貴社ではどのような方法で給与明細を管理しているでしょうか？
今の時代、給与明細は紙でなくWebで管理する方が企業にとってメリットがあると言われています。

しかしまだ紙で管理している企業様に関しては、
「Webで管理するのって危なくないの？」「Webで管理するツールの導入費用って高いんじゃないの？」
と不安を抱えている方もいらっしゃることと思います。

本記事では、給与明細のWeb化についてそのメリットとデメリットを詳しく紹介します。

そもそも紙の給与明細が抱えるデメリットとは

そもそも紙での給与明細管理をしている企業様には、どのようなデメリットが潜んでいるのでしょうか。

紙の給与明細デメリット：作業効率の低下

紙の給与明細をWebと比較すると、やはり業務的な負担がかかります。
勤怠管理情報を紙に印刷し、それを手渡しする手間、郵送する手間は軽いものではありません。

紙の給与明細デメリット：用紙・配布のコスト

紙の給与明細は、Webと比べて様々なコストがかかります。
単純に印刷費を考えてみても、そもそも従業員が100人いれば100枚の用紙が必要です。インク代も必要です。

さらに、手渡しや郵送をする場合にもその担当者の人件費、郵送料が必要です。

これらの時間は事務作業であり、何かを生産している時間とはいえません。
紙で給与明細を管理するということは、その非生産的な時間と労力をかけてしまっているのです。

紙の給与明細デメリット：セキュリティの低さ

紙の給与明細はセキュリティ面に弱みがあります。

「インターネットよりも紙の方が安全だろう」と思う方もいるでしょうか。
もちろんインターネットゆえのセキュリティリスクはあります。しかしそれ以上に紙として「形で残るもの」は、流出リスク・紛失リスク共により高いといえます。

紙の給与明細デメリット：従業員側への負担

紙の給与明細のまま運用するデメリットは、企業側だけに止まりません。

例えば配偶者の家族手当の申請などで、過去の給与明細が必要になるというケースは珍しくはないでしょう。
そんなとき、きちんと管理ができていないと過去1年の給与明細を探すことは大変困難です。

Web給与明細は、紙による管理のデメリットを解決できる

これまでご紹介した4つの課題は、Webによる給与明細を導入することで全てが解決します。

給与明細はメールやアプリで確認できるため用紙代やインク代はかかりません。配布の手間もなく、人件費カットも実現できます。

Webで見れるということで、必要になったときにすぐ検索し手元で確認ができます。
セキュリティに関しても、先述のとおり流出リスクと紛失リスクが軽減されます。

Web給与明細のデメリット・懸念点とは

ではWeb給与明細を導入する際に注意すべきことはなんでしょうか。紙による管理と比較したときのデメリットと懸念点をご紹介します。

従業員の同意が必要

現在あなたが紙で給与明細を発行している場合、給与明細をWeb化してメールやWeb上で見れるようにするために『従業員全員の同意』が必要です。
給与明細を紙で受け取りたいという人もいるかも知れません。パソコンやスマホを持っておらず、不便だという人もいるかも知れません。

Web化に同意しなかった従業員に関しては、今までと同様に給与明細を紙で配布しなければなりません。
AさんはWeb明細・Bさんは紙明細という状況が発生します。これではむしろ管理業務が増えてしまう可能性すらあります。

電子化にコストがかかる

もう一つの懸念点は、電子化にコストがかかることです。

Web給与明細を導入するために、Web管理のためのシステムを導入しなければなりません。
自社でそのシステムを作り上げるにはもちろん時間と労力がかかります。

そこで、他社が提供しているWeb給与明細管理システムを導入することが検討できますが、導入費用や月額費などがかかることは覚悟しないといけません。

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