2024年04月26日に、勤怠管理システム ハーモス勤怠のオンライン質問会を開催いたしました。

本稿では、今回の質問会でいただいたご質問とその回答の概略や関連URLについてご紹介いたいします。なお、定期的にオンライン質問会やセミナーを開催しておりますので、勤怠管理システム ハーモス勤怠にご興味がございましたら是非ご予約・ご参加くださいませ。

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従業員が利用する方法

従業員が利用する方法

管理者にてログイン情報を通知してください。
一般利用者権限の社員用の利用のマニュアルもご用意しております。

【関連記事】
配布用マニュアル

 

私用外出時間と回数も勤怠に表示できるようにしたい

私用外出時間と回数も勤怠に表示できるようにしたい

恐れ入りますが、外出専用の打刻はご用意がございません。
休憩時刻として記録する方法での運用をご検討いただけますと幸いです。
回数などは備考欄に記入をしていただくということが可能です。

【関連FAQ】
Q. 出勤、退勤、休憩以外の打刻は可能？

 

各日の手当の有無を確認したい

スタッフの給与体制にガイド手当がありまして、その日にガイドを何回したかによって手当を付けております。
ですのでその日のガイド数を管理できる設定みたいなものはありますでしょうか？

ガイドの回数を登録し、何かエビデンスを画像情報などで添付する運用をされている場合は、備考欄、または経費欄にて回数や数値の入力をし、画像を添付するという方法で対応いただけるかと存じます。

【関連FAQ】
Q. 領収書、遅延証明書、診断書などを添付できますか？
Q. 添付した画像やPDFはどこから閲覧・出力する？

 

システム管理者 (申込者)の氏名(カナ)を編集したい。

システム管理者 (申込者)の氏名(カナ)を編集したい。
一旦、システム管理者(申込者)権限を、他のシステム管理者に移行すればできるか？
申込者権限を移すことによるシステムへの影響はないか？
カナを直した後、権限を元どおりにすることはできるか？教えてください。

下記の記事の手順で操作をお願いいたします。

【関連FAQ】
Q. システム管理者（申込者）の氏名・フリガナ・ログインIDを変更できますか？

 

社員によって休日が違う場合の設定を知りたい

弊社、月から土までを通常勤務ですが、土曜に関してはほぼ休みとなり出勤として残っているのが月に数名２回ほどです。
日曜は公休、祝日は月～金であれば出勤です。
システム管理のカレンダーで通常勤務の休日設定を行い各社員のカレンダー区分も設定してますがあっているか、正しい方法が知りたいです

カレンダーの設定方法ですが、カレンダーは複数個に分けて作成ができます。
ご質問では「土曜に関しては出勤の社員様もいれば、休暇の社員様もいらっしゃる」ということかと存じますので、例えば、Aさん、Bさんは毎月２回土曜日出勤が固定であるという場合は
・土曜日休日設定のカレンダー
・土曜日も出勤するカレンダー
をそれぞれ合計で２つ作っていただき、AさんBさんには『土曜日も出勤するカレンダー』を登録、他の社員には『土曜日休日設定のカレンダー』を登録するという方法で運用いただけます。

【関連FAQ】
Q. カレンダーを複数登録することはできる？

 

各社員で労働日数が異なる場合の設定について

各社員で労働日数が異なる場合、カレンダーを設定して社員を紐づけする形でよいのでしょうか。

カレンダーを個別に作成する方法で対応いただけます。
そのほか、シフト機能を利用するという方法もございます。

【関連記事】
Q. 勤務形態がバラバラでも対応可能？（フレックス、裁量、変形労働、固定、シフト等）
Q. 社員ごとにに異なる時間数で契約していますが、指定の時間を超えたらアラートを出すというような個別の設定はできますか？

 

早退として集計したくない場合の設定方法を教えてほしい

フレックスは早退扱いにならないので、そうならないような設定にしたい

利用の勤務区分にて[早退時間 含めない]の設定へ変更すると早退時間の集計がされないようになります。

【関連FAQ】
Q. 遅刻・早退を集計する方法は？
Q. 遅刻や早退が集計されている該当日を確認する方法が知りたい

遅刻と早退について控除をしない場合の設定方法を教えてほしい

遅刻でも給与控除する遅刻と控除しない遅刻があるので、それが分かるような設定が出来るのかどうか

恐れ入りますが遅刻時間の集計項目を何か条件設定をして２つに分けるということは現状ではできかねます。
貴社の運用ルールに沿って「遅刻時間を集計する」勤務区分と、「遅刻時間を集計しない」勤務区分とを使い分けるなどの方法を検討いただけますと幸いです。

【関連FAQ】
Q. 遅刻・早退を集計する方法は？

勤怠アラートが配信されない原因を知りたい

勤怠アラートのメール配信がされません。
システム設定・勤怠アラート・メール配信・社員設定は手順どおり行ってます。

届かない社員について[社員>メールアドレス]の登録のアドレスが間違っていないか、アラートの通知設定にてメールを通知する設定がされているかご確認ください。

また、配信がされないというお問い合わせで一番多い原因としては、検知したタイミングがすでに配信日時を過ぎているタイミングであった場合です。

【関連FAQ】
Q. 【勤怠アラート】アラートが配信されない

 

打刻していなくても申請されてしまうので、アラートの出る設定にしたい

打刻していなくても申請されてしまうので、アラートの出る設定にしたい

打刻漏れのアラートをご用意しております。

【関連FAQ】
Q. 打刻漏れのアラートはありますか？

従業員一人一人の日時勤怠を視覚的に確認をしたい

システム管理者（申込者）である私が、従業員一人一人の日時勤怠を日時勤怠画面で閲覧するすることは可能でしょうか。
承認をする上で、打刻の管理、ならびに時間外労働の有無や時間外労働時間を棒グラフにて視覚的に確認をしたいというのが私の狙いです。
また、現状では、勤怠承認画面にて１人１人打刻をチェックしております。

１名のひと月の勤怠データを確認したいという場合は[レポート＞月締状況レポート＞該当月から該当者さまを押下した先の画面]を確認する方法がスムーズかと存じます。
また、打刻データの一覧表示としては、打刻履歴画面で日ごとに確認ができます。

【関連記事】
勤怠承認｜ヘルプ
打刻履歴｜ヘルプ

 

２０日４時間の時間休暇を登録する方法が知りたい

有休の繰越残数＋今年度付与日数をシステムに登録する時、
例：実際残数：２０日４時間があります。
システム上は２０日しか登録できない、４時間はどうしたらいいでしょうか。

時間有給休暇を登録される際は、登録日数に「時間数に対応した日数」を加算してご登録いただく仕様となります。

【関連FAQ】
Q. 【時間有給】時間有給の初期登録方法がわかりません（25日と6時間の残数登録がしたい場合）

 

休暇の残日数の削除と登録方法を教えてほしい

①有給管理がおかしく、2023年８月に入社した人が2023年４月に有休付与されていて一度全て取消したいが方法がわかりません。
②有休登録すると有休が足りないので登録できませんとなるので有休カウント0にしています。
休暇管理に有休取得が反映される従業員とされない従業員がいて違いがわかりません。

①自動付与を削除したいときは、日数をクリックしていただくと遷移後の画面で削除することができます。

②「有休が足りないので登録できない」というエラーは、残数がない状態で[勤務区分>有給休暇日数 1or0.5]で設定の勤務区分を利用している場合に表示されます。
一度、勤怠CSV出力をしていただき、勤務区分IDを確認して、利用している勤務区分を見つけてください。
その後、勤務区分の設定を改めて確認いただけますでしょうか。
また、現在[勤務区分>有給休暇日数 0]の設定であっても該当の勤務区分を利用したタイミングで[勤務区分>有給休暇日数 １or0.5]の設定であった場合は変更内容が反映されません。
この場合は勤怠CSV出力をし、ダウンロードしたファイルをそのまま「勤怠CSV登録」にてアップロードして設定変更を反映させてください。

【関連FAQ】
Q. 有給休暇残数を間違って付与してしまった
Q. 有給休暇を付与したのに、有給休暇を取得しようとすると「残数が足りません」というエラーが出てしまいます

 

有給管理画面での「有効期限」の考え方（設定をどうしたら良いか）分からない

有給管理画面での「有効期限」の考え方（設定をどうしたら良いか）分からない
また、期が変わる時の付与については手作業になるか教えてほしい

残数調整にて登録する休暇は、有効期限を迎えると失効する仕組みです。
休暇修正日を付与日、有効期限を休暇修正日の２年後などの設定にて運用いただくことで２年間の有効期限の休暇として付与するような設定が可能です。

【関連記事】
ハーモス勤怠の使い方「ハーモス勤怠導入時の有給休暇の残数調整の登録方法は？」

 

工数表の集計ができるのか（案件ごと、人ごと、月ごと、期間指定）

工数表の集計ができるのか（案件ごと、人ごと、月ごと、期間指定）

恐れ入りますが、工数の集計機能は現状ご用意がございません。
日報などで登録された業務データをCSVで出力できますので、お手元でご希望の形に加工の上集計いただけますと幸いです。

【関連記事】
日報｜状況

エクセルの移し方や事務外注を頼もうと検討している

エクセルの移し方や事務外注を頼もうと検討している。

有償で初期設定代行サポートをご用意しております。

【関連記事】
【個別サポート申込み】個別相談や設定代行で最適な設定方法をご提案します

 

■オンライン質問会は定期的に開催中｜お申し込みはこちら

オンライン質問会は定期的に開催いたします。ハーモス勤怠のサービス概要・機能・設定方法などについての質問を事前に承り、いただいた質問について１つずつ回答させていただきます。無料の勤怠管理システム ハーモス勤怠にご興味がございましたら是非ご予約・ご参加くださいませ。

こちらの記事最下部よりお申し込みをよろしくお願いいたします。

※基本的に事前にいただいた質問に対して回答いたしますので、こちらのフォームより、知りたい内容・質問をご記入ください。