をもらった会社用の控えは確保してください。

⑤どうしても1ヶ月45時間以上残業が発生する場合は「特別条項」もあわせて

②で残業時間は無制限に記載できないと説明しましたが、「どうしても期末の時期だけは45時間以上、残業時間が発生してしまう」、というような特別な事情やボーナス商戦など繁忙期の偏りがある場合は「特別条項」もあわせて決めておきます。

これは臨時的に限度時間を超えて残業をさせるような事態が予想される場合に、予めその旨を労使で決めておくことで、②で決めた残業時間を延長させることを可能にするものです。この場合の延長時間に制限はありませんのでどのくらいの残業時間が発生しそうかを適切に見積もります。またあくまで臨時的な場合ですので、最大でも年に6回までしか延長してはいけないことになっています。

本来の目的は「残業を減らす」ために

長時間労働問題は昨今大きく取り上げられており、現在は無制限になっている特別条項時の残業時間の上限を決める調整も進められています。

今まで36協定の対応をしていなかった企業はもちろんのこと、対応していた企業であっても残業時間の記載を見直していかなければいけないタイミングです。

まずは適切に勤怠管理をし、自社の残業時間の把握をしましょう!

無料のクラウド勤怠管理システムIEYASUをぜひご利用ください。

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ABOUTこの記事をかいた人

社労士法人 人事部サポートSR 社労士:針谷正昭

「外部人事部」をコンセプトに、幅広い人事領域をサポートする社労士法人、人事部サポートSRの針谷です。企業人事での実務経験、社労士として数々の企業様への労務コンサル経験をもとに、人事実務家の目線にたって企業様をサポートします。給与計算や手続きなど実務を通じて把握した労務課題への改善提案、さらに採用支援や人事制度の導入提案も手がけ、企業人事の皆様を幅広く支援します。まずはお気軽にお問い合わせください!