PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）という言葉を聞いたことがありますか？プロジェクト型のお仕事をされている方は耳にする機会があるのではないでしょうか。ただ、PMOはどんなことをしているの？と聞かれると、なんだか色々やってくれる庶務さんのようなところ、という漠然としたイメージを抱かれている方が多いです。PMOにも役割や使命があり、うまく活用することでプロジェクトが円滑に進むのです。
PMOとは？PMOの定義
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは、組織で活動している様々なプロジェクトの共通部分を請け負い、統括的に管理やサポートを行う部署やチームを指します。具体的な活動としては、進捗管理や会議のコーディネーター、人員計画や文書管理、プロジェクト内のルール制定、作業環境の整備等、多岐に渡ります。活動に応じて、次のような役割があります。
PMOアドミニストレーターとは？
PMOアドミニストレーターは、会議のコーディネーターや文書管理、備品の発注等を行う役割を担っています。会議を主催し、進行、議事録の作成を行ったり、各種文書の維持管理、作業に必要な設備や物品の調達を行うのです。いわゆる庶務、事務の担当者といった位置付けです。
PMOエキスパートとは？
PMOエキスパートは、作業プロセスや基準の標準化を図ります。例えば、プロジェクト毎に独自の品質管理の基準を設けていると、プロジェクト毎の比較検討ができず、要求が満たされているかすぐに判断できません。そこで、PMOエキスパートが標準化した基準を使用することで、作業や成果物の品質の可視化ができるのです。
PMOマネージャーとは？
PMOマネージャーは、プロジェクトメンバーの教育訓練や勤怠管理、予算管理等、その名の通りマネジメント業務を行います。また、プロジェクトの代表として、日々のプロジェクト状況の報告や、トラブルや遅延が発生した時の報告も行います。
PMOが力を発揮するには
いざ管理者としてPMO制を導入しよう！と思っても、PMOがワークする環境が整わなければ、ただの庶務係としてしか機能しません。
PMOが機能するための前提条件があります。
まず、プロジェクトの推進方法や基本的な管理方法が全く別物である場合、横断的に管理することが難しくなります。そのような時は、PMOを導入する前に、最低限の標準化を進めることが大切です。また、受け入れる側のプロジェクトメンバーにもPMOの重要度を理解してもらう必要があります。理解がなければ、PMOとしての管理が浸透せず、形骸化してしまう恐れがあります。
PMOはプロジェクトの監督
企業風土やプロジェクトでの必要性によって、PMOの形態は様々です。ご紹介した3つの役割がはっきりしていないPMOも多いのが現状です。
PMOはただの庶務ではなく、プロジェクトを横断的に管理できる唯一のチームです。プロジェクトに所属し中で働いている状態では気づけないような改善点や、業務の効率化を測れるポジションです。PMOを有効活用して、プロジェクトを円滑に進めましょう。
PMOはメンバーの勤怠管理についてもマネジメントをすることがあります。
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