2020年04月10日に、勤怠管理システムIEYASUのオンライン質問会を開催いたしました。

本稿では、今回の質問会でいただいたご質問とその回答の概略や関連URLについてご紹介いたいします。なお、定期的にオンライン質問会やセミナーを開催しておりますので、無料の勤怠管理システムIEYASUにご興味がございましたら是非ご予約・ご参加くださいませ。

■今回いただいた質問をまとめた資料

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■機能についてのご質問

有料プランに含まれる「オンラインサポート（お問い合わせ）」はどこから問い合わせれば良いですか？

以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。
Q. 有料プラン「オンラインサポート（お問い合わせ）」とは？
https://faq.ieyasu.co/kintai/2357/

後日まとめて勤怠データを入力する方法はありますか？

諸事情により、日次の打刻が出来ず後日まとめて打刻データを入力する場合、1件ずつ鉛筆マークから入って書き換える以外の方法は無いでしょうか

シフト制から土日祝休みに変更したためか、打刻が一日ずれてしまいました。修正方法はありますか？

勤務区分を変更した場合に遡って勤務時間等の変更が可能か

[上部メニュー「勤怠承認」＞「勤怠CSV登録」]より、csv取込で登録することができます。

以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。
Q. 勤怠データを後日まとめて登録することは可能？
https://faq.ieyasu.co/kintai/2342/

社員登録の「出退勤初期表示」に間違いがあり訂正したところ、次月から反映されていました。当月の訂正はひとつづつ直さないといけない仕様ですか？

以下の記事にまとめておりますが、社員の「出退勤 初期表示」を変更した場合、すでに生成された日次勤怠に即時反映させることはありません。
勤怠管理IEYASUの使い方「勤務区分の設定を変更したが、日次勤怠に反映されない？」

すでに生成された日次勤怠を、一括修正する場合は、日次勤怠の”勤怠CSV登録”を行います。詳細は以下をご覧ください。

Q. 【CSV登録】勤怠承認＞”勤怠CSV登録”ファイルの登録方法は？
https://faq.ieyasu.co/kintai/434/

データ生成とはどういう意味ですか

データ生成とはどういう定義でしょうか。
全く何も打刻されていない状態から、打刻をした場合、
それはデータが生成された、ということでしょうか
それとも申請をして承認されたらデータ生成ということでしょうか。

「データ生成＝日時勤怠データの生成」のことかと存じます。
「日時勤怠データの生成」とは、「その月の日次勤怠（≒勤務表）を作成すること」です。

一般ユーザーが上部メニュー「日時勤怠」をクリックするか、または、承認者・システム管理者ユーザーが上部メニュー「勤怠承認」をクリックし、該当社員の勤務表（カレンダー）を閲覧することで生成されます。

以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。
Q. 日次勤怠の生成とは？生成されるタイミングは？
https://faq.ieyasu.co/kintai/1486/

公共交通機関の遅れなど遅刻として扱わない方法はありますか？

事前に設定した勤務区分と比較して遅刻早退になる場合、
日次勤怠の下部画面、「出勤状況」にその回数が反映されますが、
公共交通機関の遅れなど、遅刻として扱わない場合に
この出勤状況に反映させたくない、といった処理は可能ですか？
例えばそういう届出を作っておく、など

日次勤怠編集画面（鉛筆マーク）より、編集をお願いします。
（例）
所定時間が9:00-18:00の会社において、電車遅延により10:00に出勤打刻を行なった
→その日の日次勤怠編集画面（鉛筆マーク）より、勤務時間を「9:00」に変更してください。

以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。
Q. 電車遅延等やむを得ない事情の場合は遅刻として扱わない運用は可能？
https://faq.ieyasu.co/kintai/2352/

変形労働の対応はできますか？

対応できます。
下記の記事の「運用2.法定労働時間超の場合に残業代を支払う運用」をご覧ください。

【IEYASUの使い方】フレックスタイム制の2つの運用方法
https://www.ieyasu.co/media/felx-setting-2type/#2

シフト管理や、実績の確認などもできるものを探しております

勤務時間や勤務日が定まっていない場合であっても、シフト登録が可能ですのでご利用いただくことは可能です。シフトの操作画面を動画にまとめておりますのでご覧ください。

【機能デモ】IEYASUの『シフト登録』を実演【無料の勤怠管理システム】
https://youtu.be/cSyXaZk1jdQ

また、詳しい設定方法につきましては、クイックスタートマニュアルをご用意しておりますので、そちらをご覧ください。
【シフト】クイックスタートマニュアル
https://www.ieyasu.co/help/wp-content/themes/generate/assets/pdf/IEYASU_manual_shift.pdf

※ご注意※
IEYASUはあくまでも「勤怠管理システム」ですので、システム上で従業員からシフトの希望日を収集しシフトを組む機能はございません。予めお含みおきください。
（シフトを作成しておいていただき、そのシフト日程をIEYASUに取り込んでいただく仕様となっております）

Q. シフトの活用方法を詳しく知りたい
https://faq.ieyasu.co/kintai/2338/

シフト作成は必須とのことですが、シフトの事前入力が面倒だからという理由で、31日間全てを出勤予定に設定してしまうと問題は有りますか？

まず、前提として「シフト作成」は必須ではありません。

●毎日勤務時間が異なる
●勤務時間帯もバラバラでパターン化できない

上記のような場合は、シフト機能をご活用いただく必要がありますが、社員によってある程度パターン化している場合は、通常のカレンダー設定をしていただけますとシフト登録をしていただく必要はございません。

シフト機能を利用し、シフトが登録されていないと打刻できないから全て出勤の勤務区分にしたい、という場合を想定して回答するならば、公休日数や所定労働日数が正しく管理されない等の不具合がございますので、基本的には推奨しておりません。

むりやり、「全て出勤の勤務区分で登録する」運用をするのであれば、「フレックス（コアタイム無）」の勤務区分をご利用ください。

Q. 勤務時間の定めがないパート社員はどう設定すればいいですか？（遅刻・早退が出ないように設定したいです）
https://faq.ieyasu.co/kintai/830/

届出の申請方法等を知りたい

届出の申請・承認機能の操作画面を動画にまとめておりますのでご覧ください。

【機能デモ】IEYASUの『届出申請ワークフロー』を実演【無料の勤怠管理システム】
https://youtu.be/5EYfsVzo2Z8

また、詳しい設定方法につきましては、クイックスタートマニュアルをご用意しておりますので、そちらをご覧ください。
【届出機能】クイックスタートマニュアル
https://www.ieyasu.co/help/wp-content/themes/generate/assets/pdf/IEYASU_manual_work_procedure.pdf

また、活用事例として「届出申請を行い承認されなければ残業を認めない」という運用方法を記事にまとめておりますので、ご確認ください。

勤怠管理IEYASUの使い方『届出申請を利用した「残業申請」の使い方』

以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。
Q. 【届出】届出の申請方法等を詳しく知りたい
https://faq.ieyasu.co/kintai/2324/

勤務時間をCSVで出力する方法がわかりません。分析に利用したいので教えて下さい。

[上部メニュー「レポート」＞「データ出力」]より、月次集計データと日時勤怠データを出力することができます。

以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。
Q. 【CSV出力】勤務時間をCSVで出力する方法がわかりません
https://faq.ieyasu.co/kintai/2328/

コロナ対策で時差出勤を導入しましたがどう設定すればいいですか？

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、「フレックスタイム制」「時差出勤（オフピーク出勤）」導入時の設定方法についてお問い合わせをいただく事が増えております。以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。

【IEYASUの使い方】新型コロナウイルスに伴うフレックスタイム制・時差出勤の設定方法

3/16～4/15の集計で、3月度ではなく4月度集計と表記されたい

恐れ入りますが、現在の仕様では変更することができません。ただ、同様のお問い合わせやご要望をいただいておりますので、今後反映させる予定となっております。

新たな勤務区分を追加した際に、複数の社員に一括で反映させる方法はありますか？

新たな勤務区分を追加した際に、部署をまたいだ社員たちに同じ設定を一括で反映させる方法はありますか？
現在、一人一人の編集ページから追加した区分にチェックを入れる作業をしております。もし一括でできるならば教えて頂きたいです。

社員のcsv登録をご活用ください。

以下に詳細をまとめておりますのでご確認ください。
Q. 新たな勤務区分を追加した際に、複数の社員に一括で反映させる方法はありますか？
https://faq.ieyasu.co/kintai/2366/

休暇の自動付与の設定で、間違って作成した付与パターンを削除できますか？

恐れ入りますが、現在の仕様ですと付与パターンを削除することはできません。ご要望としてありがたく頂戴いたします。
誤った情報の付与パターンに、正しい情報を上書きして利用していただけますと幸いです。

会社独自の休暇の付与ルールが勤続年数40年以上ある場合設定は可能でしょうか

自社独自の休暇があり、勤続年数に応じて付与するものがあります。40年まで設定があるのですが、IEYASUの付与パターンでは6.5年までしかありません。上手に設定できる方法はありますか？（自社休暇の詳細　5年→3日間　10年から25年まで5年ごと→5日　30年から40年まで5年ごと→10日間）

有給付与ルールが特殊ですので、就業規則を見なければ正しいご案内ができません。
有料プランのお客様でしたので、問い合わせフォームより、就業規則の有給付与ルールを添付していただいて再度ご相談いただけますと幸いです。

基本の付与パターンは6.5年までですので、休暇管理画面より残数調整で管理をしていただくか、もしくは、6.5年以上の方向けの付与ルールを作成し、勤続年数みて付与パターンを切り替えてもらう運用が考えられます。

夏季休暇が決まった日付に付与されるのですが、そのような設定はできますか？

残数管理をせず土日祝日と同じ扱いなのであれば、カレンダーから登録。
残数管理を行う場合、休暇管理画面から夏季休暇を手動で付与し、取得する場合は、届出申請をしてもらう（もしくは日次勤怠鉛筆画面から変更してもらう）運用になります。
また、残数管理を行い、利用オーバー防ぎたい&毎年同じ日に付与されるのであれば、自動付与の「一斉付与」を利用する方法もございます。

必要のない人にも、打刻漏れメールが届いてしまいます。届かない設定にはできますか？

打刻漏れの通知メールの送付ルールを個別で設定することはできません。
基本的に、打刻申請漏れの通知メールは、「4.承認者」の権限のアカウントには送信されない設定になっております。
（4.承認者の権限であれば日次勤怠が生成されず、打刻漏れの通知も送信されなくなります）
送信させたくない社員（日次勤怠を管理しない社員）には、「4.承認者」のアカウント権限を設定してください。

休憩時間を1.5hに設定しているが、総労働時間や残業時間が休憩1.0hで算定されてきている

以下2点ご確認ください。
①勤務区分において、「休憩1,2,3」が「日次勤怠にて時間の初期表示：する」に設定されているかどうか
②端数処理が適切に設定されているかどうか（切り捨て・切り上げの設定を間違うと意図せず勤務時間が変動することがございます）

勤怠管理IEYASUの使い方「出勤・退勤時間の端数まるめ処理機能」とは

ご質問いただいたお客様の環境の場合、出勤時間の端数処理が「切り捨て 30分単位」で登録されていたため、7:58で打刻をしても7:30から勤務していたと認識していたことが原因になります。

社員への案内の方法の確認と管理承認や訂正方法など

IEYASUヘルプページより、配布用マニュアル（PDF・PowerPoint マニュアル）をダウンロードしていただくことが可能です。

Q. 一般社員や承認者への案内に利用できる資料はありますか？
https://faq.ieyasu.co/kintai/2381/

Slack連携について、それぞれの社員アカウントとSlackの紐付け方法がわかりません

申し訳ございません。slack側による審査がまだ終わっていないため、本機能はまだご利用いただけません。
正式なリリース後に詳細を改めてご案内いたします。

有給休暇を新規付与分より使用する設定は可能でしょうか？

誠に恐れ入りますが、新規付与分から消化することは従業員不利益に当たりますので、対応はいたしかねます。誠に不本意ではございますが、ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。

■オンライン質問会は定期的に開催中｜お申し込みはこちら

オンライン質問会は定期的に開催いたします。IEYASUのサービス概要・機能・設定方法などについての質問を事前に承り、いただいた質問について1つずつ回答させていただきます。無料の勤怠管理システムIEYASUにご興味がございましたら是非ご予約・ご参加くださいませ。

こちらのフォームよりお申し込みをよろしくお願いいたします。
https://forms.gle/QKP2z9yLAJFb91j9A

※基本的に事前にいただいた質問に対して回答いたしますので、こちらのフォームより、知りたい内容・質問をご記入ください。