【イベントレポート】Withコロナ時代の働き方・テレワークの課題を解決〜現役医師が教える体調管理&無料ではじめるクラウド勤怠管理〜

去る2020年6月24日、打刻ファースト運営のIEYASU株式会社は「Withコロナ時代の働き方 テレワーク下の課題を解決 〜現役医師が教える体調管理&無料ではじめるクラウド勤怠管理〜」を開催しました。

本セミナーでは、メドピアグループの石川医師にもご登壇いただき、「今、企業がすべき感染症対策」と「テレワークでの働き方・体調管理」について講演していただきました。

セッション1 – 在宅勤務における勤怠管理のポイント

◆スピーカー: IEYASU株式会社 代表取締役 川島寛貴

2020年6月に「IEYASU」に寄せられた声

新型コロナウイルスの影響により、2020年3月-6月にかけて勤怠管理システムIEYASUの申込者が急増しました。そのIEYASU利用者の方々にお話しをお伺いすると、緊急事態宣言が解除された6月以降も各システムのクラウド化など在宅勤務の対応に追われる企業様が多いようです。

社員向けに行なった在宅勤務に関するアンケート結果でも「思いの外在宅勤務は良かった」「意外とできた」「通常勤務に戻りたくない」という意見が多いと伺います。この状況で、緊急事態宣言が解除されたのですべて元どおりにする、在宅勤務から通常勤務に戻すだけでは社員は離れていきます。

【2020年3月-6月の申し込みのきっかけ】

2020年3月-6月に勤怠管理システムIEYASUにお申し込みいただいた方々の申し込みのきっかけをお伺いすると、「在宅勤務を続けたい」「フレックスタイム制、時短勤務などに対応する必要がある」等が挙げられました。また、「新型コロナウイルスの影響で経営が悪化したため、もともと利用していた勤怠管理システムから変更し少しでもコストを削減するため」というご意見もありました。

低コスト(0円〜)で、在宅勤務やフレックスタイム制にも対応できる勤怠管理システムIEYASUをご活用いただけますと幸いです。

勤怠管理システム「IEYASU」とは?

人数無制限・無料で利用することができるクラウド勤怠管理システムで、Webブラウザもしくはスマートフォンアプリから簡単に打刻ができるサービスです。カードリーダやNFC対応機器を利用し、手持ちのSuica等で打刻することも可能です。さらに、拠点のIPアドレスを設定することで不正打刻を完全に防止!

出退勤時刻はもちろん、有給取得等の各種申請の管理をすることもできます。日報管理・給与明細の管理機能も無料で利用できる。
課金して有料版にアップグレードすることで、データの永続的な保持や、オンライン問い合わせ等のサービスが追加されます。

●無料のクラウド勤怠管理システム 「 I E Y A S U 」
●無料のクラウド日報管理システム 「 I E Y A S U 日報管理 」
●無料のWeb給与明細システム 「 I E Y A S U 給与明細 」

IEYASUは労働生産性の向上をめざす

日時勤怠管理では「予実管理」が、そして日報管理では「プロジェクト毎の工数管理」を行うこともできます。単純な時間管理をするだけではなく、作業にかかる時間を意識することを促すシステムを作っています。効率化できる部分とアウトソースできる部分を見極め判断し、有効的に時間を使う働き方を実現させましょう!

IEYASUのご好評をいただいている便利な機能

・打刻から情報確認まで全てスマートフォンで完結
・レポートも自由に出力可能。グラフ等ビジュアルで見ることも可能
・予実管理が可能で、予定と実績をグラフで見れる
・日次勤怠画面から業務割合を申請できる
・日次勤怠画面から経費精算・資料添付ができる
・勤怠アラートも自由に設定可能
・全社員に情報を発信できるお知らせ機能も実装
・slack、LINEでの打刻
・労働基準法に完全対応した残業管理レポート
・様々な人事労務システム、給与計算システム等とのAPI連携
・人気機能ランキングベスト5

在宅勤務における勤怠管理のポイント

在宅勤務を推進するためのポイントが4つございます。

①出退勤は確実に
在宅勤務やフレックスタイム制により勤務開始・勤務終了の境目が曖昧になりがちになります。特に、子育てを行ながら在宅勤務を行う場合などは、中抜けしなければならない場面も多く正しく勤怠を管理することが難しくなります。

クラウド勤怠管理システムを導入して、まずは出退勤だけでも正確に記録してもらう、できるだけ打刻で記録してもらうことが重要になります。

②フレックス対応
在宅勤務なら必須と言えるほど、在宅勤務と同様にフレックスタイム制を導入する企業が多いです。
就業規則等の整備に加え、フレックスタイム制を管理できる勤怠管理システムの準備・設定等が必要になりますので、まずは社会保険労務士に相談をしましょう。

③メンタルヘルス対応
詳細は、第二部の石川医師からお話しがありますが、在宅勤務におけるメンタルヘルスにも注意を向ける必要があります。「通常勤務よりも家族の問題に向き合う機会が増える」「同僚や上司等とコミュニケーションが取りづらい」「孤独を感じやすい」等の課題を抱えやすく、メンタル面での健康管理も重要になります。(IEYASUへのお問い合わせも、メンタルヘルスに関するお問い合わせが6月は増加しました)

④会社としての対応
まずは、社員の状況について確認するためのアンケートを取る等、在宅勤務に会社として取り組む姿勢を示しましょう。
アンケートと取り在宅勤務を継続したいという声が多いのであれば、対応せざるを得ない状態になります。まずは実態を把握すること、対応せざるを得ない状況をつくることが、在宅勤務推進のポイントになります。

セッション2 – コロナ最前線に立った現役医師が語る、これからの働き方

◆スピーカー: 石川陽平(株式会社Mediplat(メドピアグループ) 医師/産業医

新型コロナウイルスの概要

●病因:新型コロナウイルス(COVID-19)
・コロナウイルス自体は、もとから“風邪”の10%を占めるウイルス
・そのウイルスに変異が加わったものが今回の新型コロナウイルス
・主な感染経路は飛沫・接触感染

●6/20日時点での日本国内の累計感染者17000名越、死亡者900名越

●第一波は過ぎたと認識されているが、実行再生産数は上昇傾向にあり、第二波・第三波がきてもおかしくない

●今後の見通しとしては、数ヶ月ではなく数年単位で今の状況が続くと目されている。
(根拠:米国の統計、過去のスペイン風邪の実例)
国民の6割が感染することで「集団免疫」を獲得するとされるが、統計データでは2022年半ばまでかかると予測されている。

●8割は軽症で済むが2割が重症化する
典型的な経過は、発症から7日程度は風邪のような症状が続き、
重症化する場合は、10日以降に急激に悪化する傾向がある

●潜伏期間の平均は、5.2日で、ほとんどの症例で14日以内に潜伏期間が終了する

●感染性期間は、症状がない時から現れ、発症4日前〜発症5日後までが感染を起こしやすい

企業が講じるべき対策

【予防①健康管理編】

【予防②就業方法編】

【感染者・濃厚接触者が発生した場合の対応編】

●よくある質問①感染者の回復したあと就業しても問題ない?
病院 or 宿泊施設などから退院した時点で、感染性はないものとして認定されているため、復職してもらって問題はありません。復職に際しては「診断書などは求めない」。

●よくある質問②健康診断が実施できません
健康診断の実施時期を延期したものについては、できるだけ早期に実施することし、令和2年10月末までに実施してください。
なお、健康診断実施機関の予約が取れない等の事情により、やむを得ず、10月末までの実施が困難な場合には、可能な限り早期に実施できるよう計画を立て、それに基づき実施する必要があります。

●よくある質問③会社として抗体検査を行うことに意味はありますか?
100%正確な検査は現時点ではなく、偽陽性・偽陰性の割合はそれなりに存在(数十%)している。また、“抗体があるから、感染しない“ とも現時点では言い切れないため、会社単位の抗体検査はあまり意味がないと言わざるを得ません。

企業が講じるべき対策〜具体例〜

株式会社Mediplatで、実際に行われている感染症対策、在宅勤務の実施方法について紹介します。

●対策①チーム制により出社日を割り振る

●対策②出社/リモートの状況が周囲にわかるように、クラウドのカレンダーに登録

●対策③slackを用いて社内コミュニケーションを活性化
・勤務開始・勤務終了・30分以上離席する場合には“つぶやく”
仕事内容だけでなくプライベートな内容も発信することで柔らかいコミュニケーションを実現
・昼休みや夕方などに、希望者でオンライン雑談会を開催

●対策:ソーシャルディスタンスの確保
外来待合や食堂において人ができるだけ密集しないよう席を離す工夫を講じる

●対策:インフォデミックの防止
TVやネットニュースなど、”インフォデミック”が発生している。不安を煽る報道も多く、精神的な負荷になりうるため、見るべき情報を絞り、過不足ない情報アップデートを行う

企業が講じるべき対策〜first callで医師へ相談〜

■first callとは?
実名の医師が回答する、チャット形式の医療相談サービス
・社員は匿名で相談可能
・450社以上・約40万人以上にサービスを提供(2019年12月末現在)
2020年8月31日まで 無償提供中

・first call医療相談のサービスの一環として、人事・労務・経営者のご相談も産業医が承ります。新型コロナウイルスの対策も産業医がチャットで回答します。

■詳細はこちら
first call(ファーストコール)医師による健康相談

リモートワークの現状の統計

東京都産業労働局が行なったテレワーク導入率緊急調査では、2020年3月〜4月の1ヶ月で、約40%の会社が新たにリモートワークを導入したという結果になりました。

●100人を超える企業では7割がリモートワークを導入済
●事務・営業職では、8割がテレワークを導入済or導入予定
●特に首都圏でリモートワークが積極的に導入

リモートワーク時の人事的課題整理

リモートワークの人事的課題としては、「部屋・机・Wifiなどの設備面での課題」「職場でしか閲覧・入手できない資料」「仕事の進捗管理が難しい」「同僚とのコミュニケーション量の低下」「体調管理や集中力の維持が難しい」などが挙げられますが、2つの側面から課題を4つに分類することができます

企業のリモートワーク導入作業・環境整備は、優先度の高いもの・ハード面から始まり、順に「必須xハード面」(左下)、「必須xソフト面」(右下)、「ベターxハード面」(左上)、「ベターxソフト面」(右上)の順に進みます。

リモートワークにより「効率が上がる」企業・「効率が下がる」企業は様々ありますが、下段の「必須」の整備だけでなく、上段の「ベター」の整備まで完了している企業は、効率が上がる傾向にあります

そして今からお話しする「リモートワークにおける健康管理」は、ソフト面に分類されますが、健康面からみた注意点とその対策は、「身体面」と「メンタル面」に分けて考える必要があります

リモートワーク時のメンタルヘルス

もともとメンタルを崩していた方は、リモートワークを開始することで体調が回復傾向になっている場合が多い一方、以下の要因がある方は、リモートワーク時のメンタルヘルスに注意が必要になります。

パーソル総合研究所「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」では、以下のような不安の声が挙げられています

●リモートワーカーの不安

【コミュニケーション不安】
非対面のやりとりは相手の気持ちが察しにくく不安(39.5%)

【評価不安】
上司や同僚から仕事をサボっていると思われていないか不安(38.4%)

●管理職の不安

【管理不安】
業務の進捗状況がわかりにくく不安に思うことがある(46.3%)

【コミュニケーション不安】
非対面のやりとりは相手の気持ちが察しにくく不安(44.9%)

また、「テレワークの頻度が高いほど孤独感を感じやすくなる」「職場でのテレワーカーの比率が2-3割の場合に不安感・孤独感がピークになる」といった調査結果も発表されています。

上記の調査より、「テレワーク頻度の検討」「職場でのテレワーカーの比率の調整」「上司による適切なマネジメント」が、リモートワークにおけるメンタルヘルス改善には重要であることがわかります。

以上を踏まえ、リモートワークにおけるメンタルヘルスを改善するためのチェックリストを作成しましたので、ぜひご利用ください。

無料セミナーは定期的に開催中!

登壇した2社のセミナー内容レポートでした。
「今、企業がすべき感染症対策」と「テレワークでの働き方・体調管理」「在宅勤務における勤怠管理のポイント」などをご紹介いたしました。
これらをぜひ参考に、貴社の働き方も見直してみてはいかがでしょうか。

IEYASU株式会社は、IEYASU活用セミナーや働き方を見直すヒントとなるセミナーを定期的に開催しております。

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