できる人はここが違う!今すぐ実践できる仕事術10選

スタンフォード大学の研究結果によると、週50時間以上の労働は集中力が低下し、55時間を超えるとまったくの無意味になるということが分かっています。
つまり、週に50時間働く人と60時間働く人とでは、残念ながら同じ仕事量になるということ。仮に週休2日制だとすると、週50時間なら1日あたり10時間、60時間なら12時間働いていることになります。12時間というと長い気もしますが ”朝の9時に始業して休憩を挟み、仕事が終わらず夜の10時にようやく帰宅” という働き方は、日本では決して珍しくないですよね。
仕事は工夫次第でもっと早く終わらせることができます。仕事をもっと効率化するために何ができるのか、考えてみましょう。

勤務時間内に終わらせる努力を

「定時に帰るなんて、とてもそんな雰囲気ではない」という企業にお勤めの方も多いかもしれません。しかし本来の勤務時間は、1日8時間・週40時間までと決まっています。帰れる雰囲気ではなかったとしても、仕事を早く片付けられれば、残りの時間を有意義に使うことはできるはずです。
そもそも「どうせ遅くまで働けばいい」と考えてはいませんか?自分さえ頑張れば何とかなる、という考えを改めましょう。

1、今日やることをタスク化する

まずは1日のはじめに、その日のスケジュールをリストアップしましょう。そしてその予定を、時間ごとに区切ります。
13時からミーティングなら、10時から資料作成、11時半から早めのランチというように、時間の決まっている予定やアポイントを中心にする。そしてそれ以外の時間にすることを埋めていきます。頭の中でざっくりとシミュレーションするとスムーズです。

2、クリエイティブな作業は午前中のうちに

遅くまで残業する方は、午後になってやっとエンジンがかかる、スロースターターであることも多いです。朝の時間は、人間がもっとも集中できる時間と言われています。午前中を有効に使えないのはもったいないことなのです。
頭が一番冴えている時間帯なので、クリエイティブな仕事がある場合は、迷わずこの時間帯にセッティングしましょう。

3、一つ一つの仕事に制限時間を設ける

リストに従って行動するので、おのずと時間が決まってきます。だらだらと作業してしまいがちな資料作成なども「何時までに仕上げる!」と自分なりに目標設定すると、想像以上に早くできることも。

4、スキマ時間にできることはToDoリストに

スケジュールを組むほどの仕事ではないけれど、今日のうちに片付けたい作業もありますよね。そんな時はToDoリストを作成して、空いた時間にチェックできるよう付箋を貼っておきます。スケジュールの仕事が早く終わったタイミングなどでその仕事を片付け、終わったらチェックしたり2重線で消すなど、達成感を感じることもやる気につながります。
「達成するごとにお菓子を一つ食べられる」「一つ片付けたら外出しても良い」など、自分なりにゴールを作ったりしてゲーム性を取り入れるのも、楽しみながらできる秘訣です。

5、休憩時間をないがしろにしない

できる人はしっかり休みます。休憩時間はリフレッシュする!と決めてしまいましょう。心身共に疲れを癒す時間と割り切り、美味しいご飯を食べたり、読書や散歩をしたり。
できれば、デスクを離れて外出する方が効果があります。午後にはすっきりした状態で仕事に向かうことができるでしょう。

6、人に頼めることはお願いする

自分一人で抱え込んで、何でも引き受けない。頼める相手がいるなら、お願いすることも一つの手段です。もちろん、自分が手の空いている時は周りの人を手伝ってあげることも忘れずに。持ちつ持たれつの温かい心が、職場に余裕をもたらします。

メール処理について考える

1日のうちで、意外にも時間を割いているのがメール対応ではないでしょうか。仕事の相棒であるPCを攻略することが、一番の近道であることは言うまでもありません。

7、返信は午後に回す

メールチェックは始業時に行う方も多いでしょう。急ぎの用件は返信する必要がありますが、そこですべてのメールに対応しなくても、ひとまずチェックしておき、返信は後回しでも良いのです。気になる場合は最初の返信だけしておく、でもOK。朝の貴重な時間をメール対応に割いていては、いつまで経っても業務に取りかかれません。

8、DMを減らす

DMも減らしましょう。チェックして削除するだけの作業ですが、毎日の積み重ねになると、時間がかかりストレスを感じることも。配信を停止する手続きは面倒ですが、長期的に見れば楽になります。最初から届かないように心がけることも大切です。

9、社内メールを簡潔化する

社内メールは短縮して「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」などのあいさつは省略し、思い切って用件だけにしてしまうのも一つの方法です。

10、ユーザー辞書を活用する

”じゅうしょ” と入力すれば会社の住所や電話番号まで変換できるようにしたり、”おせわ”で「お世話になっております。」と出るように登録する。
自分専用のPCを使える環境なら、使用する頻度の高い言葉はユーザー辞書に登録すると、小さな工夫でも時間の短縮になります。

 

まとめ

「いつもやっていることだから慣れている」「自分は時間を上手に使えている」と思っても、盲点は意外と多いもの。「働き方革命」はこんな些細なところから始まるのです。さっそく実践してしてみよう!と思っていただければ幸いです。

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