2022.06.21 2022.09.29

【イベントレポート】「ハーモス年末調整」サービス説明会～初めてのペーパーレス化に必要なポイントをご紹介～＠６月２１日（火）オンライン

ハーモス勤怠編集部

2022年6月21日、無料セミナー「『ハーモス年末調整』サービス説明会～初めてのペーパーレス化に必要なポイントをご紹介～」を開催いたしました。

毎年の一大イベントである「年末調整」。
従業員への説明や質問への回答、書類配布・回収・内容チェック等、業務に追われている担当の方も多いのではないでしょうか。年末調整業務は法改正もあり、電子化の動きが進んでおりますが、その内容を把握することが難しいという方も多いです。

本セミナーでは、年末調整を紙から電子化した場合のメリットや、2022年夏にリリース予定の「HRMOS年末調整」についてご紹介いたしました。

セッション１ -
セッション２ - ハーモス年末調整の特徴
無料セミナーは随時開催中！

セッション１ -

スピーカー：株式会社ビズリーチ IEYASUグループセールス担当森口日菜氏

年末調整とは

年末調整とは、従業員一人一人が適切に所得税を納税できるよう、一年に一度、年間の所得税を正しい金額に計算し直し、返金or徴収の調整を行うことを指します。

会社が従業員の給与/賞与から控除している「毎月の所得税」は概算額となっているため、
1年間の給与/賞与が決定する12月に、本来支払うべき所得税を改めて計算し、概算との差額を返金or徴収して精算を行う必要があります。この業務をまとめて「年末調整」と呼びます。

具体的には、下図のようなスケジュール感で年末調整の作業が発生します。

なぜ、今「電子化」が進んでいるのか

一般的には、年末調整は、「紙での管理」と「電子上での管理」の２種類があります。
参加者アンケートでは、本日ご参加いただいているお客様の73%が紙で管理されていることが伺えました。

アンケートの通り、従来は紙で年末調整を管理されている方が多かったのですが、最近では、電子上で管理を行う企業様が増えてきています。

それは、税制改正を通し「国が電子化を促進する」動きが活発化していることが要因となっています。申告書への押印や税務署への事前届出など電子化を妨げていたハードルが廃止され、また、電子の保険料控除証明も年々増加している状況が後押しとなり、電子化への流れが活性化しています。

年末調整「紙管理」の課題

年末調整を紙で管理する上での課題は複数ありますが、最も大きな課題は、申告情報を紙で収集する工程で生じます。
分かりにくい申告書に情報を記入してもらうため、申告書の記入ミスが多くなり、
また、正しい情報を揃えるまでに従業員と管理者との間で何度もやりとりをしなければならず回収コストも高まります。

その他にも、年税額の手計算による工数増加、紙で個人情報を回収することに対するセキュリティの懸念、各種書類の交付・提出にかかる工数の増加なども課題として挙げられます。

年末調整を紙で管理する場合、管理の煩雑さ工数増大という課題に加え、入力ミスや情報流出などのセキュリティリスクも課題も生じます。

管理者側の「紙管理」の課題

課題①大量の書類印刷・配布
従業員数が増えるほど膨大な量に...

課題②申告情報の収集における進捗管理・リマインド
提出状況を目視で何度も確認...
メールや口頭でのリマインド作業も増える...

課題③従業員からの大量の質問に対する対応
記入に関する問い合わせが止まらない...
（個別対応、全体周知用のマニュアル作成にも時間を割く必要がある）

課題④記入漏れ/ミスの発生
記入ミスが多発し作業が進まない...

課題⑤税制改正で複雑化する書類への対応
毎年細かな確認・対応が必要に...

課題⑥個人情報保護に関するセキュリティ懸念
個人情報を紛失しないか不安...

従業員側の「紙管理」の課題

課題(1)申告書の書き方が分からない
年々複雑化する書類、書き方が分からず対応は後回しに...

課題(2)情報記入に時間がかかる
忙しい業務の合間に記入したくてもすぐに対応できない...

課題(3)労務担当者とのやりとりが終わらない
問い合わせや、提出催促・記入不備等コミュニケーションコストが膨大に...

従業員、管理者共にコミュニケーションコストだけが増え続け、正しい情報をなかなか回収できない状態も起こりえます。

年末調整「電子化」のメリット

年末調整「電子化」することによって、従来は紙で回収していた情報を、パソコンやスマートフォンで回収・確認・進捗管理ができるようになります。

管理者側の「電子化」のメリット

メリット①記入マニュアル・申告書の準備は不要！

まず、電子化されることによって、申告書の印刷・配布作業は不要となり、申告依頼のメールを送付するだけになります。また、申告書は複雑で記入マニュアル等も必要でしたが、電子化した場合、アンケートに回答するように項目に沿って申告内容を入力するだけで申告書が自動生成されますので、マニュアルも不要になります。加えて、保険料の計算なども自動化されるため計算ミスの心配もなく、記入ミスや記入漏れがあればシステムからエラーメッセージが表示されるため、記入ミスや修正作業が格段に減ります。

課題①大量の書類印刷・配布
→書類印刷・配布は一切不要に！

課題④記入漏れ/ミスの発生
→システムが自動でミスを指摘！提出時点で正確な情報が揃う

課題③従業員からの大量の質問に対する対応
→回答画面の説明・従業員向けマニュアルがあるので安心！

メリット②進捗管理もシステム上で完結！

提出状況はシステム画面より一目で確認できる仕組みになっており、提出状況もリアルタイムで更新されます。また、煩わしいリマインド作業もシステム上で自動化されますので、進捗確認作業が楽になります。

課題②申告情報の収集における進捗管理・リマインド
→進捗管理・リマインドはシステムにて自動化！

メリット③個人情報もシステム内で管理

収集した申告内容はセキュリティ体制が整ったシステム上で管理されるため、紙で収集した際の申告書紛失のリスクがなくなります。また、システム上で保管するため、ファイリング作業やキャビネット保管も不要になります。

課題⑥個人情報保護に関するセキュリティ懸念
→システム上での保管で紛失の心配が無用に！

メリット④税制改正にもすぐに対応

複雑化する税制改正にもシステムが自動で対応するため、法律に則った運用が簡単に実現できます。

課題⑤税制改正で複雑化する書類への対応
→税制改正への対応はシステムに全てお任せ！

従業員側の「電子化」のメリット

メリット⑤スマホで簡単にアンケート回答！

スマートフォン１つで、アンケート形式の質問に答えるだけで作業は完了となります。
空き時間に手元のスマホやPCから簡単に回答することができますし、年末調整の知識がなくても、正確な情報を提出できるようになります。

課題(1)申告書の書き方が分からない
→画面に沿って回答していくだけのため詳細な知識は不要！

課題(2)情報記入に時間がかかる
→アンケート回答のみのため空き時間に簡単に対応

課題(3)労務担当者とのやりとりが終わらない
→記入ミスや記入漏れはエラー通知で確認可能！

まとめると、年末調整を電子化することによって、申告情報の収集過程を省略することができ、より早く正確な情報を回収できるようになります。

セッション２ - ハーモス年末調整の特徴

スピーカー：株式会社ビズリーチ IEYASUグループ製品企画担当細野千枝子氏

ハーモス年末調整で電子化できる業務

「ハーモス年末調整」は、年末調整の各申告書の「作成」「収集」「管理」と、「給与計算システム連携データ出力」ができるシステムです。

※「年税額の計算」「所得税の返金・徴収納付」「市区町村・税務署への書類の提出」機能はございません。
※「源泉徴収票作成」はできませんが、無料の「ハーモス給与明細」を利用すれば従業員への「源泉徴収票の交付」が可能となります。

「従業員」に用意された４つの機能

①スマホ、タブレット、PCからの入力が可能。勤怠打刻アプリからも可能！

年末調整をするために必要となる各申告書の情報は、PC/タブレット/スマホから簡単に入力できます！
また、「勤怠打刻アプリ」からも入力可能となる予定です。

②電子の保険料控除証明書に対応

控除証明書も、アップロード・提出できるようになります。
保険会社やマイナポータル経由で取得した「電子控除証明書」を入力画面でアップロードするだけで控除証明書の内容が入力され、控除額は自動計算されるので非常に便利です。
紙の証明書類も、写真・画像形式で添付・提出していただくことが可能です（原本提出が必要な証明書については後日会社にご提出ください）。

③保険料控除額等の自動計算、入力アシスト機能

計算ミスの多い保険料控除額の算出や、収入から算出するのが難しい所得金額は、システム内で自動計算されます。端数処理誤りなどの心配はありません！
また、入力忘れや申告出来ない内容が入力された場合は、メッセージが出て知らせてくれます。

④質問に回答するだけ。提出が必要な申告書を自動判定して作成

従業員は質問に回答するだけで、提出が必要な申告書が自動作成されます。

今年の年末調整対象、来年の扶養控除申告書も提出が必要な人が一番多いパターンだと思いますが、年末調整をしてから退職される方などで、年末調整はするが来年の扶養控除等申告書はいらない方の判定や、収入が2,000万円超の方などで、年末調整はしないが来年の扶養控除等申告書が必要な方の判定も行います。例えば、もし今年も来年も対象外の方に提出依頼を送ってしまったとしても、回答によって不要と判定される安心設計となっています。

「管理者」に用意された７つの機能

①基本設定

法人情報、項目毎の画像添付設定、申告書に印字する住所の選択などの年末調整に関する基本設定は、１画面内で設定が完了するので、シンプルで分かりやすいのが特徴です。
未提出者に自動でリマインドメールを送る設定も可能となってります。

②従業員回答画面の説明文をカスタマイズ

従業員の皆様に正しい情報を入力していただくために、従業員回答画面の各項目には説明文を添えることができます。
この各項目の説明文は自由にカスタマイズできます。予め基本的な説明文は記載させていただいていますが、会社によって従業員に説明したい内容が異なる場合もあると思いますので、全画面編集可能となる予定です。

③申告書の提出依頼する対象者の選択

システムには様々な雇用形態の方が登録できるようになっています。業務委託や派遣スタッフ、退職者や内定者など年末調整対象外の方が登録されていることもあるでしょう。
その場合でも、適切な社員に年末調整申告書の入力依頼が送付できるように、ステップを踏んで対象者を選択出来ます！

④提出状況、確認状況の進捗管理

提出状況、提出された書類の確認状況など進捗状況が一目で分かるようになっております！　

・従業員からの提出状況
・提出内容のチェック状況
・確定状況
・メールの開封状況

⑤従業員が入力時に変更した項目、今年と来年の申告情報の差分表示

従業員が、予め入力されていた内容を変更した場合（今年と来年の申告情報の差分がある場合）は、その変更された項目に差分のマークが表示されます。差分がある項目だけ確認することで、確認作業も効率的に進めることができます。

⑥修正依頼、メッセージ履歴管理

修正が必要な場合は、申告内容確認画面から修正依頼のメッセージを入力し送信することができます。従業員も、修正が必要な項目で具体的な修正指示のメッセージを確認できるため、確実に修正できます。

従業員とのコミュニケーションはすべてオンライン上で完結！メッセージの履歴も残るため安心です。

⑦出力帳票

申告書は、PDF・CSV形式で出力可能。「社員別」「一括」出力どちらでも出力できます。

●申告書（PDF）
●申告情報（CSV）
●他社給与連携用データ（CSV）

csvデータを用いて、他社の給与計算システムに連携させることも可能となっております。

ハーモス年末調整のプランと利用開始までのスケジュール

ハーモス年末調整の位置付け

まずハーモス年末調整の位置付けについて改めて説明をさせて頂きます。
下図のように「ハーモス勤怠」というシステムの中の一つの機能として「ハーモス年末調整」が存在している状態になっておりますので、まずは「ハーモス勤怠」のアカウント開設が必要になります。
なお、「年末調整」機能に関しましては、「web給与明細」機能や「日報」機能と同じように、無料でご利用いただくことが可能となっております。