厚生労働省『「外国人雇用状況」の届出状況まとめ（令和6年10月末時点）』によると、外国人労働者の総数及び年間増加数が過去最多を更新したそうです。深刻化する働き手不足を背景に、外国人材の活用に目を向ける企業は増加傾向にあることが色濃く反映されていますね。さて、外国人雇用の際にも要件を満たす限り例外なく社会保険加入手続きが必要となりますが、電子申請時の氏名入力に頭を悩ませた経験のあるご担当者様も多いのではないでしょうか？今号では、電子申請における外国籍の従業員に係る氏名の入力方法について解説しましょう。

字数オーバー、姓がない・・・等々、外国人氏名の電子申請入力、こんな時はどうする？

社会保険の電子申請システム上、氏名欄は日本人氏名が基準とされているため、一部の外国人氏名の入力に対応できないケースが発生します。例えば、ミドルネームがある、氏名が長い、姓がない等の場合、氏名入力はどのようにすれば良いでしょうか？

こんな時はどうする？外国人氏名の電子申請入力①　ミドルネームがある場合

日本ではあまりなじみがありませんが、アメリカ、イギリス、スペイン、フィリピン等、ミドルネームの文化を持つ国々があります。ミドルネームがある場合、名前の区切りが2つ以上となりますが、区切りごとにスペースを1文字入力して氏名を入力します。

例）「ネンキン　エミリー　花子」さんの場合
漢字氏名欄の入力：ネンキン△エミリー△花子
カナ氏名欄の入力：ネンキン△エミリー△ハナコ（全角または半角※）
※e-Govアプリケーションを活用した直接入力方式（単票式）の申請は全角、CSV添付方式および届書作成プログラムは半角での入力となります

こんな時はどうする？外国人氏名の電子申請入力②　氏名が長い場合

氏名にミドルネームが入ると、どうしても文字数が多くなります。氏名が電子申請様式の入力可能文字数を超過する場合、氏名欄の入力上限まで入力した上で、氏名（フルネーム）を備考欄に入力します。備考欄に収まらない場合は、氏名確認可能な書類（在留カードや住民票、パスポート等）を電子添付します。

例）「ネンキン　ウイリアムズ　ハナコ」さんの場合
漢字氏名欄の入力：入力不要
カナ氏名欄の入力：ネンキン△ウイリアムズ（全角または半角※）
備考欄：ネンキン　ウイリアムズ　ハナコ（全角または半角※）
※e-Govアプリケーションを活用した直接入力方式（単票式）の申請は全角、CSV添付方式および届書作成プログラムは半角での入力となります

こんな時はどうする？外国人氏名の電子申請入力③　姓がない場合

世界には、名前に姓をもたない国というのもあります。具体的にはモンゴルやミャンマー、イスラム圏等が挙げられます。姓のない氏名の場合の電子申請入力は、以下の通り、任意の箇所で区切ってスペースを1文字入力する方法で対応します。

例）「厚年」さんの場合
漢字氏名欄の入力：厚△年
カナ氏名欄の入力：コウ△ネン

参考：日本年金機構「電子申請における外国籍の従業員に係る氏名の入力方法について」

要確認！電子申請時によくある入力関連エラー

今号では、電子申請における外国籍の従業員に係る氏名の入力方法についてご紹介しました。電子申請の入力時、「正しく入力しているはずなのに、なぜか何度もエラーが出る」は、実務ご担当者様であれば一度は経験されたことのあるお困り事かと思います。入力時のエラーについては、「氏名やフリガナの姓と名の間のスペースの有無」「意図せず、途中に余分なスペースが入ってしまっている」「環境依存文字（「﨑」など）が使われている」等が原因となっているケースが目立ちます。エラー箇所について、これらの観点から再度ご確認いただくことで解消されることがほとんどです。
複雑な社会保険手続きや自社では難しい電子申請は、社会保険労務士へのご依頼が便利です。お手続のみでも、お気軽にご相談ください！