2020.06.25 2020.07.09

【イベントレポート】「士業 X」へのアップデート〜士業事務所はデジタル新時代へ〜

ハーモス勤怠編集部

去る2020年6月25日、打刻ファースト運営のIEYASU株式会社は、社会保険労務士、税理士をはじめとする士業の方々を対象にした無料のセミナー『「士業 X」へのアップデート｜士業事務所はデジタル新時代へ〜士業経営、次の一手〜』を開催いたしました。

本セミナーでは、士業事務所における顧問先のデジタル化の取り組み方について実例を交えながらご説明させていただきました。加えて、無料で利用できるクラウド勤怠管理システムIEYASUの利用方法や活用事例などもご紹介しております。

セッション1 - 無料の勤怠管理システムIEYASUの効率的な使い方
セッション2 - 顧問先のデジタル化のはじめかた｜「何を」「どこから」「どうやって」を公開します！
無料セミナーは定期的に開催中！

セッション1 - 無料の勤怠管理システムIEYASUの効率的な使い方

スピーカー：IEYASU株式会社代表取締役川島寛貴

勤怠管理システム「IEYASU」とは？

人数無制限・無料で利用することができるクラウド勤怠管理システムで、Webブラウザもしくはスマートフォンアプリから簡単に打刻ができるサービスです。カードリーダやNFC対応機器を利用し、手持ちのSuica等で打刻することも可能です。さらに、拠点のIPアドレスを設定することで不正打刻を完全に防止！

出退勤時刻はもちろん、有給取得等の各種申請の管理をすることもできます。日報管理・給与明細の管理機能も無料で利用できる。
課金して有料版にアップグレードすることで、データの永続的な保持や、オンライン問い合わせ等のサービスが追加されます。

●無料のクラウド勤怠管理システム「 I E Y A S U 」
●無料のクラウド日報管理システム「 I E Y A S U 日報管理」
●無料のWeb給与明細システム「 I E Y A S U 給与明細」

IEYASUは労働生産性の向上をめざす

日時勤怠管理では「予実管理」が、そして日報管理では「プロジェクト毎の工数管理」を行うこともできます。単純な時間管理をするだけではなく、作業にかかる時間を意識することを促すシステムを作っています。効率化できる部分とアウトソースできる部分を見極め判断し、有効的に時間を使う働き方を実現させましょう！

2020年6月に「IEYASU」に寄せられた声〜在宅勤務について〜

新型コロナウイルスの影響により、2020年3月-6月にかけて勤怠管理システムIEYASUの申込者が急増しました(通常の約３倍)。そのIEYASU利用者の方々にお話しをお伺いすると、緊急事態宣言が解除された6月以降も各システムのクラウド化など在宅勤務の対応に追われる企業様が多いようです。

社員向けに行なった在宅勤務に関するアンケート結果でも「思いの外在宅勤務は良かった」「意外とできた」「通常勤務に戻りたくない」という意見が多いと伺います。この状況で、緊急事態宣言が解除されたのですべて元どおりにする、在宅勤務から通常勤務に戻すだけでは社員は離れていきます。

【参考】

出典：東京都産業労働局「テレワーク「導入率」緊急調査結果」

【2020年3月-6月の申し込みのきっかけ】

2020年3月-6月に勤怠管理システムIEYASUにお申し込みいただいた方々の申し込みのきっかけをお伺いすると、「在宅勤務を続けたい」「フレックスタイム制、時短勤務などに対応する必要がある」等が挙げられました。また、「新型コロナウイルスの影響で経営が悪化したため、もともと利用していた勤怠管理システムから変更し少しでもコストを削減するため」というご意見もありました。

低コスト（０円〜）で、在宅勤務やフレックスタイム制にも対応できる勤怠管理システムIEYASUをご活用いただけますと幸いです。

IEYASUのご好評をいただいている便利な機能

・打刻から情報確認まで全てスマートフォンで完結
・レポートも自由に出力可能。グラフ等ビジュアルで見ることも可能
・予実管理が可能で、予定と実績をグラフで見れる
・日次勤怠画面から業務割合を申請できる
・日次勤怠画面から経費精算・資料添付ができる
・勤怠アラートも自由に設定可能
・全社員に情報を発信できるお知らせ機能も実装
・slack、LINEでの打刻
・労働基準法に完全対応した残業管理レポート
・様々な人事労務システム、給与計算システム等とのAPI連携
・人気機能ランキングベスト５

在宅勤務における勤怠管理のポイント

在宅勤務を推進するためのポイントが4つございます。

①出退勤は確実に
在宅勤務やフレックスタイム制により勤務開始・勤務終了の境目が曖昧になりがちになります。特に、子育てを行ながら在宅勤務を行う場合などは、中抜けしなければならない場面も多く正しく勤怠を管理することが難しくなります。

クラウド勤怠管理システムを導入して、まずは出退勤だけでも正確に記録してもらう、できるだけ打刻で記録してもらうことが重要になります。

②フレックス対応
在宅勤務なら必須と言えるほど、在宅勤務と同様にフレックスタイム制を導入する企業が多いです。
就業規則等の整備に加え、フレックスタイム制を管理できる勤怠管理システムの準備・設定等が必要になりますので、まずは社会保険労務士に相談をしましょう。

③メンタルヘルス対応
在宅勤務におけるメンタルヘルスにも注意を向ける必要があります。「通常勤務よりも家族の問題に向き合う機会が増える」「同僚や上司等とコミュニケーションが取りづらい」「孤独を感じやすい」等の課題を抱えやすく、メンタル面での健康管理も重要になります。（IEYASUへのお問い合わせも、メンタルヘルスに関するお問い合わせが6月は増加しました）

④会社としての対応
まずは、社員の状況について確認するためのアンケートを取る等、在宅勤務に会社として取り組む姿勢を示しましょう。
アンケートと取り在宅勤務を継続したいという声が多いのであれば、対応せざるを得ない状態になります。まずは実態を把握すること、対応せざるを得ない状況をつくることが、在宅勤務推進のポイントになります。

セッション2 - 顧問先のデジタル化のはじめかた｜「何を」「どこから」「どうやって」を公開します！

スピーカー：株式会社TECODesign　代表取締役　杉野愼

「士業X」の「X」に何を入れるのか

本セミナーのタイトルに「士業X」とありますが、この「X」に入るものは自分自身で決める必要があります。

「slackで連絡が取れないので社労士事務所を変えます」というようなお客様がいらっしゃるように、人事業務のIT化は避けては通れない時代になりました。

そのような時代背景の中、「士業X」の「X」に今まで通りのサービスを入れるのか、「ITコンサル」を入れるのか、それとも他の強みを入れるのか、士業事務所は自らで選択しなければなりません。

人事業務のIT化〜A→D→D→Aからの脱却〜

「ITコンサル」という視点を取り入れ顧問先をデジタル化する場合の方向性は決まっています。

A：アナログ
D：デジタル

【A→D→D→Aの例】タイムカードで勤怠管理を行う
まずタイムカードで記録したアナログなデータを、Excel等に書き起こしてデジタルに変換。給与計算ソフトに取り込んで計算処理を行い（デジタル）、最終的に紙の給与明細に印刷して社員に手渡すというアナログ領域に戻ります。

HRテックを導入すると、A→D→D→Aの両端のA（アナログ）が省かれ、管理集計すべてがデジタル領域で完結するため、業務の効率化を図ることができます。

「A→D→D→A」を「D→D→D→D」に変えていくためには、顧問先の「文明度」を上げる必要があります。

週刊エコノミストにて「AIに勝つ！社労士、司法書士、行政書士」という特集が以前組まれていましたが、その中に印象深い数値がありました。

税理士 5年
社労士 20年

これは、民間企業に比べて、税理士は5年・社労士は10年 IT化が遅れているという年数です。

今でこそ「HRテック」という言葉が生まれ、Web給与明細や電子申請、タレントマネジメントシステム等が普及していますが、それぞれのシステムを実現する技術は、1990年代前後には存在していました。

それだけ人事労務のIT化が遅れているという状況にありますが、逆に捉えれば、（他業種を見て）IT化の進め方が分かっているのであとは1つずつクリアしていくだけです。

システムに強い士業として、顧問先（特に中小企業）のデジタル化を進めていきましょう。

「文明度」を上げるために〜言語・道具・集団のアップデート〜

「文明度」の高い組織にしていくために、「言語」→「道具」→「集団」の3ステップで顧問先のデジタル化を進めていきましょう。

【1】言語＝コミュニケーションツール

まずは着手しやすい社内のコミュニケーションツールからデジタル化を進めます。
電話やファックス、ただ集まるだけの会議等の非効率でアナログな手段を廃止し、以下のようなコミュニケーションツールを提案し導入してもらいます。

チャット:Chatwork、Slack、Teams 

Web会議:zoom、whereby、GoogleMeet
 
ストレージ:Box、Dropbox、O365 

仕組み:Bizerteam、toaster 

【2】道具＝クラウドサービス
まずは社内のコミュニケーションツールからデジタル化し効率化できたら、次にクラウドサービスを取り入れて「業務」の効率化を進めていきます。

導入するクラウドサービスを検討する前に、「業務のどの部分をデジタル化し効率化を図りたいのか」を検討する必要があります。業務を整理し、問題点を洗い出し、改善点を明確にした上で、クラウドサービスを検討しましょう。

採用（評価）や給与計算、退職手続きなどの人事業務フローの中で、どの部分を効率化するのかをまず明確にします。次に、さらに業務を整理し問題点を洗い出します。

「勤怠管理を効率化したい」という要望の中にも、「給与計算にまわす前の勤怠承認作業に時間がかかっている」「集計が複雑なので集計作業に半日はかかってしまう」等、様々な課題が含まれています。

業務を整理し、問題点を洗い出し、改善点を明確にした上で、「問題を解決するためのクラウドサービスはどれを選ぶべきか」「そのクラウドサービスで課題が解消されるのか」「どのように効率化していくか」を丁寧に検討していきましょう。

【3】集団＝風土の醸成（仕組み）

アナログで非効率だった環境をシステム化すると効率化を意識した組織に変わっていきます。新型コロナウイルスのような会社として対応せざるを得ない社会情勢に直面したとしても、対応できる組織にしていきましょう。

TECODesignのデジタル化の取り組み

無料の勤怠管理システムIEYASUをはじめとする、様々なクラウドサービスの導入支援を行う株式会社TECODesignが、実際に行なっている取り組みをご紹介します。

●導入作業の「見える化」
各クラウドサービスの導入作業を、すべて洗い出し一覧化し、担当とスケジュールを決めて、全員で共有します。
誰がどのような仕事を、いつまでに行うのかをすべて可視化することで、ブラックボックス化や進捗の遅れを防ぎます。

●すべてを「仕組み化」
各クラウドサービスの操作画面や設定方法を動画で保管し、全員へ共有することで、スタッフが学びやすい環境にしています。また、各クラウドサービスの導入や設定支援に関わるようなスキルにそれぞれランクをつけスキルマップを作成し、それに付随するトレーニングシートも用意しております。
このようにスタッフがクラウドサービスの導入支援が行えるようになるまでのすべてを「仕組み化」することで、スタッフは効率的に学習することができます。

●すべてクラウドストレージ上に保管
進捗管理、スケジュール、担当、スキル、マニュアルや動画に至るまで、必要な情報はすべてクラウドストレージ上に保管し、簡単に共有できる状態にしています。

上記のような取り組みを事務所にも取り入れていたけますと、顧問先のデジタル化も推進しやすくなります。

士業事務所の特権｜デジタル化を足がかりにコンサルへ繋げる

士業事務所には、経営者から 「最初に」「毎月」「直接」  相談してもらえるチャンスがもらえる、という特権があります。 
そのご相談をもとに、影響（デジタル化）を拡大させていきましょう。

【例】従業員の退職から人事コンサル業務へ 
給与計算担当者が突如退職することになってしまったので、給与計算業務をシステム化・クラウド化してほしいというご相談をいただきました。よく話を聞いてみると、問題はシステム化するだけで解決するものではなく、業務の属人化やブラックボックス化等も解消する必要がありましたので提案したところ、給与計算のクラウド化だけでなく人事コンサル業務にもつながりました。

【例】Webミーティングでコストダウン＆満足度UP 
WEB上で会議できるオススメのツールを探している、というご相談をいただきました。その企業にあったWEB会議ツールと運用方法についてご提案したことによって、単なる社内会議のデジタル化に止まらず、WEB会議でお客様との商談も可能となりコストダウンを実現、さらに対面での商談よりもこまめに連絡がとれるように双方の満足度が向上しました。

【例】勤怠管理導入+規程コンサル

勤怠管理システムの導入支援（設定代行）は、規定作成コンサルに繋げやすいので是非ご検討ください。

例えば、「変形労働時間制なので勤怠管理システムも変形労働時間制に対応できるように設定してほしい」というご相談をうけたとします。設定のために、就業規則や各種規定を確認すると変形労働時間制に対応できていない就業規則であることが判明したり、協定書が取り交わされていない場合もあります。

勤怠管理システムの導入から規定コンサルに繋げることで、顧問先も知らぬ間に違反していた問題点を解消でき、また、法定三調書などの書類もすぐに用意できるようになるためスムーズに助成金申請ができるようになります。

上記の例のように、まずは最低限のデジタル化を推進し、それをきっかけにクラウドサービスの導入支援を行えば、他サービスの提案やお客様の満足度向上にも繋げることができます。