年5日の有休取得義務化目前!企業が取り組むべき実務対応チェックリスト【労働基準法改正2019】

2019年4月以降、使用者は労働者に対し、年5日の有給休暇を確実に取得させなければなりません。
御社では、対応に向けた準備は進んでいますか?

このたび、厚生労働省より「年5日の年次有給休暇の確実な取得」に関わる解説リーフレットが公開されました。今号では、こちらの内容を元に、これから実務対応を検討される企業に役立つチェックポイントをご紹介することにしましょう!

有休取得義務化対応 チェックその1.「有休管理方法」を見直しましょう

年次有給休暇は本来、労働者ごとに、入社のタイミングに応じて付与されるものです。しかし、有給休暇を個別管理する方法では労働者の数だけ管理が必要になり、有休取得義務化への対応が難しくなります。

この点、「年次有給休暇の付与日を統一する」ことで、管理しやすくする方法を検討されることをお勧めします。

有休取得義務化対応 チェックその2.「年次有給休暇取得計画表」を有効活用しましょう

労働者に対し、年5日の有休取得をさせることが使用者に義務付けられたことと併せて、使用者は、「年次有給休暇管理簿の作成」と「3年間保存」にも対応すべきこととなりました。有休管理簿については時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにすることとされています。

ただし、上記のフォーマットでは、有休管理関わる最低限の内容を把握するにとどまります。会社が主体となって労働者の有休取得を奨励するためには、あらかじめ取得計画を定め、計画的に消化していけるよう工夫する必要があります。そのためには、「年次有給休暇取得計画表」の活用が便利です。

表の形式に決まりはありませんが、一定期間について有休の取得予定を申告させることで、労働者は有休取得をしやすくなり、会社側は業務計画を立てやすくなります。下記は、月ごとの計画表のサンプルです。

有休取得予定のヒアリングについては、年に一度の申告では、予定と実際が大きくかけ離れる可能性があります。四半期ごとや月ごと等、できる限り細切れの期間に関わる計画表を準備することで、計画表自体が形骸化しない様な工夫が必要です。

有休取得義務化対応 チェックその3.「計画的付与制度」の導入を検討しましょう

会社が主体となって年次有給休暇の取得奨励に努める上では、計画的付与制度の活用が便利です。計画的付与とは、労使協定の定めに従い、前もって計画的に休暇取得日を割り振る制度のことで、付与された有休日数から5日を除いた残りの日数を計画的付与の対象にできます。計画的付与は、全社一斉の取得日の設定の他、部署がグループごと、個人別での計画的付与ができ、比較的柔軟な設定が可能です。

計画的付与制度の活用により、労働者ごとへの細かな有休取得状況の管理や、使用者による個別の時季指定が不要となります。また、閑散期に合わせて休暇を取得させることができる等、業務に支障をきたすことなく有休取得率を向上させることが可能です。

有休取得義務化対応 チェックその4.「使用者による時季指定」のタイミングを検討しましょう

有給休暇の取得が進まない労働者に対しては、使用者から時季指定を行うことで確実に休暇を取得させなければなりません。労働者に対して事前に希望を聴取した上で、使用者が取得日を決定し、通知しましょう。

使用者による時季指定を行うタイミングは、対象者に対し適切な時季に行える様、状況に合わせて検討する必要があります。

✓ 基準日から一定期間が経過したタイミング(半年後など)で年次有給休暇の請求・取得日数が5日未満となっている労働者に対して、使用者から時季指定をする

✓ 過去の実績を見て年次有給休暇の取得日数が著しく少ない労働者に対しては、労働者が年間を通じて計画的に年次有給休暇を取得できるよう基準日に使用者から時季指定をする

有休取得義務化対応 チェックその5.「就業規則を改定」しましょう

有休の計画的付与制度を導入する場合、または使用者による時季指定を実施する場合は、就業規則にその旨を規定しなければなりません。

計画的付与制度の導入

就業規則による規定と労使協定の締結が必要です。

○ 就業規則による規定
「5日を超えて付与した年次有給休暇については、従業員の過半数を代表する者との間に協定を締結したときは、その労使協定に定める時季に計画的に取得させることとする」等の定めを規定します。

○ 労使協定の締結
就業規則の定めるところにより、従業員の過半数で組織する労働組合または労働者の過半数を代表する者との間で、書面による協定を締結する必要があります。この労使協定は所轄の労働基準監督署への届け出は不要です。労使協定で定めるべき項目は、次のとおりです。

・ 計画的付与の対象者(もしくは対象から除外される者)
・ 対象となる年次有給休暇の日数
・ 計画的付与の具体的な方法
・ 対象となる年次有給休暇を持たない者の扱い
・ 計画的付与日の変更

使用者による時季指定

時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法等について、就業規則に記載します。

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上記1~5までのステップを参考に、さっそく対応に向けた準備を進めましょう!自社での対応が難しい場合には、労務管理の専門家である社会保険労務士のご活用がお勧めです。

有休取得義務化に関わるQ&Aを要チェック

有休取得義務化について、概要は理解できていても、いざ現場で対応するとなれば、細かな質問が生じることでしょう。このたび公開されたリーフレットには、有給休暇取得義務の対応に関わる「よくある質問」がまとめられています。下記はその一例ですが、事業主様や企業のご担当者様はぜひ全体版をご確認いただければと思います。

以上、すべての出典・参考:厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

2019年4月より、いよいよ始まる年5日の有給休暇取得義務化。有休付与や特別休暇の設定にも柔軟に対応できる無料のクラウド勤怠管理システム「IEYASU」の導入で、働き方改革対応を進めましょう!

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HM人事労務コンサルティング 丸山博美

起業したての小さな会社支援を得意とする社労士事務所、HM人事労務コンサルティング代表・丸山と申します。 創業当初の事業主様に不足しがちな「経験」「人脈」「知識」を、 社会保険労務士という立場からサポートいたします。 労務関連の手続きやご相談、就業規則作成、助成金申請・・・等々、どんなことでもお気軽にご相談ください!東京はもちろん、日本全国からのご依頼に対応させていただきます。