新年度を迎え、新たに社内体制の見直しに取り組む現場も多いのではないでしょうか？ひと口に「社内体制」と言っても様々な観点がありますが、労務管理上、頻繁に話題に挙がるテーマのひとつに「年次有給休暇の付与ルール」があります。企業においては2019年４月の有休年５日取得義務化以降、年次有給休暇の管理をより厳密に行うこととなり、取り組みのひとつとして年次有給休暇の基準日統一を検討する現場が増加傾向にあるようです。今号では、「年次有給休暇の基準日変更」の手順や留意点について確認しましょう。
目次
年次有給休暇の斉一的取扱いで、有休管理をより効率的に
年次有給休暇が最初に付与されるタイミングは、労働基準法第39条に規定されている通り、雇入れ日から6ヶ月経過した日となります。そして、この初回付与日を「基準日」として、毎年同じ日に年次有給休暇を付与します。４月１日入社の方であれば、６ヶ月が経過した日は10月１日となり、以降１年６ヶ月経過、２年６ヶ月・・・のタイミングで法定の付与日数を付与することになります。
原則的なルールに則ると、従業員ごとに「基準日」が異なることになります。そのため、従業員数の多い会社では、それだけ有休管理が膨大になります。こうした問題を解消するのが「年次有給休暇の斉一的取扱い」、つまり「基準日の統一」です。本来、従業員の入社日に応じて個別に定まる基準日について、全社的な一律の基準日を設けることによって、労務管理をより効率良く行えることになります。
年次有給休暇の基準日を統一するための手順
年次有給休暇の斉一的取扱いを導入する場合、従業員にとって不利益とならないよう、十分に留意する必要があります。通達によると、以下の要件を満たす範囲で認められるとされています。
〇 年次有給休暇の付与要件である８割出勤の算定は、短縮された期間は全期間出勤したものとみなすものであること。
〇 次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じまたはそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること (例えば、斉一的取扱いとして、４月１日入社した者に入社時に10日、１年後である翌年の４月１日に11日付与とする場合) 。
上記を踏まえて、年次有給休暇の斉一的取扱いの具体的な事例を考えてみましょう。
４月１日に一斉付与としたい場合
出典：厚生労働省「しっかりマスター 有給休暇編」
《法定》①雇入れ日から６ヶ月経過後の10月１日(基準日)に10日付与
②10月1日(基準日)から１年後（＝雇入れ日から１年６ヶ月後）の翌年10月１日に11日付与
《斉一的取扱い》①雇入れ日から６ヶ月経過を待たずに10日付与
例）４月１日～９月30日入社：10月１日に10日付与
10月１日~翌年３月31日入社：４月１日に10日付与
②４月１日～９月30日入社の従業員には翌年10月１日を待つことなく、
翌年４月１日に11日付与⇒以降、４月１日が基準日となる
なお、入社後に試用期間を設けている会社等では、雇入れ後最初の付与は法定通り「６ヶ月経過後」として、その後の付与から斉一的取扱いを採用することも考えられます。
４月１日と10月１日、年２回基準日を設けることも可能
前述の事例は、基準日を４月１日に統一するケースでした。これに対し、基準日を年２回とすることも認められます。この場合、「４月１日～９月30日入社：10月１日に10日付与」「10月１日~翌年３月31日入社：４月１日に10日付与」として、以降の基準日をそれぞれ「10月１日（４~９月入社）」「４月１日（10～３月入社）」のまま付与を行います。
法定を下回る運用、入社時期の違いによる不公平感にご留意ください
年次有給休暇の斉一的付与を導入する際、まず注意しなければならないのが「法定の付与日数を下回る制度設計になっていないかどうか」です。例えば、６月１日入社の従業員に対して、１月１日の一斉付与日を適用する場合を考えてみましょう。
〇 ６月１日入社
《法定》雇入れ日から６ヶ月経過後の12月１日(基準日)に10日付与
《認められない例》
× 雇入れ日から６ヶ月経過後の12月１日(基準日)に付与するはずの10日を、１月１日付与とする
⇒基準日よりも後ろ倒しになる取扱いは認められません
× 本来の基準日である12月１日には１日のみ付与、その後１月１日に９日付与
⇒年次有給休暇を分割付与とする場合、最初の付与日(この場合は12月１日)が基準日となります
よって、１月１日の一斉付与に対応できません
《認められる例》
〇 雇入れ日から６ヶ月経過後の12月１日(基準日)に10日付与、その直後に到来する１月１日に１年６ヶ月経過とみなして11日付与
なお、上記《認められるケース》では、入社時期の違いによる不公平感が生じます。もっとも、本来入社時期に応じて異なるはずの基準日を統一しようというのですから、どうしても公平性の問題はつきものと言えます。もっとも、法定付与日数を下回らない限りは、このような不公平に対して必ずしも対策を講じなければならないというわけではありませんが、緩和策として「基準日を年２回にする」「入社時点で、入社月に応じた会社独自の有給休暇を付与して調整する」等の方法をとる現場もあります。このあたりの実務対応は、社会保険労務士にご相談いただき、御社の状況に合った方法を検討するのが得策です。