年度更新、算定基礎とは? & 給与変更と社会保険料変更のタイミング|制度の基本を徹底解説!

6月の半ば頃、会社の住所に緑色と茶色の封筒が送られてきます。緑色の方は労働局から、茶色の方は年金事務所から送られてきます。労働保険と社会保険には年1回の見直し、更新のタイミングというものがあって、それが6月〜7月となっています。
この手続きについて、労働保険、社会保険の順に確認しましょう。

労働保険の年度更新の仕組み

労働保険の方は年度更新という手続が必要になります。緑色の封筒の中に必要な書類が入っていますので、それを元にして記入します。

そもそも「年度更新」とはどういう意味なのか?ということですが、労働保険料は毎月納めるのではなくて原則年1回納めます。向こう1年間で発生する見込みの保険料、これを概算保険料と言いますが、まずは概算で納付するという仕組みになっています。

なので、労働者を雇い入れて、事業所について労働保険の設置手続をする際には、当該年度中に支払う予定の給与額の目安を出して、その予定額に対して発生する労働保険料を概算で支払います。

そして毎年、6月〜7月のタイミングで、実際に1年間(4月1日〜3月31日)で支払われた実績はいくらだったんですか?というのを確定させます。これを確定保険料と言います。その際、概算保険料と確定保険料の差額があったら精算する、という仕組みになっています。

ただ、継続事業と言って事業が毎年続く場合、(比較対象として、建設業の場合などだと事業の期間が決まっているので有期事業と言いますが、)普通の会社の事業であれば大体期間の定めなく、ずっと続いていくというのが前提にあると思います。そこで、そのタイミングで次の1年間の概算保険料も同時に納めましょう、ということになっています。

なので、1年ごとに既に支払った見込みの保険料分と、実際に発生した保険料を確定させて差額を出して、それをまた次に繰り越すような仕組みになっている。それで毎年更新していくという流れです。そのため年度更新と言います。

ちなみに、原則毎年1回納めますと言ったのですが、保険料額が40万円以上とか一定の要件を満たした場合は、年3回まで分割して納付することができます。

労働保険料の内訳

労働保険料の内訳としては、労災保険料、雇用保険料、それから、一般拠出金と言ってアスベストの健康被害救済の目的で事業主から徴収するもの、その3つを納める形になります。

送られてくる黄色っぽい申告書には登録状況にもとづいて労災保険料率だとか労働保険の事業所番号だとかが印字されています。そこに実際に1年間で発生した賃金の総額だとかを計算して入力していくというイメージです。

この点、クラウドソフトなどを使っていると毎月の労働者の人数と実際に支払った給料の総額を自動で計算してくれるので、かなりスムーズだと思います。Excelであれば計算式を組めばいいかもしれないですが、手計算しているとそれぞれ1年間分を見直さないといけないという手続きが発生するので少し大変だったりします。労働保険については、そんな感じです。

社会保険の定時決定とは

社会保険に関しては算定基礎届というものを出します。これも毎年7月のタイミングで、社会保険料が実態とかけ離れていないかどうか、というのを見直すために年1回設けられています。年金事務所のほうから茶色い封筒で茶色っぽい書類が送られてきますので、それに記入します。

社会保険については、年1回の見直しのタイミングで何をもとに判断していくかと言うと、4月、5月、6月に支払われた給料になります。それをもとにして、7月の時点で報酬月額を実態に合わせます。合っていればそのままでいいですが、合っていない場合はここで修正します。それが、その年の9月から来年の8月まで適用されます、という仕組みになります。あらかじめ定められた時期に決定するので定時決定と言います。

新型コロナの影響による届出期限の延長

労働保険の年度更新は6月1日から7月10日までに、社会保険の算定基礎届は7月1日から7月10日までに手続きしてくださいね、というふうになっていて、例年かなりタイトです。緑の封筒は、6月の頭頃に届いたところが多いのではないかなと思いますが、茶色い封筒は、今週だとか来週だとかに事業所のほうに届くのではないかと思います。

2020年度(今回)は、新型コロナの関係もあって労働保険については提出期限が7月10日ではなくて8月31日まで延長になっています。一方で、社会保険の算定基礎届のほうは延長措置はないので、原則通り7月10日までに手続きしなければなりません。今だと1カ月を切っているので、そろそろですね。6月に支払われた報酬額が決まった段階で4月、5月、6月に支払われた金額が確定するので、それをもとに計算して手続きをする、というイメージです。

社会保険の随時改定について

年度更新と算定基礎届の時期なのでそれぞれ確認しましたが、あわせて押さえておきたいのが随時改定の手続です。

随時改定というのは何かというと、給与額が大きく変わったとき、社会保険料に影響するような、具体的に言うと保険料の等級に2等級以上の変更が生じる場合が対象となりますが、そうしたときは、7月ではなくても変更が生じた際に随時、改定を行いましょう、というものです。あるいは、人事の人だとか労務の人だとか手続に慣れている人はよく月変とか言ったりします。

月変の具体的な要件は大きく3つです。(全てを満たす必要があります)。1つめは固定的な賃金に変動があった場合。昇給だとか降給が行われた場合ということですね。

例えば、すごく残業が発生して支払われる金額が大きく上下した、というのは原則として固定的な賃金の変動ではないと認識されます。

一方で、間違いがちなのが通勤手当です。通勤手当は社会保険料を考える上では固定的な賃金と見なされていますので、通勤手当が変わったときには月変に当てはまる可能性が出てきます。これは意外と見落としがちかもしれません。

ちなみに入社時に社会保険の資格取得を行うのですが、そのときにもよく間違えてしまうのは、例えば基本給が25万円だとして、通勤手当、交通費が2万円だとすると社会保険料のもとになる報酬月額というのは25万円ではなくて、トータルの交通費を含めた27万円をもとにして、等級に当てはめて保険料額が決まります。

交通費に限らずとも固定的に支払われるような手当については全て含むのですが、特にスタートアップの場合、基本給以外の手当は設けていないが通勤手当は支給する、というところが多いかと思います。今だとリモートメインだったりして少し事情も変わってくるかもしれませんが、通勤手当、交通費については覚えておくといいかなと思います。

2つめが変動前後の標準報酬月額に2等級以上の差が生じた場合。少しでも給与額が変わったら常に変更しなければならないかと言うとそうではなくて、2等級以上の差が生じた場合というのがポイントになります。等級については等級表が公開されていますので、そちらを確認してみてください。

これもソフトなどを入れていたら給与支払額を入力したときに月変の対象です、という形でアナウンスをしてくれたりするので漏れがないかなと思います。逆に手計算していると、月変の対象者は個別に発生することも多いのでなかなか気付きにくい、という問題点もあったりします。

3つめは、対象となる3ヶ月間すべて支払基礎日数が17日以上ある場合。出勤日に応じて給与が変わるような場合もありますが、そういったときに変更の対象とすると実態と合わずに望ましくないと。そのため、本当に変動が生じたかどうかを見るにあたっては3ヶ月間の月の全て17日以上の賃金のもととなる出勤日数があるかどうかを確認します。

随時改定のタイミングを覚えておこう

ここが、最も強調したかったところです。今、3ヶ月と言ったのですが、固定的賃金に変動があった場合、例えば昇給した場合に、昇給した月からすぐ等級が変わって、標準報酬月額が変わって保険料も同時にアップするかと言うと、そうではありません。

実際には変動が生じてから、変更後の給与が3回分支払われたことをもって、実際に変動が生じたんだなと判断されます。締め日、支払日の関係で4ヶ月目だったり5ヶ月目だったりしますが、とにかく変更後の給料が3回分支払われたことをもって随時改定は行われます。ここが間違えやすいポイントなので話したかったところです。

なので、今回の新型コロナで給料が下がった、となった場合に、出勤日数が減って給料が減って休業手当だとか支払われた場合は、対象となる社会保険料も減ります。減るのですが、例えば給与額が4月に大きく下がったとして、では保険料もそれに連動して4月分から下がるかと言うと、そうではありません。下がった給与が3回分支払われたことをもって保険料のほうは下がります。そこにタイムラグが生じるのは意識しておかないと驚きます。

例えば、トータルの支給額は下がったのに、保険料として控除される金額はそのままだとすれば、手取りはイメージしていた以上に減ってしまうというようなことが起きます。タイムラグが生じるんだ、3カ月分支払われてから保険料は改定されるんだ、というのを頭に入れておくといいと思います。

手続きをされる方だけではなくて、実際に給料を受け取る方についても明細を見るときにそういうような意識で見ると齟齬が生じにくいと思います。

今、下がった場合で話をしていますが、昇給した場合も同じです。例えば「給与が上がりました」となったときに、トータルの金額がもし大きく上がったとしても、3回分の社会保険料は据え置きで控除されるので、その間はすごく手取りが増えたように感じる。ただ4回目からの分については、随時改定の手続きを行って、社会保険料も昇給した分にあわせて上がります。そのため、4ヶ月たったところで少し手取りが下がるような流れになったりします。

随時改定の手続きは忘れずに

3回支払われたタイミングで随時改定、月変の手続が発生しますよ、というところですが、年金事務所のほうでは、実際に支払われた賃金がいくらかというのを毎月把握することはできません。それを把握するために毎年7月に定時決定/算定基礎届という手続があるのですが、期の途中では分かりません。

何も届出をしない場合は、保険料額に特に反映はされませんので、忘れないように手続きをする必要があります。

もし忘れていた場合、実際に納付しなければならない保険料より実際に少なかったり、逆に多かったりというような場合については、定時決定の際に指摘を受けたりします。

ちなみに、随時改定と定時決定がかぶったときについて。定時決定は毎年7月に行われるのですが、7月時点で随時改定の条件がそろっている場合。例えば、4月に昇給して5月、6月、7月と変更後の給料が支払われた場合には8月に随時改定の手続を行います。そうした場合に7月時点で随時改定も定時決定もどちらも対象となっているような場合には、随時改定のほうを優先します。これは、意識するのは手続きされる方ぐらいでしょうか。

まとめ_手続きはタイムリーに

社会保険も労働保険もそうですが、手続が遅れると後からさかのぼって行うことになります。そういう場合、添付書類が求められて結構面倒だったりするのでなるべく忘れずに、タイムリーにやりたいところではあります。

今回は、年度更新と算定基礎について、それとあわせて随時改定(月変)の手続きについて話をしました。

本記事は金山社労士noteより転載しています。
【転載記事】年度更新、算定基礎とは? & 給与変更と社会保険料変更のタイミング

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ABOUTこの記事をかいた人

社会保険労務士事務所ヨルベ / 金山杏佑子

スタートアップの労務支援に注力している社労士事務所です。組織の急成長に備えられる体制づくりをお手伝いします。 「労務をわかりやすく」をテーマとして、テキストや音声コンテンツの配信も積極的に行っています。