【ハーモス勤怠の使い方】これを見れば「残数調整のすべて」が分かるリンク集
無料のクラウド勤怠管理システムハーモス勤怠 by IEYASUでは、有給休暇等の休日・休暇管理を行うことができます。
ただし、特にハーモス勤怠 by IEYASUの導入時など、休日・休暇の利用や登録方法がわからないということもあるかと存じます。
この記事では、休日・休暇の登録方法である「残数調整」についてご案内いたします。
目次
残数調整とは
残数調整とは、有給休暇など休日休暇の残数を、社員ごとに登録・修正・削除を行い調整する機能です。
休暇残数の登録
ハーモス勤怠 by IEYASUでは、付与されている日数以上の休暇を利用しようとすると、エラーが出る仕様となっております。社員が休暇を利用するために、残数調整を行い日数を付与します。
エラー文言例
・有給休暇の残数が足りなくなるため登録できません。
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Q. 有給休暇を申請しようとすると「有給休暇の残数が足りないため登録できません」と表示が出てしまいます
残数調整によって登録した日数は、「残数調整」の列に反映されます。残日数を上限として、社員は休暇を利用することが可能となります。
「付与」に登録されるのは、自動付与の機能にて付与された日数となります。
自動付与の機能はオプション機能となります。
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Q. 有給休暇の設定をして休暇管理画面を見ても「付与」に日数が入らないのはなぜ？
休暇残数の修正
社員に付与する日数を誤ってしまった場合には、登録内容の修正を行います。残数調整にて登録された内容であれば、修正対象の日数をクリックして修正登録を行うか、CSVにて登録内容の上書きが可能です。
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Q. 休暇管理画面で、付与10日、残数調整10日、残20日、のように意図せず残数が増えてしまいました
休暇残数の削除
残数調整で登録した残数は、修正登録画面右下の「削除する」ボタンを押下することで削除が可能です。ただし、既に社員が複数日利用しているなど、残数がマイナスとなるデータの削除はできません。 ※「マイナス可」の設定がされている休日休暇は可能
エラー文言例
・有給休暇の残数が●日足りなくなるため削除できません。
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残数調整の内容は社員も確認が可能
「休暇管理リンク」をONにすることで、社員も自分の分の「休暇管理」画面に登録された内容の閲覧が可能となります。
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残数調整データの登録方法
休日・休暇の手動での登録は［システム管理＞休暇管理］画面の「休暇を修正する」ボタン、もしくは「残数調整CSV登録」にて行います。
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有給付与の「自動付与」と「手動付与」の違いは？Excelで管理していた有給を取り込めますか？
「休暇を修正する」ボタン
休暇を付与する対象者を選択し、プルダウンで修正したい休日・休暇をご選択のうえ、「休暇を修正する」ボタンを押下して修正登録画面に移動ください。
以下の内容を入力のうえ「登録する」ボタンを押下します。
・休暇修正日：当該休日・休暇の利用を開始する日を登録します
・残数調整 ：修正登録をする日数を登録します
・有効期限 ：当該休日・休暇の利用を終了する日を登録します
・理由 ：当該休日・休暇の修正登録を行う理由を登録します
登録した内容が休暇管理画面に反映されます。
CSVによる「残数調整」
「残数調整CSV登録」にて、「休暇を修正する」ボタンから行なっていた残数調整の登録をCSVでまとめて行うことが可能です。「残数調整CSV出力」ボタンを押下して登録済データのCSVを主力するか、「残数調整CSV登録」ボタンを押下した先に表示される「サンプルCSV」ボタンを押下して、登録用のフォーマットをご準備ください。
出力したCSVの内容を更新します。残数調整のデータはA列の「Id」で管理を行なっております。システム上自動で採番されますので、追加登録データの場合は「Id」を空欄にしてください。
作成したCSVデータは、「残数調整CSV登録」ボタンを押下した先で、アップロードしたい「ファイルを選択」のうえ「アップロード」ボタンを押下ください。
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なお、残数調整CSVの登録は休暇ごと、年度ごとに行う必要があります。異なった休暇、異なった期間のデータがCSVに含まれている場合、エラー通知がされCSV登録がされません。
エラー文言例
・異なった休暇設定IDが指定されています。
・異なった期間の休暇が指定されています。
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Q. 残数調整CSV登録にて「異なった期間の休暇が指定されています」とエラーになります
残数調整の利用ケース
残数調整の利用ケースや、よくあるエラーへの対応方法をまとめました。
ハーモス勤怠 by IEYASU導入時
社員が休暇を利用するためには、事前に利用可能な日数を付与する必要があります。オプション機能である自動付与の機能は、設定した翌日以降の付与日が自動付与の対象となります。ハーモス勤怠 by IEYASU導入時に既に付与されている日数については、必ず残数調整による付与が必要となります。
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時間単位の休暇の残数調整
「時間有給休暇」「子の看護休暇」「介護休暇」は時間単位で利用することが可能ですが、ご利用に先んじて日数とは別に時間単位で利用可能な残数の付与が必要となります。
エラー文言例
・時間有給休暇の時間単位の残数が不足しているので付与してください。
［システム管理＞勤怠設定＞届出・時間有給］タブにて、時間単位で利用したい休暇の設定を行います。
［システム管理＞休暇管理］画面で時間単位での残数調整が可能になります。利用可能な時間を残数調整にて登録してください。
【関連】
Q. 【子の看護休暇・介護休暇】時間単位で利用する場合の設定
なお、有給休暇については社員画面で設定された「時間単位付与の上限」以上はご利用いただけません。例えば100時間の残数を登録した場合も、「時間単位付与の上限」が100時間に満たない場合は、「時間単位付与の上限」の時間が優先されます。
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所定労働時間(1日平均)を切り上げして奇数の場合の残数調整
社員画面に登録されている所定労働時間が7時間など割り切れない数字の場合、小数点以下が含まれる数字で残数調整の登録ができない仕様となっております。0.5日の登録が必要な場合、「-0.5日」などのデータを合わせてご登録いただくことで、付与可能となります。
エラー文言例
・所定労働時間(1日平均)を切り上げして奇数の場合は小数点で登録できません。
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同日に複数の休日休暇を登録する際の残数調整
1つの勤務区分で複数の休日休暇を利用するようなご設定ができない仕様となっております。
どうしても複数の休日休暇を同日に利用することが必要な場合は、一方の休日休暇は勤務区分で利用し、他方の休日休暇は残数調整にてマイナス登録ください。
エラー文言例
・有給休暇日数・振替休日日数を同時に設定することはできません。
【関連】
休暇管理簿を作成するための残数調整
ハーモス勤怠 by IEYASUは、ご契約時より前の勤怠を登録することができません。過去に取得した休日休暇を管理簿として反映する場合、マイナスの日数で残数調整登録を行うことが可能です。
【関連】
Q. 有給付与の「自動付与」と「手動付与」の違いは？Excelで管理していた有給を取り込めますか？
また、残数調整で登録した内容は、休暇管理画面のみならず、各種レポート画面でもご確認いただくことが可能となります。
例えば、年次有給休暇５日取得義務に対応したレポートについても、残数調整で付与した日数が反映されます。
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なお、各種勤怠アラートにおいて、残数調整で登録された日数は対象外となる場合があります。
【関連】
Q. 【新労基法対応】有給休暇年5日取得義務に従った勤怠アラートの設定方法は？
