働き方改革推進の一環として、「給与明細の電子化」を進める企業が増えています。
毎月必ず発生する給与計算業務の効率化を図るとともに、従業員の利便性の向上にも寄与する給与明細の電子化について解説します。

そのメリット・デメリット、意外と知られていない適切な導入手順を確認しましょう。

「給与明細の電子化」のメリット・デメリット

給与明細の電子化　メリット

給与明細を電子化するメリットは大きく２つあります。

〇 給与計算業務の効率化
〇 経費削減

給与計算業務において、「紙媒体での給与明細の発行」は労力のかかる作業です。
明細を作成した後、まずはそれを各人に配布するために印刷します。
そして当然、他の従業員に見られては困る情報ですから、封入した上で配布します。

こうした一連の業務に毎月対応するには、相当の労力を要するものです。
この点、給与明細を電子化することで業務負担が軽減され、給与計算業務の業務効率化につながっていきます。

給与明細の電子化により削減されるコストは多岐に渡ります。
具体的には、従来給与明細の発行・配布に要していた人的コスト、印刷に伴うインク代、紙代等諸々の諸経費がかからなくなります。

毎月生じていた業務負担やコストが軽減されることは、従業員規模によっては企業経営に大きな好影響をもたらすでしょう。
その他、電子データで保管することで、配布ミスや紛失のリスク軽減、保管場所を確保せずに済む、書類整理の手間が軽減されるなどのメリットも期待できます。

給与明細の電子化　デメリット

一方で、給与明細の電子化にはどのようなデメリットがあるのでしょうか？

給与明細の電子化のデメリットとして挙げられるのは、まず「電子化に対応するための環境を準備する必要があること」でしょう。

しかしながら、最近の給与計算ソフトであればたいてい電子給与明細に対応しています。
また、「紙媒体の給与明細を望む方から反対を受ける」といった可能性もありますが、その方々については従来通り紙媒体での対応をすることでクリアできます。
紙の給与明細への対応件数が減るだけでも、業務負担やコストの軽減につなげることが可能となります。

ただし、情報漏洩や改ざん防止、ウイルス対策、不正侵入の対策、バックアップといったセキュリティ面については十分に検討しておく必要があるでしょう。

「給与明細の電子化」導入の手順

給与明細の電子化を進めるためには、必ず「従業員から同意を得る」ことが必要になります。
現状、電子給与明細を発行している会社でも、正式に書面で同意をとっているケースは少なくないのではないでしょうか？

給与明細の電子化には承諾が必要

給与明細を電子化する場合、事前に従業員から「給与明細等電子交付同意書」への記名押印をしてもらいましょう。
具体的な記載内容は、給与明細電子化の目的、導入するシステムの内容、セキュリティ体制、発行方法、対象となる明細の範囲、責任者名などを明記した上で、同意する旨、承諾日、労働者自身の氏名を確認できるフォーマットとします。

「給与明細等電子交付同意書」の作成については、社会保険労務士にご相談いただくのが得策です。

給与明細の電子化に反対されたら？

給与明細の電子化に同意しない従業員に対しては、従来通り紙の給与明細書を発行し、本人にお渡しする必要があります。
同意をもらえないにもかかわらず電子の給与明細発行のみで済ませることのないよう、正しく対応しましょう。

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